Opleidingsniveau
Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur bestuurlijk of bedrijfskundig
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €550 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Projectcoördinator, Projectleider, Senior Procesadviseur, Hoofd Bedrijfsvoering
Competenties & vaardigheden
Plannen en organiseren, Verslaglegging en rapportage, MS 365/SharePoint en Excel, Analytisch vermogen
Gerelateerde functies
Projectsecretaris, Projectcoördinator, Procesanalist, Managementondersteuner
Functiebeschrijving
Een projectondersteuner bedrijfsvoering processen zorgt dat projecten rond organisatie en processen soepel lopen door praktisch organisatorische en inhoudelijke ondersteuning te leveren aan de projectleider.
De kernverantwoordelijkheden zijn het plannen en organiseren van bijeenkomsten, bewaken van voortgang en actielijsten, en verzorgen van heldere verslaglegging en managementinformatie.
De rol vertaalt complexe procesinformatie naar gestructureerde documenten, ondersteunt proces- en risicoanalyses en beheert vertrouwelijke projectinformatie.
Deze functie werkt vaak binnen programma's voor bedrijfsvoeringverbetering en wordt zowel ingevuld via vaste contracten als via zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk.
Bij opdrachten voor publieke organisaties komt regelmatig werken via aanbestedingsraamwerken zoals DAS voor.
Salarisindicatie
Bij een vaste dienstverband ligt het bruto maandsalaris voor een ervaren projectondersteuner doorgaans tussen €3.000 en €4.500 afhankelijk van kennis en verantwoordelijkheden.
Als consultant of zzp'er gelden dagtarieven tussen €300 en €550, met hogere tarieven voor nichekennis of inzet via opdrachten overheid en interim werk.
Secundaire arbeidsvoorwaarden, duur van de opdracht en het gebruik van raamcontracten zoals DAS beïnvloeden het totale verdienvermogen.
Typische werkzaamheden
Op dagelijkse basis behoren agendabeheer, voorbereiden en begeleiden van overleggen en het opstellen van notulen tot het takenpakket.
De projectondersteuner beheert actielijsten, voert voortgangscontroles uit en verzorgt periodieke voortgangsrapportages voor stuurgroepen en management.
Daarnaast structureert en beheert de functie projectdocumentatie in MS 365-omgevingen, waaronder SharePoint, en maakt overzichtelijke managementinformatie met Excel en PowerPoint.
De professional verzamelt en controleert input van proceseigenaren, voert eenvoudige risicoanalyses uit en signaleert ontbrekende informatie of knelpunten.
Communicatie en afstemming tussen stakeholders en het bewaken van vertrouwelijkheid vormen continu terugkerende verantwoordelijkheden.
Hoe word je specialist
Een hbo-achtergrond in bestuurlijke of bedrijfskundige richting vormt de basis; ervaring in gemeentelijke of publieke organisaties versnelt de ontwikkeling.
Specialisatie ontstaat door aantoonbare projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen, het opbouwen van een portfolio met zzp opdrachten of interim werk en deelname aan opdrachten overheid via raamcontracten zoals DAS.
Vaardigheden in MS 365, SharePoint, procesmodellering en rapportagetools ontwikkel je via gerichte cursussen en praktijkopdrachten.
Behalen van certificaten (bijv. PRINCE2 Foundation, Agile) en doorgroeien naar rollen als projectcoördinator of projectleider consolideert specialisme.
Netwerken binnen regio en vakverenigingen en reflectie op geleverde managementinformatie versterken onderscheidend vermogen als specialist.
Opleidingsniveau
Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur bestuurlijk of bedrijfskundig
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €550 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Projectcoördinator, Projectleider, Senior Procesadviseur, Hoofd Bedrijfsvoering
Competenties & vaardigheden
Plannen en organiseren, Verslaglegging en rapportage, MS 365/SharePoint en Excel, Analytisch vermogen
Gerelateerde functies
Projectsecretaris, Projectcoördinator, Procesanalist, Managementondersteuner
Functiebeschrijving
Een projectondersteuner bedrijfsvoering processen zorgt dat projecten rond organisatie en processen soepel lopen door praktisch organisatorische en inhoudelijke ondersteuning te leveren aan de projectleider.
De kernverantwoordelijkheden zijn het plannen en organiseren van bijeenkomsten, bewaken van voortgang en actielijsten, en verzorgen van heldere verslaglegging en managementinformatie.
De rol vertaalt complexe procesinformatie naar gestructureerde documenten, ondersteunt proces- en risicoanalyses en beheert vertrouwelijke projectinformatie.
Deze functie werkt vaak binnen programma's voor bedrijfsvoeringverbetering en wordt zowel ingevuld via vaste contracten als via zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk.
Bij opdrachten voor publieke organisaties komt regelmatig werken via aanbestedingsraamwerken zoals DAS voor.
Salarisindicatie
Bij een vaste dienstverband ligt het bruto maandsalaris voor een ervaren projectondersteuner doorgaans tussen €3.000 en €4.500 afhankelijk van kennis en verantwoordelijkheden.
Als consultant of zzp'er gelden dagtarieven tussen €300 en €550, met hogere tarieven voor nichekennis of inzet via opdrachten overheid en interim werk.
