Procesmanager sociaal beheer dorpshuis

Korte beschrijving van de opdracht

De gemeente Zeist realiseert een nieuw dorpshuis in Den Dolder in het bijgebouw van de Maria Christina Kerk. Het dorpshuis moet een laagdrempelige, toegankelijke ontmoetingsplek worden voor en door inwoners, met ruimte voor spontane ontmoeting, activiteiten en sociale voorzieningen. De gemeente zoekt een externe procesbegeleider die samen met MeanderOmnium, inwoners en de projectmanager van Zeist binnen circa 1,5 jaar komt tot een duurzame organisatie- en beheerconstructie voor sociaal beheer en het activiteitenprogramma. De verkenning moet leiden tot een gedragen voorstel (o.a. rechtsvorm, bestuur/organisatie, basisactiviteitenprogramma en financieel plan) dat toekomstbestendig is voor minimaal 15 jaar en toegankelijk voor alle doelgroepen. De aanpak is lerend en iteratief: er is geen blauwdruk; er wordt gestuurd op betrokkenheid van bewoners, continuïteit en heldere financiële en governance-scenario’s, met planningstart augustus 2026, concept eind 2027 en overdracht begin 2028.

Belangrijkste doelstellingen en randvoorwaarden

• Een gedragen, duurzame beheer- en organisatieconstructie voor sociaal beheer en activiteiten (minimaal 15 jaar toekomstbestendig).
• Bewonersparticipatie centraal: het dorpshuis moet zoveel mogelijk voor en door Den Doldenaren worden beheerd, met MeanderOmnium als begeleidende welzijnspartner.
• Financieel kader en exploitatieconcept vanuit de gemeente: duidelijkheid over benodigde subsidie en uren voor sociaal beheer.
• Concreet eindresultaat binnen 1,5 jaar: voorstel rechtsvorm, bestuur/organisatie, eerste basisactiviteitenprogramma en financieel plan met samenwerkingafspraken.
• Succescriteria: constructieve samenwerking tussen bewoners, organisaties en gemeente; groeiende en diverse betrokkenheid; heldere governance- en financiële scenario’s.

Hoofdlijnen van de aanpak

• Nauw samenwerken met de opbouwwerker van MeanderOmnium en de projectmanager van de gemeente om signalen uit het dorp te verbinden met het proces.
• Lerend en iteratief werken: co-creatie met inwoners, korte feedbackloops en scenario‑ontwikkeling voor beheer en organisatie.
• Fasering: verkenning & stakeholderanalyse → co-creatie en pilots voor activiteiten/beheer → uitwerking governance en financieel plan → overdracht/implementatie.
• Benodigde producten: visie en aanpak, fasering met ureninschatting per fase, stakeholderanalyse, gedragen governance-voorstel, eerste activiteitenprogramma en financieel meerjarenscenario.
• Neutrale procesvoering: objectieve begeleiding, regievoering en borging van inclusiviteit en toegankelijkheid voor alle doelgroepen.

Vereist profiel van de externe procesbegeleider

De externe procesbegeleider heeft aantoonbare ervaring met gemeenschapsgericht werken, participatieve trajecten en het ontwikkelen van duurzame beheers- en organisatieconstructies voor buurthuizen, dorpshuizen of wijkcentra. Beschrijf in het CV concrete opdrachten met vergelijkbare doelstellingen en resultaten.

