Managementassistent OK

Werkzaamheden — korte samenvatting

Als Managementassistent OK ben je het centrale aanspreekpunt voor secretariaatszaken binnen de OK-afdeling: je beheert de algemene mailbox, plant vergaderingen en beheert agenda’s van teammanagers op verzoek.

Je verzorgt operationele ondersteuning zoals het aanmaken van inkoopordernummers, factuurcontrole, bestellingen voor catering en versnaperingen en het organiseren van vergaderruimtes en rondleidingen.

Je stelt dagelijks het OK-planningsoverzicht uit HiX samen en verzorgt autorisaties en toegang (OK CL, HiX, IAM, passystemen) voor medewerkers, coassistenten en onderzoekers.

Maandelijks en jaarlijks coördineer je personeelszaken en administratieve taken: onboarding, rollen en autorisaties, parkeerverleningen, AFAS-werkvoorbereiding en beheer van jaarorders met vaste leveranciers.

Daarnaast verzorg je interne communicatie (wekelijkse nieuwsbrief, vergaderagendapunten), archivering in Teams, notuleren op verzoek en ad-hoc ondersteuning bij evenementen, onderwijsactiviteiten en feesten.

Vereist profiel

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding in secretariële, administratieve of commerciële richting.
• Aantoonbare ervaring in een druk, multidisciplinair ziekenhuis- of OK-omgeving met kennis van klinische systemen (bijv. HiX) en IAM/autoriseringsprocessen is een pré.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: zelfstandig plannen, prioriteren van taken en het coördineren van meerdere terugkerende processen (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks).
• Communicatief sterk, klantgericht en discreet; je kunt vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen en onderhoudt effectieve contacten met teammanagers, leveranciers en interne stakeholders.
• Goede schrijf- en taalvaardigheden in het Nederlands; vaardigheid met Office 365, Teams, Outlook en ervaring met bestelsystemen (Oracle/Staples) en AFAS is gewenst.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid: je handelt ad-hoc verzoeken en last-minute wijzigingen professioneel af en hebt oog voor detail bij administratieve afhandeling (facturen, archivering, MRSA-uitgifte).
• Proactieve houding en servicegericht: ondersteuning van onderwijs, evenementen en feestcommissies en het initiëren van verbeteringen in werkprocessen passen bij jouw aanpak.

Eisen

• Akkoord met de inleenovereenkomst (zie leveranciersdossier en aanvraagprocedure)
• Graag in het opmerkingenveld de bijbehorende treden vermelden voor de voorgestelde kandidaat, conform de in de aanvraag aangegeven FWG-schaal.
• Kandidaat is voorgesteld met een tarief inclusief reiskosten.
• Ik verklaar bovenstaande gegevens naar waarheid te hebben ingevuld.

Wensen

• Detachering Uitzenden Maatschap ZZP Bemiddeling (overeenkomst tussen klant en ZZP'er) ZZP Tussenkomst (overeenkomst tussen Flehxuis en ZZP'er) ZZP Bemiddeling leverancier (overeenkomst tussen klant en ZZP'er) ZZP Tussenkomst leverancier (overeenkomst tussen leverancier en ZZP'er)