Projectmedewerker programma Nieuwkomers aandachtsgebied WOO verzoeken en financiële administratie.

BELANGRIJK

Alle communicatie over deze aanvraag verloopt via Mercell. Zorg dat het e‑mailadres in Mercell correct is en dat deze mailbox regelmatig wordt gelezen.

Korte omschrijving (minimaal 5 regels)

De functie betreft Projectmedewerker binnen het programma Nieuwkomers met als aandachtsgebieden WOO‑verzoeken en financiële administratie.
De medewerker behandelt en coördineert WOO‑verzoeken voor vier gemeenten, inclusief voorleggen aan inhoudelijk betrokken collega’s en afstemming met het WOO‑team.
Daarnaast richt en optimaliseert de medewerker de interne werkwijze voor het afhandelen en archiveren van WOO‑gerelateerde communicatie en documentatie binnen het programma.
Het takenpakket omvat het verzamelen, selecteren en ordenen van documenten uit systemen zoals Decos, e‑mail en Teams en het organiseren van de inhoudelijke beoordeling en verdere afhandeling (waar nodig inclusief collegevoorbereiding).
Tot slot ondersteunt de medewerker de financiële bedrijfsvoering: controleren van facturen, ondersteunen bij het aanmaken van verplichtingen en het opvragen en inboeken van prestatieverklaringen.

Takenpakket (samenvatting)

• Behandeling en coördinatie van WOO‑verzoeken: signaleren, verzamelen en ordenen van relevante documenten.
• Afstemming met het WOO‑team en inhoudelijk betrokken collega’s; organisatie van beoordelingstrajecten.
• Inrichten en borgen van een logische, navolgbare werkwijze voor archivering, naamgeving en opslag binnen Teams en andere systemen.
• Begeleiden en trainen van collega’s bij invoering van de nieuwe werkwijze en voorstellen/begeleiden van pilots.
• Financiële taken: factuurcontrole, ondersteuning bij verplichtingen en verwerken van prestatieverklaringen.

Vereist profiel

Wij zoeken een nauwkeurige en administratief vaardige projectmedewerker met ervaring in gemeentelijke of vergelijkbare (publieke) organisaties en bij voorkeur kennis van WOO‑procedures en archiveringsregels.
Belangrijke kwaliteiten: oog voor detail, organisatorisch vermogen, proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden richting zowel inhoudelijke collega’s als bestuurlijke afdelingen.
Vereiste kennis en vaardigheden: goed technisch inzicht in digitale werkplekken (Teams, Decos, e‑mail), ervaring met documentbeheer en naamgevingsconventies, en basiskennis van financiële administratieve processen (factuurcontrole, verplichtingen, prestatieverklaringen).
Opleiding: minimaal mbo+/hbo‑werk- en denkniveau of aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
Taal: uitstekende beheersing van Nederlands in woord en geschrift; vertrouwelijkheid en integriteit zijn cruciaal.

Organisatie

Functie binnen Alkmaar Werkorganisatie BUCH, programma Nieuwkomers; positie: Projectmedewerker programma Nieuwkomers – aandachtsgebied WOO‑verzoeken en financiële administratie. ADMINISTRATION.

Eisen

• Beschikt over minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4, bij voorkeur in een administratieve, juridische, financiële of bedrijfskundige richting. Of aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Heeft minimaal twee jaar aantoonbare ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden, waaronder het verwerken, controleren en vastleggen van gegevens.
• Ervaring met financiële administratie.
• Ervaring als projectmedewerker.
• Ervaring met systemen als Teams, JOIN decos, key2 financiën, excell.

Wensen

• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie

Competenties

• Je bent een ervaren projectmedewerker met een handson mentaliteit. Je bent pro-actief, weet mensen zo ver te krijgen dat ze zich inzetten om de voorgestane werkwijze te hanteren en ondersteun hen daarbij.