Opleidingsniveau
Minimaal MBO-opleiding afgerond
Salarisindicatie in loondienst
€35000 - €60000 per jaar
Indicatie uurtarief bij ZZP
€45000 - €75000 per jaar
Doorgroeimogelijkheden
Senior Bestuursassistent, Teamleider, Projectmanager
Competenties & vaardigheden
Organisatorisch vermogen, Digitale vaardigheden, Communicatieve vaardigheden, Flexibiliteit, Stressbestendigheid
Gerelateerde functies
Management Assistent, Secretarieel Medewerker, Office Manager
Beschrijving van de functie
Een bestuursassistent speelt een cruciale rol in de ondersteuning van bestuurders binnen organisaties, vooral in de publieke sector zoals gemeenten en overheidsinstellingen. De functie vereist een sterk organisatorisch vermogen, aangezien de bestuursassistent verantwoordelijk is voor het coördineren en afhandelen van diverse administratieve taken, agendabeheer en communicatie met interne en externe stakeholders. Deze rol biedt niet alleen de gelegenheid om dicht bij de besluitvorming van een organisatie te staan, maar vraagt ook om een proactieve houding en de capaciteit om onder druk te presteren. Bestuursassistenten zijn onmisbare schakels die ervoor zorgen dat de dagelijkse gang van zaken zo efficiënt mogelijk verloopt.
Typisch salaris
Het salaris van een bestuursassistent kan variëren afhankelijk van de ervaring, locatie en het type organisatie. Voor een fulltime positie bedraagt het salaris gemiddeld tussen de 35.000 en 60.000 euro per jaar. Dit salaris kan hoger liggen binnen grote gemeenten of voor ervaren bestuursassistenten die als zzp'er of interim werknemers aan de slag gaan. Het is gebruikelijk dat opdrachten overheid specifiek onderhandelingen over tarief met zich meebrengen, vooral bij tijdelijke of projectgebonden functies.
Typische functietaken
De dagelijkse werkzaamheden van een bestuursassistent omvatten onder andere het beheren van agenda's, het organiseren van vergaderingen en evenementen, en het opstellen van verslagen en rapporten. Daarnaast kan de bestuursassistent ook verantwoordelijk zijn voor het verzorgen van correspondentie, het voorbereiden van presentaties en het coördineren van projecten binnen de organisatie. Belangrijke vaardigheden zoals digitale geletterdheid, kennis van relevante software zoals DAS, en communicatieve vaardigheden zijn cruciaal voor het succesvol uitvoeren van deze taken. Bestuursassistenten dienen ook flexibel te zijn, met de mogelijkheid om te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten, wat hen in staat stelt om effectief op veranderingen te reageren.
Specialisatie in deze functie
Om een specialist te worden in de rol van bestuursassistent, is relevante werkervaring essentieel. Het opdoen van praktische ervaring in interim werk of door het aanvaarden van zzp opdrachten kan helpen om vaardigheden te ontwikkelen die specifiek zijn voor deze rol. Vaak kiezen professionals ervoor om zich te specialiseren in bepaalde aspecten van bestuursondersteuning, zoals bestuurscommunicatie of projectmanagement. Verder is het nuttig om aanvullende opleidingen of cursussen te volgen die gericht zijn op het ontwikkelen van sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Netwerken binnen relevante vakgebieden en deelnemen aan workshops of seminars kan ook bijdragen aan de verdere ontwikkeling van een carrière in dit vakgebied.
Opleidingsniveau
Minimaal MBO-opleiding afgerond
Salarisindicatie in loondienst
€35000 - €60000 per jaar
Indicatie uurtarief bij ZZP
€45000 - €75000 per jaar
Doorgroeimogelijkheden
Senior Bestuursassistent, Teamleider, Projectmanager
Competenties & vaardigheden
Organisatorisch vermogen, Digitale vaardigheden, Communicatieve vaardigheden, Flexibiliteit, Stressbestendigheid
Gerelateerde functies
Management Assistent, Secretarieel Medewerker, Office Manager
Beschrijving van de functie
Een bestuursassistent speelt een cruciale rol in de ondersteuning van bestuurders binnen organisaties, vooral in de publieke sector zoals gemeenten en overheidsinstellingen. De functie vereist een sterk organisatorisch vermogen, aangezien de bestuursassistent verantwoordelijk is voor het coördineren en afhandelen van diverse administratieve taken, agendabeheer en communicatie met interne en externe stakeholders. Deze rol biedt niet alleen de gelegenheid om dicht bij de besluitvorming van een organisatie te staan, maar vraagt ook om een proactieve houding en de capaciteit om onder druk te presteren. Bestuursassistenten zijn onmisbare schakels die ervoor zorgen dat de dagelijkse gang van zaken zo efficiënt mogelijk verloopt.
