Opleidingsniveau
Mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatie Manager, Projectleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Klantgerichtheid, Analytisch vermogen, Proactieve houding
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archivar, Informatiespecialist
Functiebeschrijving
De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.
Salarisindicatie
Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.
Typische taken
Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.
Specialisatie
Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.
Opleidingsniveau
Mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatie Manager, Projectleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Klantgerichtheid, Analytisch vermogen, Proactieve houding
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archivar, Informatiespecialist
Functiebeschrijving
De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.
Salarisindicatie
Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.
Typische taken
Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.
Specialisatie
Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.
Opdrachtomschrijving
Uitvoeren van het beheer en de archivering in het document management systeem voor projectmedewerkers: registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten (incl. vertrouwelijkheid).
Zorgen voor en onderhouden van een actueel ordeningsplan, waarderen en selecteren van dossiers, opstellen en bijwerken van autorisatiematrices en beschikbaar stellen van benodigde middelen.
Coachende rol richting projectmedewerkers: instrueren en trainen zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren.
Operationele taken als toevoegen/ordenen/waarderen/muteren van (sub)dossiers, verplaatsen van documenten, en toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande stukken conform kaders; routeren van post en e-mail.
Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (IV-B), inventariseren en melden van functionele verbeterwensen conform LFB-proces, en verzorgen van archiefoverdrachten naar DIM inclusief voorbereidingsactiviteiten.
Doel: een ingericht projectarchief conform afspraken met opdrachtgever en de kwaliteitseisen van RWS, met actuele middelen voor documentbeheer en archivering (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Vereist profiel
- MBO+- of HBO-denkniveau; bij voorkeur opleiding of ervaring in informatiebeheer, archiefbeheer of documentmanagement.
- Aantoonbare ervaring met document management systemen (DMS), autorisatiebeheer en het werken met metadata en ordeningsstructuren.
- Kennis van archiveringsprincipes: waarderen, selecteren, classificeren (vertrouwelijkheid) en archiefoverdracht (DIM).
- Ervaring met opstellen en bijhouden van autorisatiematrices, werkinstructies en standaardweergaven/zoekvragen in een DMS.
- Goede coachende en communicatieve vaardigheden; ervaring met trainen en instrueren van (project)medewerkers.
- Organisatorisch sterk, nauwkeurig, proactief en resultaatgericht; kan proces- en kwaliteitsverbeteringen signaleren en doorvoeren.
- Ervaring met melden van storingen en het formuleren van functionele wensen richting Lokaal Functioneel Beheer (IV‑B) is een pré.
- Beschikbaar voor locatie Lelystad; functie: Documentalist, Cluster MN A‑vaarwegen Noord (ADMINISTRATION) bij Rijkswaterstaat.
Eisen
- Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
Competenties
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers