Office Manager

Functie: Office Manager — Colesco (Utrecht)

Als Office Manager bij Colesco ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van het kantoor en de dagelijkse planning van aangewezen managementleden.

Je voert zelfstandig reguliere office managementtaken uit, coördineert agenda’s en vergaderingen en ondersteunt het team operationeel waar nodig.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor kantoorgerelateerde zaken, onderhoudt contact met interne stakeholders en schakelt met externe leveranciers en facilitaire diensten.

Je signaleert knelpunten in processen en doet proactief voorstellen ter verbetering, legt werkzaamheden vast en draagt deze zorgvuldig over bij terugkeer van de vaste Office Manager.

De rol draagt bij aan Colesco’s missie binnen de Rabobank-groep: duurzame financieringsoplossingen voor middelgrote Europese bedrijven, en vereist een professionele, representatieve en discrete houding.

Belangrijkste voorwaarden

• Werkvorm: Niet geschikt voor ZZP
• Uren & duur: 18 uur per week; tijdelijke opdracht voor 7 maanden, met kans op verlenging
• FTE indicatie: 1 FTE (functie is parttime ingevuld)
• Hybride werken: verplicht 3 kantoordagen per week
• Locatie: Utrecht
• Organisatie: Colesco (onderdeel van de Rabobank-groep)

Vereist profiel

• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden, aantoonbare ervaring met agenda- en vergadercoördinatie.
• Professionele sensitiviteit, discretie en het vermogen vertrouwelijke informatie zorgvuldig te behandelen.
• Ervaring in stakeholdermanagement en het schakelen met zowel interne als externe partijen.
• Proactieve, probleemoplossende werkhouding en het vermogen knelpunten te signaleren en te verbeteren.
• Vaardigheid in facilitair en operationeel management, inclusief coördinatie van leveranciers en facilitaire diensten.
• Stressbestendigheid, flexibiliteit en een representatieve, professionele uitstraling.
• Goede digitale vaardigheden en comfort met relevante office-tools en systemen.

Competenties

• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Sterke planningsvaardigheden.
• Professionele sensitiviteit.
• Discretie.
• Vertrouwelijkheid.
• Ervaring met stakeholdermanagement.
• Een proactieve werkwijze.
• Een probleemoplossende werkwijze.
• Vaardigheid in facilitair management.
• Vaardigheid in operationeel management.
• Stressbestendigheid.
• Flexibiliteit.
• Een professionele houding.
• Een representatieve houding.
• Goede digitale vaardigheden.