• Vakinhoudelijke expertise:
  • Ervaring met co-creatie, community engagement en participatieprocessen in dorpen/wijken.
  • Kennis van governance-opties (bijv. stichting, coöperatie, vereniging) en ervaring met oprichting en statuten/beleidsvorming.
  • Inzicht in exploitatie- en subsidie-opzet voor sociaal beheer en vermogen een financieel plan op hoofdlijnen te maken.
  • Ervaring met samenwerking tussen gemeenten en welzijnsorganisaties (zoals MeanderOmnium) en met bestuurlijke besluitvorming.
• Methodische en organisatorische vaardigheden:
  • Sterke stakeholderanalyse en netwerkvaardigheden: verbinden van bewoners, vrijwilligers, organisaties en gemeente.
  • Facilitatieve competenties: groepsbegeleiding, dialoog- en conflictmanagement, bijeenkomsten en bewonersavonden leiden.
  • Project- en procesmanagement: planmatig werken, fasering en urenraming per fase, risicobeheersing en rapportage.
• Persoonlijke eigenschappen:
  • Neutraal en onafhankelijk, met stevigheid in gesprekken en regievoering bij uiteenlopende belangen.
  • Verbindend, empathisch en toegankelijk voor diverse groepen; kan ook stevig confronteren wanneer nodig.
  • Lerend en flexibel: kan iteratief werken en bijsturen op basis van nieuwe inzichten.
• Praktische eisen en opleveringen:
  • Beschikbaarheid voor de volledige opdrachtduur (~1,5 jaar) en inzetbaar vanaf augustus 2026.
  • Concrete opzet in de offerte: visie, aanpak, fasering met ureninschatting per fase en voorstel voor resultaten per mijlpaal.
  • Aanleveren van een actueel CV met referenties van vergelijkbare opdrachten en voorbeelden van gerealiseerde governance- en beheerconstructies.
  • Goede beheersing van Nederlands en ervaring met lokale processen en vrijwilligerscontexten.

Aanbevolen aanvullende competenties en deliverables

• Ervaring met werving en coaching van vrijwilligers en met het opzetten van sociaal beheer op commerciële of deels subsidiabele basis.
• Capaciteit om een bewonersavond of relevante bijeenkomsten te faciliteren (bijv. 15 juli bewonersavond), inclusief voorstel voor betrokkenheid en communicatie.
• Levering van concrete scenario’s (minimaal 2-3) voor organisatie/beleidsvorm met randvoorwaarden, rollen en bijbehorende financiële raming.
• Heldere overdrachtsdocumentatie en opleidingsplan voor lokaal bestuur, vrijwilligers en MeanderOmnium bij overdracht.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als procesbegeleider/ projectleider op het gebied van RO.
• Aantoonbare werkervaring met participatietrajecten met bewoners (co-creatie, bottom-up ontwikkeling).
• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van governance- en/of beheerstructuren (bijvoorbeeld stichting, coöperatie, wijkorganisatie).
• Aantoonbaar beschikbaar voor de beoogde opdrachtperiode (augustus 2026 – eind 2027) en gemiddeld inzetbaar volgens de gevraagde fasering.

Wensen

• De kandidaat is onafhankelijk en heeft geen directe binding met betrokken partijen in Den Dolder.
• Toegevoegde opzet van een beoogde visie, aanpak en fasering van de externe procesbegeleider (zie hierboven).
• Aantoonbare werkervaring als projectmanager RO op het gebied van sociale programmering en/of beheer van wijk-/dorpshuizen.
• Aantoonbare werkervaring met bewonersparticipatie en activeren van gemeenschappen.
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en omgaan met tegengestelde belangen.
• Aantoonbare inschatting van de haalbaarheid van fasering en ureninschatting.

Competenties

• Kan verschillende groepen (bewoners, organisaties, gemeente) samenbrengen en samenwerking bevorderen.
• Kan omgaan met weerstand, tegengestelde belangen en druk vanuit stakeholders.
• Houdt overzicht in een complex en lerend proces.
• Bewaakt voortgang in een complex en lerend proces.
• Stuurt op resultaat in een complex en lerend proces.
• Is zich bewust van bestuurlijke, maatschappelijke en relationele verhoudingen en handelt hiernaar.
• Sterk in luisteren.
• Sterk in doorvragen.
• Sterk in presenteren.
• Sterk in het begeleiden van groepsprocessen.
• Werkt doelgericht toe naar concrete producten: governance voorstel, activiteitenprogramma.
• Kan belangen, netwerken en scenario’s goed in kaart brengen en vertalen naar keuzes.
• Kan schakelen binnen een lerend proces zonder vaste blauwdruk.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.