Opleidingsniveau
MBO of HBO in een relevante richting, bij voorkeur aangevuld met specifieke opleidingen in medezeggenschap
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€50 - €100 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Ambtelijk Secretaris, Beleidsadviseur, Manager Medewerkerszaken
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch vermogen, Discretie, Proactiviteit, Samenwerkingsgericht
Gerelateerde functies
Secretaris, Beleidsmedewerker, HR Adviseur
Functiebeschrijving
De ambtelijke secretaris van de ondernemingsraad (OR) speelt een cruciale rol in de ondersteuning en coördinatie van het medezeggenschapsproces binnen een organisatie. Deze functie omvat het bieden van administratieve en beleidsmatige ondersteuning aan de ondernemingsraad, die op zijn beurt de belangen van de werknemers vertegenwoordigt. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van agenda's en notulen, en het adviseren van de leden van de ondernemingsraad over relevante wetgeving en medezeggenschap. Daarnaast heb je als ambtelijk secretaris regelmatig contact met diverse belanghebbenden, waaronder medewerkers, bestuurders en externe partijen. Dit vraagt om uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om discreet en tactvol om te gaan met gevoelige informatie.
Typisch Salaris
Wat betreft het salaris kan de ambtelijk secretaris ondernemingsraad variëren, afhankelijk van de ervaring en de organisatie waar men werkt. Voor een beginnersfunctie ligt het salaris doorgaans tussen de €2.500 en €3.300 per maand op basis van een fulltime functie. Voor meer ervaren kandidaten met gespecialiseerde kennis en meerdere jaren werkervaring kan dit salaris oplopen tot €4.200 per maand of meer. Voor zzp opdrachten in deze sector, bijvoorbeeld interim werk voor de overheid, kunnen de tarieven ook aanzienlijk variëren, en liggen ze vaak tussen de €50 en €100 per uur. Het is belangrijk te realiseren dat de salarissen afkomen van diverse factoren, waaronder het type en de omvang van de organisatie, evenals de verantwoordelijkheden die aan de functie zijn verbonden.
Veelvoorkomende Functie Taken
De taken van een ambtelijk secretaris zijn divers en omvatten onder meer het voorbereiden en organiseren van OR-vergaderingen en het bijhouden van de documentatie die daarbij komt kijken, zoals agendabepalingen, notulen en besluitvorming. Het is ook een belangrijke taak om ervoor te zorgen dat alle leden van de ondernemingsraad goed op de hoogte zijn van de te bespreken onderwerpen en de relevante regelgeving die van toepassing is. Liaison met andere afdelingen en organisaties is ook essentieel, waarbij de ambtelijk secretaris belangrijke informatie verzamelt en verspreidt. In aanvulling op deze taken zijn er ook administratieve verantwoordelijkheden bijgekomen zoals het beheren van correspondentie en het onderhouden van een archief. Dit vraagt om een hoge mate van organisatie, planning en het vermogen om effectief te multitasken, vooral tijdens piekperiodes.
Opleiding en Specialisatie
Om specialist te worden in de rol van ambtelijk secretaris ondernemingsraad, is het essentieel om een relevante opleiding te volgen, bijvoorbeeld een diploma in bestuurskunde of bedrijfskunde. Vele opleidingen bieden daarnaast specifieke cursussen of modules gericht op medezeggenschap en arbeidsverhoudingen, die onmisbare kennis bieden voor deze functie. Praktische ervaring is ook cruciaal; daarom kunnen zzp opdrachten of interim werk een waardevolle gelegenheid bieden om je vaardigheden te ontwikkelen en je netwerk uit te breiden in dit veld. Daarnaast is het aan te raden om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in medezeggenschap wetgeving en best practices in de sector. Dit kan worden bereikt door het volgen van vaktechnische trainingen en het deelnemen aan relevante netwerkevenementen.
Opleidingsniveau
MBO of HBO in een relevante richting, bij voorkeur aangevuld met specifieke opleidingen in medezeggenschap
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€50 - €100 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Ambtelijk Secretaris, Beleidsadviseur, Manager Medewerkerszaken
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch vermogen, Discretie, Proactiviteit, Samenwerkingsgericht
Gerelateerde functies
Secretaris, Beleidsmedewerker, HR Adviseur
Functiebeschrijving
De ambtelijke secretaris van de ondernemingsraad (OR) speelt een cruciale rol in de ondersteuning en coördinatie van het medezeggenschapsproces binnen een organisatie. Deze functie omvat het bieden van administratieve en beleidsmatige ondersteuning aan de ondernemingsraad, die op zijn beurt de belangen van de werknemers vertegenwoordigt. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van agenda's en notulen, en het adviseren van de leden van de ondernemingsraad over relevante wetgeving en medezeggenschap. Daarnaast heb je als ambtelijk secretaris regelmatig contact met diverse belanghebbenden, waaronder medewerkers, bestuurders en externe partijen. Dit vraagt om uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om discreet en tactvol om te gaan met gevoelige informatie.
Typisch Salaris
Wat betreft het salaris kan de ambtelijk secretaris ondernemingsraad variëren, afhankelijk van de ervaring en de organisatie waar men werkt. Voor een beginnersfunctie ligt het salaris doorgaans tussen de €2.500 en €3.300 per maand op basis van een fulltime functie. Voor meer ervaren kandidaten met gespecialiseerde kennis en meerdere jaren werkervaring kan dit salaris oplopen tot €4.200 per maand of meer. Voor zzp opdrachten in deze sector, bijvoorbeeld interim werk voor de overheid, kunnen de tarieven ook aanzienlijk variëren, en liggen ze vaak tussen de €50 en €100 per uur. Het is belangrijk te realiseren dat de salarissen afkomen van diverse factoren, waaronder het type en de omvang van de organisatie, evenals de verantwoordelijkheden die aan de functie zijn verbonden.