Secundaire arbeidsvoorwaarden, duur van de opdracht en het gebruik van raamcontracten zoals DAS beïnvloeden het totale verdienvermogen.
Typische werkzaamheden
Op dagelijkse basis behoren agendabeheer, voorbereiden en begeleiden van overleggen en het opstellen van notulen tot het takenpakket.
De projectondersteuner beheert actielijsten, voert voortgangscontroles uit en verzorgt periodieke voortgangsrapportages voor stuurgroepen en management.
Daarnaast structureert en beheert de functie projectdocumentatie in MS 365-omgevingen, waaronder SharePoint, en maakt overzichtelijke managementinformatie met Excel en PowerPoint.
De professional verzamelt en controleert input van proceseigenaren, voert eenvoudige risicoanalyses uit en signaleert ontbrekende informatie of knelpunten.
Communicatie en afstemming tussen stakeholders en het bewaken van vertrouwelijkheid vormen continu terugkerende verantwoordelijkheden.
Hoe word je specialist
Een hbo-achtergrond in bestuurlijke of bedrijfskundige richting vormt de basis; ervaring in gemeentelijke of publieke organisaties versnelt de ontwikkeling.
Specialisatie ontstaat door aantoonbare projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen, het opbouwen van een portfolio met zzp opdrachten of interim werk en deelname aan opdrachten overheid via raamcontracten zoals DAS.
Vaardigheden in MS 365, SharePoint, procesmodellering en rapportagetools ontwikkel je via gerichte cursussen en praktijkopdrachten.
Behalen van certificaten (bijv. PRINCE2 Foundation, Agile) en doorgroeien naar rollen als projectcoördinator of projectleider consolideert specialisme.
Netwerken binnen regio en vakverenigingen en reflectie op geleverde managementinformatie versterken onderscheidend vermogen als specialist.
Omschrijving
De gemeente Zutphen beschikt over een gezonde financiële positie, maar wil de interne beheersing verder versterken om maatschappelijke taken betrouwbaar en transparant uit te voeren.
Er is vastgesteld dat verbeteringen in processen en bedrijfsvoering niet altijd duurzaam zijn geborgd en dat op onderdelen kwetsbaarheden blijven bestaan, met name rond prestatielevering, sociaal domein, administratieve organisatie en inkoopprocedures.
Daarom start de gemeente een organisatiebrede analyse om onderliggende oorzaken in inrichting, sturing en borging te achterhalen, risico’s en prioriteiten te bepalen en maatregelen te formuleren.
De analyse levert inzicht in oorzaken, kritische bedrijfsprocessen, governance, benodigde kennis en een integraal risicobeeld, en vormt de basis voor een verbeterplan voor 2027–2029.
Als projectondersteuner werk je samen met de projectleider aan het inrichten van de projectorganisatie: plannen en organiseren van bijeenkomsten, bewaken van voortgang en actiepunten, verslaglegging, informatieverzameling en ondersteunen bij voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.
Vereist profiel
- Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in bestuurlijke of bedrijfskundige richting.
- Aantoonbare ervaring als projectondersteuner of secretaris in complexe (gemeentelijke) projecten; ervaring met bedrijfsvoering en procesinrichting is een pré.
- Goede organisatorische vaardigheden: plannen, bijeenkomsten voorbereiden, agenda- en actielijstbeheer en voortgangsbewaking.
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; vaardig in rapportage en heldere verslaglegging.
- Kennis van en vaardigheid met MS Office (met name Excel, Word, Teams/Outlook) en ervaring met document- en informatiestructurering.
- Analytisch inzicht, nauwkeurigheid en procesmatige aanpak; kan informatie structureren en bijdragen aan proces- en risicoanalyse.
- Proactieve, dienstverlenende houding; kan intern schakelen tussen verschillende stakeholders en vertrouwelijk omgaan met informatie.
- Ervaring in de publieke sector of inzicht in gemeentelijke governance en administratieve organisatie is een sterke aanbeveling.
Eisen
- Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen.
- Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages.
- Aantoonbare kennis van Mircrosoft 365.
- Aantoonbare werkervaring met opstellen van notities, presentaties én managementinformatie.
- Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.
Wensen
- Aantoonbare kennis van Mircrosoft SharePoint en Excel.
- Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen.
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
Competenties
- Organiseert werkzaamheden gestructureerd.
- Bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat activiteiten, overleggen en deadlines op elkaar aansluiten.
- Anticipeert op wat het project nodig heeft.
- Neemt zelfstandig initiatief om de voortgang te ondersteunen.
- Signaleert ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en komt met voorstellen.
- Legt informatie helder, bondig en zorgvuldig vast.
- Kan overleggen, interviews en werksessies vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten.
- Werkt zorgvuldig.
- Controleert informatie op volledigheid, consistentie en juistheid.
- Kan informatie uit verschillende bronnen verzamelen, ordenen en samenvatten.
- Maakt relevante ontwikkelingen voor de projectleider zichtbaar.
- Werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management.
- Brengt informatie en bijdragen tijdig bij elkaar.
- Is vaardig met gangbare kantoor- en samenwerkingsapplicaties.
- Kan projectinformatie digitaal structureren en beheren.
- Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie.
- Weet wanneer informatie moet worden gedeeld of juist beschermd.