Project secretaresse

Functieomschrijving

Als Projectsecretaresse ondersteun je het projectteam van BIC Noord en breng je structuur in een complexe gebiedsontwikkeling.
Je organiseert en coördineert vergaderingen, stelt vergaderstukken op, maakt afspraken met interne en externe partijen en verzorgt de verslaglegging en opvolging van actiepunten.
Je beheert de projectmailbox, verzorgt correspondentie in huisstijl en zorgt voor de administratieve afhandeling en het bijhouden van het projectarchief.
Je draagt actief bij aan procesverbeteringen binnen de (interne) administratieve procedures en helpt het werk efficiënter en overzichtelijker te maken.
Je werkt in een dynamische en impactvolle omgeving rondom grootschalige stedelijke ontwikkelingen in Eindhoven en levert daarmee een bijdrage aan de transformatie en verduurzaming van de stad.

Vereist profiel

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau.
• 1–3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare secretariële/administratieve rol.
• Ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint e.d.) en digitale archivering.
• Uitstekende plan- en organisatorische vaardigheden; je stelt orde op zaken in complexe situaties en behoudt het overzicht.
• Accuraat en gestructureerd werken onder druk; je kunt prioriteiten stellen wanneer meerdere mensen een beroep op je doen.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Beschikbaarheid van een geldig legitimatiebewijs bij intake en start; bereidheid tot pre-employmentscreening.
• Niet eerder in dienst geweest bij Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar van toepassing).
• Bereidheid om te werken binnen de voorwaarden van de Gemeente Eindhoven (functie valt in schaal 6(eind) van de Gemeenten cao).

Eisen

• Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau.
• Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. De kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.

Wensen

• Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau.
• Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
• Het is een pre-employmentscreening plaatsvinden.