Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Samenvatting van de opdracht

BSR zoekt voor 2026 tijdelijke externe expertise om de informatiehuishouding en het archiefbeheer versneld en praktisch te verbeteren op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van Regionaal Archief Rivierenland.

De nadruk ligt op duurzame toegankelijkheid vanaf het moment van opstellen of ontvangst van documenten, met concrete maatregelen voor bewaartermijnen, vernietiging, overbrenging en waar nodig vervanging.

De professional levert een uitvoerbaar verbeterplan met prioriteiten, acties, eigenaren en planning én voert urgente verbetermaatregelen direct (uit of begeleidt uitvoering), gericht op zichtbare resultaten.

Belangrijke werkzaamheden omvatten inzichtelijk maken van werkprocessen, documentstromen, applicaties en opslaglocaties (o.a. netwerkschijven, SharePoint, zaaksysteem), het uitwerken van metadata (MDTO als uitgangspunt), en het opstellen van praktische werkinstructies en kwaliteitszorg.

De opdracht vraagt samenwerking met auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en eventueel het Regionaal Archief Rivierenland, en omvat ook kennisoverdracht zodat verbeteringen na afloop geborgd blijven.

Vereist profiel

• Ervaren specialist Informatievoorziening en Archiefbeheer met aantoonbare praktijkervaring in het opstellen én uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding.
• Gedegen kennis van de Archiefwet (inkl. de wijzigingen per 2026) en van toepasselijke archiefwettelijke taken: vernietiging, overbrenging, vervanging en verkorte overbrengingstermijnen.
• Technische en functionele kennis van digitale archiveringsfunctionaliteiten en opslagomgevingen (SharePoint, netwerkschijven, zaaksystemen), migratie- en conversieprocessen en leveranciersafspraken.
• Ervaring met metadata-ontwerp (MDTO of gelijkwaardige standaarden), selectielijsten, digitale vernietigingsprocessen en het opzetten van praktische werkinstructies en kwaliteitszorg voor informatiebeheer.
• Sterke communicatieve en samenwerkingsvaardigheden: kan effectief afstemmen met ICT, CISO, FG, proces- en dossier-eigenaren, management en het Regionaal Archief; vaardig in kennisoverdracht en training van medewerkers.
• Resultaatgericht, praktisch ingesteld, met aantoonbare vaardigheid om urgente verbetermaatregelen snel te implementeren en voortgang te monitoren; affiniteit met bestuurlijke en organisatorische context van gemeenten/regio’s (Arnhem/Rivierenland is relevant).
• Beschikbaarheid voor een tijdelijke opdracht in 2026 en bereidheid tot samenwerking binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie.
• Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband.
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid.
• Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties.
• Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging.
• Aantoonbare afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar.
• Uurtarief maximaal € 100,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.

Competenties

• Analytisch vermogen.
• Resultaatgericht werken.
• Plannen en organiseren.
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
• Samenwerken.
• Overtuigingskracht.
• Omgevingsbewustzijn.
• Zelfstandigheid.
• Nauwkeurigheid.
• Proactiviteit.
• Adviesvaardigheid.
• Snel kunnen schakelen.
• Goed kunnen doorvragen.
• Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden.
• Complexe informatie kunnen vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.