Opleidingsniveau
HBO/WO diploma in Projectmanagement of Sociaal Beleid
Salarisindicatie in loondienst
3000 - 4500
Indicatie uurtarief bij ZZP
4000 - 6000
Doorgroeimogelijkheden
Projectleider, Programma-manager, Management functies binnen de publieke sector
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch talent, Empathisch vermogen, Probleemoplossend denken, Proactieve werkinstelling
Gerelateerde functies
Projectmanager, Programma-coördinator, Administratief Medewerker, Ondernemende Projectleider
Functiebeschrijving
nDe rol van projectsecretaris is een veelzijdige en belangrijke functie binnen verschillende sectoren, vooral in organisaties die zich bezighouden met overheidstaken en sociaal beleid. Een projectsecretaris biedt cruciale ondersteuning in de planning, uitvoering en monitoring van projecten. Dit omvat het aansteken en ondersteunen van samenwerking binnen projectteams, het garanderen van een duidelijke communicatie en het waarborgen van de voortgang van het project. De projectsecretaris werkt aan het organiseren van meetings, het opstellen van documentatie en rapportages, en het digitaliseren van processen die leiden tot meer efficiëntie en transparantie.
nTypisch voor het werk als projectsecretaris is de variëteit aan zzp opdrachten en interim werk die beschikbaar zijn binnen de publieke sector. Veel projectsecretarissen vinden kansen binnen opdrachten overheid, waar vaak behoefte is aan tijdelijke ondersteuning bij het beheren van specifieke projecten. Het is essentieel dat projectsecretarissen beschikken over sterke organisationele vaardigheden en in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren. Hun rol omvat het creëren van duidelijke structuren die ervoor zorgen dat projectteams efficiënt kunnen opereren.
nEen projectsecretaris voert verschillende typicale taken uit. Dit kunnen onder andere zijn het plannen en coördineren van teamoverleggen, het bijhouden van actie- en besluitenlijsten en het managen van de digitale documentatie rondom projecten. Bovendien draagt de projectsecretaris bij aan de beoordeling van de voortgang van het project door bijvoorbeeld rapportages op te stellen en deze tegemoet te laten komen aan de wensen van de opdrachtgever. Omdat de rol zoveel vraagt van communicatie met verschillende stakeholders, zijn goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal cruciaal.
nOm specialist te worden in de functie van projectsecretaris, omvat de weg naar expertise een combinatie van theoretische kennis en praktische ervaring. Een relevante opleiding, bij voorkeur op het gebied van projectmanagement of sociaal beleid, is een goed startpunt. Het opdoen van ervaring in verschillende opdrachten, vooral bij organisaties die betrokken zijn bij overheidsprojecten, biedt een waardevolle context voor de ontwikkeling van vaardigheden. Er zijn ook specifieke trainingen en cursussen beschikbaar voor projectmanagementtools, wat kan bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit van een projectsecretaris in hun rol. Het leren van nieuwe methodieken zoals DAS (Digitale Administratie Systemen) en trends in digitaal werken kan ook de carrièrekansen van een projectsecretaris aanzienlijk verbeteren.
Opleidingsniveau
HBO/WO diploma in Projectmanagement of Sociaal Beleid
Salarisindicatie in loondienst
3000 - 4500
Indicatie uurtarief bij ZZP
4000 - 6000
Doorgroeimogelijkheden
Projectleider, Programma-manager, Management functies binnen de publieke sector
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch talent, Empathisch vermogen, Probleemoplossend denken, Proactieve werkinstelling
Gerelateerde functies
Projectmanager, Programma-coördinator, Administratief Medewerker, Ondernemende Projectleider
Functiebeschrijving
nDe rol van projectsecretaris is een veelzijdige en belangrijke functie binnen verschillende sectoren, vooral in organisaties die zich bezighouden met overheidstaken en sociaal beleid. Een projectsecretaris biedt cruciale ondersteuning in de planning, uitvoering en monitoring van projecten. Dit omvat het aansteken en ondersteunen van samenwerking binnen projectteams, het garanderen van een duidelijke communicatie en het waarborgen van de voortgang van het project. De projectsecretaris werkt aan het organiseren van meetings, het opstellen van documentatie en rapportages, en het digitaliseren van processen die leiden tot meer efficiëntie en transparantie.
nTypisch voor het werk als projectsecretaris is de variëteit aan zzp opdrachten en interim werk die beschikbaar zijn binnen de publieke sector. Veel projectsecretarissen vinden kansen binnen opdrachten overheid, waar vaak behoefte is aan tijdelijke ondersteuning bij het beheren van specifieke projecten. Het is essentieel dat projectsecretarissen beschikken over sterke organisationele vaardigheden en in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren. Hun rol omvat het creëren van duidelijke structuren die ervoor zorgen dat projectteams efficiënt kunnen opereren.
