Opleidingsniveau
HBO werk- en denkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€3300 - €4600 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €525 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Directiesecretaris, Managementsupport lead, Office Manager, Teamcoördinator
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, notuleren, organisatorische vaardigheden, vertrouwelijkheid, basis IT-kennis
Gerelateerde functies
Directiesecretaris, Office Manager, Teamassistent, Managementsupport
Functiebeschrijving
Een IT Senior Management Assistent ondersteunt directie- en managementlagen met hoogwaardig secretariaat- en organisatorisch werk, waarbij IT-kennis en vertrouwelijk dossierbeheer centraal staan. Je coördineert meerdere agenda’s, verwerkst autorisatieaanvragen en beheert digitale dossiers in systemen zoals DAS en andere registratiesystemen. Je fungeert als schakel tussen interne stakeholders en externe ketenpartners, bewaakt tijdige aanlevering van stukken en verzorgt notulering bij beleids- of projectoverleggen. De rol vereist politieke en organisatiegevoeligheid omdat besluiten en informatie vaak impact hebben op meerdere afdelingen of externe partners.
Salarisindicatie
Voor vaste contracten ligt een realistische salarisindicatie tussen €3.300 en €4.600 per maand afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheid. Voor zelfstandigen geldt een markt waar zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk gebruikelijk zijn; gangbare dagtarieven voor senior-assistentie in IT-omgevingen variëren van €300 tot €525 per dag. Extra vergoeding kan ontstaan bij specialistische kennis van DAS, beveiligingsrichtlijnen of ketenbrede procesbegeleiding. Secundaire voorwaarden en onregelmatigheidstoeslag beïnvloeden het bruto pakket in zowel contract- als consultancyvormen.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken omvatten agendabeheer, plannen van complexe vergaderingen en voorbereiding van directiestukken met versiebeheer. Je verzorgt notulen en actieopvolging, verwerkt personeels- en autorisatieverzoeken en ondersteunt recruitmentprocedures binnen registratiesystemen. Operationele IT-taken omvatten beheer van documenten in DAS, gebruik van Outlook/Teams en het opzetten van digitale dossiers met toegangscontrole. Daarnaast organiseer je interne bijeenkomsten, fungeer je als aanspreekpunt voor stakeholders en bewaak je vertrouwelijkheid en voortgang van dossiers.
Hoe word je specialist
Bouw specialistische ervaring op door minimaal enkele jaren in directie- of managementondersteuning te werken en kennis van IT-terminologie en informatiemanagement te verdiepen. Volg trainingen in document- en autorisatiebeheer, word bedreven in DAS en leer registratiesystemen, procesmodellering en privacywetgeving. Vergroot je netwerk via ketenpartners en neem opdrachten aan als ZZP of via interim werk om uiteenlopende organisaties en processen te leren kennen. Richt je verder op certificeringen, coaching in omgevingsbewustzijn en het aantoonbaar leiden van complexe agendaprocessen om door te groeien naar directiesecretariaat of managementsupport-lead.
Opleidingsniveau
HBO werk- en denkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€3300 - €4600 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €525 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Directiesecretaris, Managementsupport lead, Office Manager, Teamcoördinator
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, notuleren, organisatorische vaardigheden, vertrouwelijkheid, basis IT-kennis
Gerelateerde functies
Directiesecretaris, Office Manager, Teamassistent, Managementsupport
Functiebeschrijving
Een IT Senior Management Assistent ondersteunt directie- en managementlagen met hoogwaardig secretariaat- en organisatorisch werk, waarbij IT-kennis en vertrouwelijk dossierbeheer centraal staan. Je coördineert meerdere agenda’s, verwerkst autorisatieaanvragen en beheert digitale dossiers in systemen zoals DAS en andere registratiesystemen. Je fungeert als schakel tussen interne stakeholders en externe ketenpartners, bewaakt tijdige aanlevering van stukken en verzorgt notulering bij beleids- of projectoverleggen. De rol vereist politieke en organisatiegevoeligheid omdat besluiten en informatie vaak impact hebben op meerdere afdelingen of externe partners.
