Senior medewerker Publiekscontacten Frontoffice (Vergunningen en KCC)

Team

Je komt terecht in een team van ongeveer 45 medewerkers in de vakgroepen Receptie, KCC, Burgerzaken en de Frontoffice Vergunningen. Het team Publiekscontacten Frontoffice werkt nauw samen met team Publiekscontacten Backoffice dat zich op dezelfde verdieping bevindt. Het team heeft veel contact met inwoners en bevindt zich aan de “voorkant” van de organisatie. Onze klantgerichte medewerkers krijgen energie van tevreden mensen en ze werken hier hard aan met elkaar. ‘Klantgericht, initiatiefrijk, empathisch en enthousiast’ zijn woorden die de medewerkers kenmerken. Vanuit dit team heb je de mogelijkheid de organisatie goed te leren kennen.

Opdracht

In jouw rol als senior ben je het eerste aanspreekpunt voor 5 medewerkers van de Frontoffice Vergunningen en 13 KCC medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de planning aan de balie en aan de telefoon. Je bewaakt de bezetting en de bereikbaarheid en grijpt tijdig in waar nodig. Je werkt nauw samen met de senior medewerker van de receptie en Burgerzaken en met de teamleider Publiekscontacten Backoffice om ervoor te zorgen dat de medewerkers elkaar weten te vinden om zo hun werk zo goed mogelijk uit te oefenen. Je zorgt ervoor dat de medewerkers goed geïnformeerd worden over belangrijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving die van belang zijn voor een optimale dienstverlening. Hiervoor onderhoud je dagelijks contact met collega’s uit de organisatie, zoals communicatie medewerkers en de woordvoerder van de gemeente Deventer en de adviseurs Dienstverlening. Maar ook heb je korte lijnen met de teamleiders in de organisatie om ervoor te zorgen dat de samenwerking tussen de frontoffice en de teams soepel verloopt. Je bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de kennisbank van het KCC zodat de medewerkers steeds voorzien zijn van actuele informatie. Belangrijke zaken, knelpunten of ontwikkelingen meld je bij de teamleider zodat deze goed geïnformeerd is over wat er speelt in het team. Je analyseert cijfers en rapportages en signaleert bijzonderheden richting de teammanager. Daarnaast zorg je dat medewerkers voldoende en tijdig geïnformeerd worden over wijzigingen in systemen of applicaties en geef je hierover instructie of plan je trainingen. Voor het Regionaal Coördinatiecentrum Vluchtelingenspreiding ben je het eerste aanspreekpunt voor het KCC bij complexe casussen. Je onderhoudt tevens contacten met locatiemanagers in de regio en bewaakt de bezettingsoverzichten van de verschillende locaties.

Vereiste profielbeschrijving

Wij zijn op zoek naar een senior medewerker met sterke communicatieve vaardigheden en een klantgerichte instelling. Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken. Analytisch inzicht en organisatorische vaardigheden zijn essentieel, net als een proactieve houding. Je bent in staat om medewerkers te coachen en te informeren over belangrijke ontwikkelingen en wijzigingen. Ervaring met het beheren van kennisbanken en het voorbereiden van trainingen is een pluspunt.

Eisen

• Er mag slechts één partij verantwoordelijk zijn voor de levering van de professional, zonder tussenkomst van derden of onderaannemers. De gehele uitvoering moet in eigen beheer plaatsvinden. Een ZZP’er via tussenkomst, waar een bureau een vergoeding voor ontvangt, wordt gezien als rechtstreeks.
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een senior en/of coördinerende rol binnen een gemeente;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker KCC en/of Burgerzaken binnen een gemeente.

Wensen

• )
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het maken van planningen (40 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Senior medewerker KCC en/of Burgerzaken binnen een gemeente (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het bijhouden van een kennisbank (20 punten).

Competenties

• - Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);
• - Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
• - Klantgericht;
• - Resultaatgericht werken;
• - Plannen en organiseren;
• - Initiatiefrijk;
• - Stressbestendig;
• - Oplossingsgericht;
• - Samenwerken.