Opleidingsniveau
MBO+ of HBO
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €550 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Managementondersteuner, Directiesecretaris, PMO-coördinator, Afdelingshoofd
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, notuleren, communicatie schriftelijk en mondeling, MS Office (Outlook/Teams/Excel), organisatorisch inzicht
Gerelateerde functies
Managementondersteuner, Directiesecretaris, Projectondersteuner, Managementassistent
Functiebeschrijving
Een afdelingsondersteuner verzorgt operationele en coördinerende ondersteuning voor een afdeling door agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren en interne communicatie uit te voeren.
De rol fungeert als spin-in-het-web tussen afdelingshoofd, programmamanagers, coördinatoren en projectmedewerkers en houdt overzicht over lopende activiteiten en planningen.
De functie vereist intensief intern contact, organisatorisch inzicht, nauwkeurigheid en discrete omgang met vertrouwelijke informatie.
Werken met kantoor- en samenwerkingsmiddelen zoals Outlook, Teams, Word, Excel en een centraal documentbeheersysteem (bijvoorbeeld DAS) is onderdeel van het dagelijkse werk.
Salarisindicatie
Voor een contractuele positie op MBO+/HBO-niveau ligt het bruto maandsalaris bij fulltime inzet doorgaans tussen €3.000 en €4.500, afhankelijk van ervaring en schaal.
Bij een inzet van circa 30 uur per week wordt dit salaris pro rata uitbetaald; veel opdrachten binnen de overheid kennen specifieke CAO-schaalindelingen.
Als zelfstandige consultant of interim professional liggen tarieven meestal rond €350–€550 per dag, hoewel veel opdrachten overheid geen zzp opdrachten toestaan en interim werk via detacheringsconstructies verloopt.
Typische werkzaamheden
Beheer van de agenda van het afdelingshoofd en het coördineren van vergaderverzoeken met prioritering en tijdsmanagement.
Voorbereiden en notuleren van MT- en projectoverleggen inclusief actiepuntenregistratie en opvolging.
Organiseren van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten, inclusief locatie, techniek en deelnemerscommunicatie.
Opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie, ondersteunen bij jaarplanningen en monitoren van voortgang via statusoverzichten.
Vervangen van directie-/managementsecretariaat wanneer nodig en afstemming met collega-ondersteuners voor samenhang in processen.
Hoe word je specialist
Start met MBO+ of HBO-opleiding en relevante werkervaring in administratieve of directieondersteunende functies om basisvaardigheden op te bouwen.
Vergroot je expertise door cursussen in notuleren, timemanagement, geavanceerd Outlook/Excel en training in PMO-praktijken of Prince2-Foundation.
Werk ervaring op binnen projectmatige omgevingen en opdrachten in de publieke sector om kennis van procedures en opdrachten overheid te verdiepen.
Leer werken met document- en archiefsystemen zoals DAS, bouw een netwerk via interim werk en overweeg zzp opdrachten alleen wanneer contractvoorwaarden en opdrachtgevers dit toelaten.
Opleidingsniveau
MBO+ of HBO
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €550 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Managementondersteuner, Directiesecretaris, PMO-coördinator, Afdelingshoofd
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, notuleren, communicatie schriftelijk en mondeling, MS Office (Outlook/Teams/Excel), organisatorisch inzicht
Gerelateerde functies
Managementondersteuner, Directiesecretaris, Projectondersteuner, Managementassistent
Functiebeschrijving
Een afdelingsondersteuner verzorgt operationele en coördinerende ondersteuning voor een afdeling door agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren en interne communicatie uit te voeren.
De rol fungeert als spin-in-het-web tussen afdelingshoofd, programmamanagers, coördinatoren en projectmedewerkers en houdt overzicht over lopende activiteiten en planningen.
De functie vereist intensief intern contact, organisatorisch inzicht, nauwkeurigheid en discrete omgang met vertrouwelijke informatie.
Werken met kantoor- en samenwerkingsmiddelen zoals Outlook, Teams, Word, Excel en een centraal documentbeheersysteem (bijvoorbeeld DAS) is onderdeel van het dagelijkse werk.