nEen projectsecretaris voert verschillende typicale taken uit. Dit kunnen onder andere zijn het plannen en coördineren van teamoverleggen, het bijhouden van actie- en besluitenlijsten en het managen van de digitale documentatie rondom projecten. Bovendien draagt de projectsecretaris bij aan de beoordeling van de voortgang van het project door bijvoorbeeld rapportages op te stellen en deze tegemoet te laten komen aan de wensen van de opdrachtgever. Omdat de rol zoveel vraagt van communicatie met verschillende stakeholders, zijn goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal cruciaal.
nOm specialist te worden in de functie van projectsecretaris, omvat de weg naar expertise een combinatie van theoretische kennis en praktische ervaring. Een relevante opleiding, bij voorkeur op het gebied van projectmanagement of sociaal beleid, is een goed startpunt. Het opdoen van ervaring in verschillende opdrachten, vooral bij organisaties die betrokken zijn bij overheidsprojecten, biedt een waardevolle context voor de ontwikkeling van vaardigheden. Er zijn ook specifieke trainingen en cursussen beschikbaar voor projectmanagementtools, wat kan bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit van een projectsecretaris in hun rol. Het leren van nieuwe methodieken zoals DAS (Digitale Administratie Systemen) en trends in digitaal werken kan ook de carrièrekansen van een projectsecretaris aanzienlijk verbeteren.
Opdrachtomschrijving
Voor het grote infrastructurele project A9BAHO (programma Schiphol‑Amsterdam‑Almere) zoeken we een proactieve Projectsecretaris ter ondersteuning van het Contractteam. Je structureert, organiseert en borgt informatie- en besluitvormingsprocessen, zodat het contractteam efficiënt kan functioneren.
Je fungeert als aanspreekpunt voor telefonische contacten, verwerkt correspondentie (typen, scannen, archiveren) en organiseert (team)bijeenkomsten en vergadercycli.
Je verzorgt tijdige voorbereiding en verspreiding van vergaderstukken, verslaglegging van in- en externe vergaderingen, uitwerking en verspreiding van notulen en de bewaking van actielijsten.
Je houdt overzicht op documentbeheer en informatievoorziening, bewaakt continuïteit en draagt bij aan heldere besluitvorming en gecontroleerde projectvoortgang.
Je werkt nauw samen met de projectondersteuner van A9BAHO en vervangt deze bij afwezigheid; je bent een spin in het web voor praktische zaken binnen de organisatie en draagt actief bij aan continue verbetering.
Vereist profiel
- Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of projectondersteunende richting.
- Aantoonbare ervaring als projectsecretaris of projectondersteuner binnen infrastructurele of contractgestuurde projecten.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden: plannen, agenderen, verslaglegging en bewaken van actielijsten.
- Zeer accuraat en proactief; gericht op procesbeheersing, verbetering en zorgvuldige documentatie.
- Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands (mondeling en schriftelijk) en klantgerichte, open uitstraling.
- Stressbestendig, flexibel en in staat om prioriteiten te stellen binnen een dynamische omgeving.
- Ervaring met gangbare kantoortoepassingen (MS Office, documentenmanagement, e‑mailbeheer) en digitale vergadertools.
- Samenwerkingsgericht: makkelijk in de relatie met projectteamleden, besluitvormers en externe partijen; vervangt de projectondersteuner bij afwezigheid.
- Bereidheid om te werken op locatie (Amsterdam/Rijkswaterstaat-projectomgeving) en betrokkenheid bij het programma SAA (Schiphol‑Amsterdam‑Almere).
Eisen
- Kandidaat heeft minimaal 5 jaar relevante ervaring in uitvoerende, ondersteunde en adviserende werkzaamheden op het gebied van contractmanagement.
- Kandidaat heeft minimaal MBO denk en werkniveau met een afgeronde HAVO opleiding.
- Kandidaat heeft Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen (Hummingbird/Connect)
- Kandidaat heeft ervaring met werken in de Rijkswaterstaat organisatie.
Wensen
- De mate waarin de kandidaat voldoet aan de genoemde competenties (aantoonbaar d.m.v. CV/ en of gesprek)
- Kandidaat heeft kennis van en ervaring met Projecten met een opdrachtwaarde groter dan 250 miljoen in de GWW-sector.
- Mate van kennis van contractbeheersing in een DBFM context.
Competenties
- Je bent RADIO-V: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.
- Je bent stressbestendig.
- Je kunt goed plannen en organiseren.
- Je kunt goed analyseren.
- Je hebt een proactieve instelling
- Je bent omgevingsbewust (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
- Je beweegt effectief binnen een internationale context, begrijpt culturele verschillen en weet soepel te schakelen met mensen uit verschillende landen.