Informatiebeheer Specialist

Opdrachtomschrijving

Voor de Provincie Zuid-Holland werk je als informatiebeheer specialist binnen Schoning & Migratie aan de archiefinhoudelijke kant van informatie­migraties. Per migratie toets je de gemaakte keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Je bewaakt dat onderhanden werk op de juiste plek in M365 Teams terechtkomt en dat te archiveren informatie wordt opgenomen in CALS. Ook zorg je dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord.

Je bent inhoudelijk eigenaar van de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Je toetst deze aan de praktijk van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar nodig en zoekt een werkbare balans tussen archiefrechtelijke vereisten en de praktische uitvoering. Daarbij adviseer je O-teams en het migratieteam, leg je noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog en bewaak je de naleving van ISO 27001.

Je toetst per migratie de relevante producten op de momenten uit het runbook en draaiboek en geeft het archiefinhoudelijke akkoord. Je werkt nauw samen met de technisch specialist, Informatiebeheer binnen de provincie en de provinciearchivaris. Daarnaast bereid je de verantwoording per migratie voor, inclusief de onderbouwing van te archiveren informatie, onderhanden werk, voorstellen tot vernietiging en uitzonderingen.

Het resultaat is een aantoonbaar geslaagde migratie: data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst, informatie staat op de juiste plek, metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO en vernietiging en uitzonderingen zijn verantwoord in de audittrail. Ook lever je onder meer getoetste migratierapportages, vernietigingslijsten, consistente lijstproducten en archiefinhoudelijke lessons learned voor volgende iteraties.

Gevraagd profiel

Je bent een informatiebeheer specialist die ervaring heeft met archiefinhoudelijke toetsing van migraties en met het toepassen van de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Je kunt business rules, schoningsregels en migratiescenario’s inhoudelijk beoordelen en actualiseren. Daarbij verbind je wettelijke en archiefrechtelijke vereisten aan een uitvoerbare aanpak in de praktijk.

Je werkt zorgvuldig en onderbouwd, houdt de audittrail en verantwoording per migratie in beeld en bent een inhoudelijk aanspreekpunt voor QA informatiebeheer en de provinciearchivaris. Je zoekt actief de samenwerking met technische specialisten, O-teams, het migratieteam en Informatiebeheer binnen de provincie en neemt deel aan sprintrituelen.

Eisen

• 1 De kandidaat heeft minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar
• 2 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-) overheidsorganisatie
• 3 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie
• 4 Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de actuele wet- en regelgevingen rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen, zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet, MDTO, als informatiebeheerspecialist
• 5 Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) opdrachten bij een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen tien jaar waarin de kandidaat ongestructureerde informatie (zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven) heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers. Inschrijvingseisen (vorm)
• 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060’ In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld
• 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0005060’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling
• 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ en apart bijgevoegd worden in tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief; Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOG): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren. Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn
• PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b)
• Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12
• Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan
• Proces (61 + 62 + 63)

Competenties

• Zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming, ook onder tijdsdruk
• Prioriteren: onderscheid maken tussen wat archiefrechtelijk moet en wat wenselijk is
• Pragmatisme: archiefrechtelijke vereisten vertalen naar een uitvoerbare werkwijze
• Adviesvaardigheden richting O-teams, IDV en de provinciearchivaris
• Vasthoudendheid wanneer archiefrechtelijke eisen onder druk staan
• Teamspeler
• Teamspeler, ook in de samenwerking met andere projecten binnen het programma