Veelvoorkomende Functie Taken
De taken van een ambtelijk secretaris zijn divers en omvatten onder meer het voorbereiden en organiseren van OR-vergaderingen en het bijhouden van de documentatie die daarbij komt kijken, zoals agendabepalingen, notulen en besluitvorming. Het is ook een belangrijke taak om ervoor te zorgen dat alle leden van de ondernemingsraad goed op de hoogte zijn van de te bespreken onderwerpen en de relevante regelgeving die van toepassing is. Liaison met andere afdelingen en organisaties is ook essentieel, waarbij de ambtelijk secretaris belangrijke informatie verzamelt en verspreidt. In aanvulling op deze taken zijn er ook administratieve verantwoordelijkheden bijgekomen zoals het beheren van correspondentie en het onderhouden van een archief. Dit vraagt om een hoge mate van organisatie, planning en het vermogen om effectief te multitasken, vooral tijdens piekperiodes.
Opleiding en Specialisatie
Om specialist te worden in de rol van ambtelijk secretaris ondernemingsraad, is het essentieel om een relevante opleiding te volgen, bijvoorbeeld een diploma in bestuurskunde of bedrijfskunde. Vele opleidingen bieden daarnaast specifieke cursussen of modules gericht op medezeggenschap en arbeidsverhoudingen, die onmisbare kennis bieden voor deze functie. Praktische ervaring is ook cruciaal; daarom kunnen zzp opdrachten of interim werk een waardevolle gelegenheid bieden om je vaardigheden te ontwikkelen en je netwerk uit te breiden in dit veld. Daarnaast is het aan te raden om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in medezeggenschap wetgeving en best practices in de sector. Dit kan worden bereikt door het volgen van vaktechnische trainingen en het deelnemen aan relevante netwerkevenementen.
Beschrijving
De ambtelijk secretaris ondersteunt structureel de Ondernemingsraad van de Omgevingsdienst Groene Metropool (ODGM) en versterkt de professionalisering van de medezeggenschap binnen de organisatie.
De functie omvat notuleren van vertrouwelijke en openbare vergaderingen, coördinatie van vergaderschema’s, archivering en beheer van informatie voor OR-leden en de achterban.
De AS bewaakt naleving van wet- en regelgeving (WOR), procedures en afspraken, vertaalt relevante ontwikkelingen naar het OR-werk en adviseert over prioritering en besluitvorming.
De OR vergadert wekelijks en heeft gemiddeld eens per drie weken een overlegvergadering; de AS is het aanspreekpunt voor het dagelijks bestuur, management en WOR-bestuurder en faciliteert communicatie tussen alle partijen.
De rol vereist discrete verslaglegging, eindredactie van advies- en informatiestukken, bijdragen aan jaarverslagen en begroting, en het stimuleren van scholing en effectieve groepsdynamiek binnen de OR.
Vereist profiel
- Senior niveau (hbo) met aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris of vergelijkbare medezeggenschapsfunctie, bij voorkeur binnen (semi)publieke of gemeentelijke organisaties.
- Gedegen kennis van de WOR, medezeggenschapsprocessen en relevante wet- en regelgeving; ervaring met advies- en instemmingsprocedures is een pré.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands; ervaring met vertrouwelijke notulering en eindredactie van beleidsdocumenten.
- Sterke organisatorische en procesmatige vaardigheden: plannen en bewaken van acties, beheren van archieven, ontwikkelen van vergaderschema’s en toegankelijk maken van informatie (intranet/publicaties).
- Adviserende en faciliterende houding: kan adviseren over prioritering, groepsdynamiek en scholingsbehoeften en onderhoudt effectieve samenwerking met OR-leden, bestuur en management.
- Analytisch vermogen en bestuurlijke sensitiviteit: signaleert interne en externe thema’s, vertaalt deze naar OR-werk en bewaakt naleving van procedures en afspraken.
- Betrouwbaarheid en integriteit: werkt discreet met vertrouwelijke informatie en toont verantwoordelijkheid bij verslaglegging en archivering.
- Beschikbaarheid conform OR-activiteiten (voornamelijk donderdagmiddag/avond) en inzetbaar rondom verkiezingsmomenten en transitieperiodes binnen de organisatie.
- Praktische vaardigheden in standaard kantoortoepassingen, documentmanagement en het onderhouden van publicaties op intranet.
Eisen
- Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing; de kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires).
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
- Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie.
- Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM; deze vinden plaats op donderdag.
- Aantoonbare kennis van de WOR.
- Uurtarief maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.
Wensen
- Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1 en 2 en bereid om leergang 3 te halen.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie.
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word en Adobe InDesign.
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
Competenties
- Is nauwkeurig.
- Is integer.
- Is proactief.
- Beschikt over sociale vaardigheden voor het faciliteren van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
- Beschikt over sociale vaardigheden voor het begeleiden van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
- Beschikt over sociale vaardigheden voor het adviseren van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
- Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
- Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor de verslaglegging van vergaderingen.
- Beschikt over communicatieve vaardigheden voor communicatie met leden van de ondernemingsraad, het management en de WOR-bestuurder.
- Beschikt over politieke/bestuurlijke sensitiviteit bij besluitvormingsprocessen die gevoelig liggen en veel impact hebben binnen de organisatie.