Typisch salaris
Het salaris van een bestuursassistent kan variëren afhankelijk van de ervaring, locatie en het type organisatie. Voor een fulltime positie bedraagt het salaris gemiddeld tussen de 35.000 en 60.000 euro per jaar. Dit salaris kan hoger liggen binnen grote gemeenten of voor ervaren bestuursassistenten die als zzp'er of interim werknemers aan de slag gaan. Het is gebruikelijk dat opdrachten overheid specifiek onderhandelingen over tarief met zich meebrengen, vooral bij tijdelijke of projectgebonden functies.
Typische functietaken
De dagelijkse werkzaamheden van een bestuursassistent omvatten onder andere het beheren van agenda's, het organiseren van vergaderingen en evenementen, en het opstellen van verslagen en rapporten. Daarnaast kan de bestuursassistent ook verantwoordelijk zijn voor het verzorgen van correspondentie, het voorbereiden van presentaties en het coördineren van projecten binnen de organisatie. Belangrijke vaardigheden zoals digitale geletterdheid, kennis van relevante software zoals DAS, en communicatieve vaardigheden zijn cruciaal voor het succesvol uitvoeren van deze taken. Bestuursassistenten dienen ook flexibel te zijn, met de mogelijkheid om te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten, wat hen in staat stelt om effectief op veranderingen te reageren.
Specialisatie in deze functie
Om een specialist te worden in de rol van bestuursassistent, is relevante werkervaring essentieel. Het opdoen van praktische ervaring in interim werk of door het aanvaarden van zzp opdrachten kan helpen om vaardigheden te ontwikkelen die specifiek zijn voor deze rol. Vaak kiezen professionals ervoor om zich te specialiseren in bepaalde aspecten van bestuursondersteuning, zoals bestuurscommunicatie of projectmanagement. Verder is het nuttig om aanvullende opleidingen of cursussen te volgen die gericht zijn op het ontwikkelen van sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Netwerken binnen relevante vakgebieden en deelnemen aan workshops of seminars kan ook bijdragen aan de verdere ontwikkeling van een carrière in dit vakgebied.
Beschrijving
Als flexibel inzetbare Bestuursassistent(e) bij de gemeente Utrecht ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces en ondersteun je bestuurders, woordvoerders en bestuursadviseurs.
Je houdt overzicht in een dynamische omgeving, beheert agenda’s, bereidt stukken voor en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles.
Communicatie is essentieel: je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, externe partners en inwoners en bewaakt duidelijke en passende afstemming.
Je werkt proactief, signaleert knelpunten, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig (urgente) e-mails en processtappen af.
Onder druk blijf je rustig en gefocust; je bewaakt prioriteiten en draagt bij aan een positieve, samenwerkende werksfeer binnen het team op de 20e verdieping van het Stadskantoor.
De opdracht is tijdelijk (vervanging), biedt hybride mogelijkheden (1–2 dagen thuiswerken) en vereist flexibiliteit qua aanwezigheid op kantoor.
Vereist profiel
- Hbo werk- en denkniveau, behaald via opleiding of aantoonbare relevante ervaring.
- Ruime ervaring met het ondersteunen van een bestuurder(s); ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
- Digitale vaardigheid en bekendheid met of snel aanleren van Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams.
- Beschikbaarheid minimaal op woensdag of vrijdag en flexibiliteit om bij opdracht meer op kantoor te zijn.
- Proactief, accuraat, stressbestendig, teamspeler met politieke sensitiviteit en een dienstverlenende houding.
- Vereisten bij indiensttreding: Nederlandse PDF-CV, geldig legitimatiebewijs bij intake en start, afgeronde pre-employmentscreening inclusief VOG.
- Belangrijke randvoorwaarden: geen kandidaten voorstellen die in de afgelopen 2 jaar in loondienst waren bij de gemeente Utrecht; aanbod op basis van CAO Gemeenten schaal 9; geen invulling op ZZP-basis.
Eisen
- De kandidaat heeft hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld.
- De kandidaat heeft ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder.
- Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
- De kandidaat is digitaal vaardig, is bekend met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of kan deze systemen snel eigen maken.
- De kandidaat werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.
- Een kandidaat die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest, mag niet worden voorgesteld.
- Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet vooraf worden vermeld voor welke opdracht en in welke periode dit was.
- De opdracht kan niet op zzp-basis worden ingevuld.
- Het cv moet in pdf-formaat en in het Nederlands worden aangeleverd.
- De screening moet zijn afgerond voordat de kandidaat start, inclusief de pre-employmentscreening en de VOG.
- De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart die ter controle kan worden overlegd.
- De persoonlijke motivatie moet onderbouwen dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.