Projectsecretaris

Over het project

Het project Duurzame Gemeentelijke Opvang (DGO) richt zich op de realisatie van duurzame opvangvoorzieningen voor asielzoekers en de huisvesting van Oekraïense ontheemden en statushouders.

Het is een dynamische, bestuurlijk gevoelige opgave met veel verschillende stakeholders, strakke deadlines en maatschappelijk belang.

De projectsecretaris levert projectmatige ondersteuningsproducten die besluitvorming en uitvoering faciliteren, zoals beheersdossiers, vergaderproducten en voortgangsrapportages.

Belangrijke doelen zijn een compleet en actueel projectbeheersingsdossier, tijdige en inhoudelijk onderbouwde besluitdocumenten en een toegankelijk projectarchief.

De opdracht verloopt in Hellendoorn (Overijssel) binnen de gemeentelijke context; vrijheid in werkplek en werkwijze is mogelijk mits afgesproken resultaten op tijd worden opgeleverd.

Opdracht en kerntaken

• Opstellen en bijhouden van het projectbeheersingsdossier: planningen, mijlpalen, actielijsten en risicoregisters.
• Voorbereiden en notuleren van project- en stuurgroepbijeenkomsten; opstellen van agenda's en besluitenlijsten.
• Opleveren van voortgangsrapportages, memo's, presentaties en overige besluitvormende documentatie.
• Inrichten en actualiseren van een gestructureerd projectarchief conform gemeentelijke richtlijnen.
• Opstellen van stakeholderoverzichten, communicatiedocumenten en informatiesets ter ondersteuning van de projectorganisatie.

Resultaatvereisten

De opdracht is succesvol bij oplevering van een volledig en actueel projectbeheersingsdossier gedurende de contractperiode.

Alle afgesproken projectdocumentatie is tijdig, volledig en inhoudelijk onderbouwd beschikbaar voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.

Vergader- en besluitvormingsdocumenten zijn conform planning opgeleverd en het projectarchief is compleet, toegankelijk en overgedragen volgens richtlijnen.

Alle overeengekomen producten zijn uiterlijk op de afgesproken momenten opgeleverd, zodat de projectorganisatie zelfstandig kan vervolgen.

Randvoorwaarden

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit, voor eigen rekening en risico, zonder onderdeel te worden van de lijnorganisatie of vervanging van medewerkers.

Afstemming met stakeholders vindt plaats voor informatieverzameling en toetsing van eindproducten; opdrachtgever stuurt op resultaat, niet op uitvoering.

Vrijheid bestaat in werkplek, werktijden en werkmethode, mits tijdige oplevering van de overeengekomen resultaten niet wordt belemmerd.

Vereist profiel

Opleiding en ervaring: hbo-werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring als projectsecretaris of projectondersteuner binnen gemeentelijke of vergelijkbare projecten.

Vaardigheden: uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands, sterke redactionele vaardigheden voor rapportages en bestuurlijke documenten, en nauwkeurigheid in archief- en dossierbeheer.

Competenties: zelfstandig werken, proactief, organisatorisch sterk, consequent in bewaking van planning en acties, en ervaring met vergadermanagement en besluitvormingsprocessen.

Technisch: goede beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint), ervaring met digitale archivering/SharePoint en eenvoudige projectmanagementtools.

Overig: ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré; beschikbaarheid om bij (afgesproken) momenten aanwezig te zijn in Hellendoorn/Overijssel.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris of PMO-ondersteuner binnen complexe projecten bij een overheidsinstelling.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in projecten met betrekking tot opvang en huisvesting.
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met projectmanagementmethodieken.
• Aantoonbare werkervaring met Excel.
• Aantoonbare kennis van financieel beheer.

Competenties

• Aanpassingsvermogen.
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling).
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk).
• Doorzettingsvermogen.
• Organisatiesensitiviteit.
• Stressbestendigheid.
• Resultaatgericht werken.
• Samenwerken.
• Assertiviteit.
• Organiseren.
• Analyserend vermogen.
• Plannen en organiseren.