Salarisindicatie
Voor vaste contracten ligt een realistische salarisindicatie tussen €3.300 en €4.600 per maand afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheid. Voor zelfstandigen geldt een markt waar zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk gebruikelijk zijn; gangbare dagtarieven voor senior-assistentie in IT-omgevingen variëren van €300 tot €525 per dag. Extra vergoeding kan ontstaan bij specialistische kennis van DAS, beveiligingsrichtlijnen of ketenbrede procesbegeleiding. Secundaire voorwaarden en onregelmatigheidstoeslag beïnvloeden het bruto pakket in zowel contract- als consultancyvormen.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken omvatten agendabeheer, plannen van complexe vergaderingen en voorbereiding van directiestukken met versiebeheer. Je verzorgt notulen en actieopvolging, verwerkt personeels- en autorisatieverzoeken en ondersteunt recruitmentprocedures binnen registratiesystemen. Operationele IT-taken omvatten beheer van documenten in DAS, gebruik van Outlook/Teams en het opzetten van digitale dossiers met toegangscontrole. Daarnaast organiseer je interne bijeenkomsten, fungeer je als aanspreekpunt voor stakeholders en bewaak je vertrouwelijkheid en voortgang van dossiers.
Hoe word je specialist
Bouw specialistische ervaring op door minimaal enkele jaren in directie- of managementondersteuning te werken en kennis van IT-terminologie en informatiemanagement te verdiepen. Volg trainingen in document- en autorisatiebeheer, word bedreven in DAS en leer registratiesystemen, procesmodellering en privacywetgeving. Vergroot je netwerk via ketenpartners en neem opdrachten aan als ZZP of via interim werk om uiteenlopende organisaties en processen te leren kennen. Richt je verder op certificeringen, coaching in omgevingsbewustzijn en het aantoonbaar leiden van complexe agendaprocessen om door te groeien naar directiesecretariaat of managementsupport-lead.
Samenvatting
De functie ondersteunt de informatievoorzieningseenheid (IVOM) van het Openbaar Ministerie bij dagelijkse secretariaats- en managementtaken binnen een directie.
Je beheert meerdere agenda’s (onder andere van een kwartiermaker en afdelingsmanagers), plant en organiseert vergaderingen, zorgt voor tijdige aanlevering van stukken en verzorgt notulen.
Daarnaast organiseer je interne bijeenkomsten zoals lunchmeetings, borrels en teamuitjes, fungeer je als aanspreekpunt binnen de organisatie en verzorg je diverse administratieve en personele verzoeken.
Je werkt in een dynamische omgeving, schakelt snel tussen onderwerpen, bewaakt vertrouwelijke dossiers en ondersteunt het recruitmentproces en autorisatieaanvragen via registratiesystemen.
De functie bevindt zich binnen IVOM/OM-omgeving, met aandacht voor continuïteit, professionalisering en vernieuwing; standplaats Utrecht (samenwerking met ketenpartners zoals Raad voor de Rechtspraak en Politie).
Vereist profiel
- Opleiding: MBO+/HBO-niveau, bij voorkeur in secretariële, administratieve of ondersteunende richting.
- Ervaring: 2+ jaar relevante ervaring als management- of teamassistent, bij voorkeur in de publieke sector of rechtelijke keten.
- Vaardigheden: uitstekende organisatorische vaardigheden, sterk in prioriteren en tijdmanagement, ervaren in agendabeheer en notuleren.
- Technische kennis: goede beheersing van Outlook/agenda- en registratiesystemen, MS Office (Word, Excel, Teams) en digitaal documentbeheer.
- Persoonlijke eigenschappen: discreet in omgang met (vertrouwelijke) informatie, proactief, flexibel, stressbestendig en een dienstverlenende, klantgerichte houding.
- Communicatie: uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; vaardig in samenwerken met verschillende ketenpartners en interne stakeholders.
- Administratieve taken: ervaring met aanvragen van autorisaties, ondersteuning bij personeelszaken en bijdragen aan recruitmentprocessen.
- Beschikbaarheid: standplaats Utrecht; bereidheid om incidenteel op andere OM-locaties of bij ketenpartners af te stemmen.
Eisen
- De kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau.
- De kandidaat heeft minimaal 5 jaar relevante werkervaring als directie- of managementassistent.
- De kandidaat heeft relevante kennis van- en inzicht in het werken in een politiek, bestuurlijke krachtenveld – en/of organisatiesensitief, flexibel en integer.
- De kandidaat beschikt over een goede beheersing van Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.
- De kandidaat heeft ervaring in IT omgeving en is bekend met algemene IT-terminologie.
- De kandidaat is binnen 2 weken na gunning beschikbaar
Wensen
- De kandidaat heeft x aantal jaar relevante werkervaring als directie- of managementassistent.
- De kandidaat heeft x aantal jaar relevante kennis van- en inzicht in het werken in een politiek, bestuurlijke krachtenveld – en organisatiesensitief, flexibel en integer.
Competenties
- Analyseren.
- Klantgerichtheid.
- Omgevingsbewustzijn.
- Plannen en organiseren.
- Samenwerken.
- Voortgangscontrole.
- Zelfontwikkeling.