Projectleider bewerking papieren archieven

Samenvatting

De provincie Utrecht beschikt over een omvangrijk, afgesloten papieren archief van circa 2,5 km dat niet meer groeit omdat voortaan uitsluitend digitaal wordt gearchiveerd.
Het archief moet worden bewerkt: selecties moeten leiden tot vernietiging of overdracht naar Het Utrechts Archief, op basis van bestaande hoofdlijnbeschrijvingen (naam, herkomst, omvang, datering en advies).
De fysieke stukken staan bij een externe dienstverlener (Karmac, locaties Lelystad en Kampen); de provincie heeft voor 2026–2028 budget gereserveerd voor de uitvoering van het project.
Omdat de provincie onvoldoende eigen capaciteit en specialistische kennis heeft, wordt via aanbesteding een externe partij geselecteerd die de bewerking uitvoert; de projectleider voert regie en coördinatie over het proces, niet de inhoudelijke bewerking zelf.
Het beoogde eindresultaat is dat alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief en alle te vernietigen archieven in het juiste jaar volgens de selectielijst vernietigd of gereedgemaakt zijn voor vernietiging.
De opdrachtnemer dient eigen (ICT-)middelen in te zetten; eventuele extra bedrijfsmiddelen die tijdens de opdracht nodig blijken, worden door de opdrachtnemer bekostigd.

Vereist profiel projectleider bewerking papieren archieven

• Opleiding en ervaring: HBO/WO-opleiding in archiefkunde, informatiemanagement, geschiedenis of vergelijkbaar; aantoonbare ervaring met archiefselectie en -bewerking (bij voorkeur bij publieke organisaties).
• Projectmanagement: minimaal 5 jaar ervaring met complexe, meerjarige projecten en aanbestedingsprocessen; ervaring met planning, budgetbewaking en risicomanagement (PMP/Prince2 of gelijkwaardige methodiek is een pre).
• Inhoudelijke kennis: gedegen kennis van huidige wet- en regelgeving rond archivering, selectielijsten en vernietigingsregelgeving; inzicht in eisen van erfgoedinstellingen zoals Het Utrechts Archief.
• Coördinatie en regie: bewezen vermogen om meerdere partijen (opdrachtgever, externe bewerkers, archiefbewaarplaats, leveranciers) te sturen en processen te structureren en te stroomlijnen.
• Communicatie en stakeholders: uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands; ervaring met rapportage aan bestuur en overleg met uitvoerende partijen.
• Operationeel en oplossingsgericht: daadkrachtig, besluitvaardig en in staat knelpunten te signaleren en voortgang te realiseren; hands-on waar nodig zonder inhoudelijke bewerking zelf te verrichten.
• Technische affiniteit: basiskennis van relevante (ICT-)middelen en beveiligingseisen voor archiefbeheer; opdrachtnemer brengt eigen ICT-middelen in en de projectleider kan hierover richting geven.
• Beschikbaarheid en mobiliteit: inzetbaar gedurende de projectperiode (2026–2028) met beschikbaarheid voor werkbezoeken aan opslaglocaties (Lelystad / Kampen) en Het Utrechts Archief.
• Persoonskenmerken: organisatorisch sterk, overtuigingskracht, stressbestendig, nauwkeurig en kwaliteitsbewust.

Eisen

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen;
• Aantoonbare werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling(benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan).

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
• Aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten (benoem aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan)
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer (benoem in het cv duidelijk hoe hier aan voldaan is) .

Competenties

• Stakeholder- & omgevingsmanagement
• Financieel & TCO-denken
• Communicatieve vaardigheid & besluitvorming