Salarisindicatie
Voor een contractuele positie op MBO+/HBO-niveau ligt het bruto maandsalaris bij fulltime inzet doorgaans tussen €3.000 en €4.500, afhankelijk van ervaring en schaal.
Bij een inzet van circa 30 uur per week wordt dit salaris pro rata uitbetaald; veel opdrachten binnen de overheid kennen specifieke CAO-schaalindelingen.
Als zelfstandige consultant of interim professional liggen tarieven meestal rond €350–€550 per dag, hoewel veel opdrachten overheid geen zzp opdrachten toestaan en interim werk via detacheringsconstructies verloopt.
Typische werkzaamheden
Beheer van de agenda van het afdelingshoofd en het coördineren van vergaderverzoeken met prioritering en tijdsmanagement.
Voorbereiden en notuleren van MT- en projectoverleggen inclusief actiepuntenregistratie en opvolging.
Organiseren van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten, inclusief locatie, techniek en deelnemerscommunicatie.
Opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie, ondersteunen bij jaarplanningen en monitoren van voortgang via statusoverzichten.
Vervangen van directie-/managementsecretariaat wanneer nodig en afstemming met collega-ondersteuners voor samenhang in processen.
Hoe word je specialist
Start met MBO+ of HBO-opleiding en relevante werkervaring in administratieve of directieondersteunende functies om basisvaardigheden op te bouwen.
Vergroot je expertise door cursussen in notuleren, timemanagement, geavanceerd Outlook/Excel en training in PMO-praktijken of Prince2-Foundation.
Werk ervaring op binnen projectmatige omgevingen en opdrachten in de publieke sector om kennis van procedures en opdrachten overheid te verdiepen.
Leer werken met document- en archiefsystemen zoals DAS, bouw een netwerk via interim werk en overweeg zzp opdrachten alleen wanneer contractvoorwaarden en opdrachtgevers dit toelaten.
Omschrijving
Voor onze eindklant Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zoekt Harvey Nash een Afdelingsondersteuner PMI voor de Directie Informatievoorziening.
De Directie bestaat uit vier afdelingen; PMI is verantwoordelijk voor IV-projecten en -programma's binnen de organisatie.
De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, vier programmamanagers (verdiepingsmanagers), een coördinator PMO-Office, een coördinator communicatie, een testmanager en ongeveer 120 projectmedewerkers (in- en extern).
De Afdelingsondersteuner fungeert als spin-in-het-web en verzorgt diverse operationele en administratieve taken ter ondersteuning van het afdelingshoofd en de teams.
Werkzaamheden omvatten o.a. agendabeheer, vergader- en verslaglegging, coördinatie van informatievoorziening voor projecten, eerste aanspreekpunt voor interne afstemming en administratieve procesondersteuning.
Standplaats: Den Haag, Zuid-Holland. Opdracht: Dienst Justitiële Inrichtingen. Referentie: Afdelingsondersteuner PMI A0924716 (ADMINISTRATION).
Vereist profiel
- Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of (project)ondersteunende richting.
- Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een project- of programmatische omgeving (bij voorkeur PMO/IV-gerelateerd).
- Uitstekende organisatorische vaardigheden; accuraat in administratie, notuleren en archiveren.
- Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie, verslaglegging en het coördineren van (project)documentatie.
- Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; duidelijke communicatieve vaardigheden richting verschillende niveaus binnen de organisatie.
- Vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en snel thuis in nieuwe administratieve systemen en tooling.
- Proactieve, servicegerichte houding; discreet en betrouwbaar met gevoel voor integriteit en vertrouwelijke informatie (werken binnen justitiële context).
- Samenwerkingsgericht, stressbestendig en flexibel inzetbaar in een dynamische projectomgeving met interne en externe stakeholders.
Eisen
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering)
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coordineren van documentenstromen
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen
Wensen
- Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
- Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
- Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
- Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
- Nauwkeurig: kritisch en alert op details
- Presentaties (powerpoint) maken
- Bijeenkomsten organiseren en faciliteren
- Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring)
- Ervaring in Jira (projectmanagementtool)
- Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc.
- Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
- Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen.
Competenties
- Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
- Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
- Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
- Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
- Nauwkeurig: kritisch en alert op details