Recordmanagementapplicatie consultant

Opdrachtgever

Het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) / agentschap aCBG (onder VWS) beoordeelt en bewaakt de werkzaamheid en veiligheid van geneesmiddelen en nieuwe voedingsmiddelen. Als onafhankelijke autoriteit reguleert het CBG kwaliteit, werking en veiligheid en stimuleert het juiste gebruik door de juiste patiënt. Het aCBG werkt nauw samen met patiënten, artsen, apothekers en wetenschappers en opereert op Nederlands en Europees niveau. De organisatie heeft haar infrastructuurbeheer uitbesteed en is daardoor afhankelijk van een externe beheerpartij. Voor records management wordt een pilot uitgevoerd om processen en tooling (Microsoft 365 + Purview) in te richten.

Projectsamenvatting

Het aCBG start een pilot om Records Management-processen en een Recordmanagementapplicatie (RMA) binnen Microsoft 365 in te richten.
Scope: Exchange Online en SharePoint Online gecombineerd met Azure Purview-modules Data lifecycle management en Records management.
Doel: processen, architectuur en een werkende technische inrichting realiseren zodat voldaan wordt aan Archiefwet en e-mailarchiveringsverplichtingen.
Team: projectleider, CIO-adviseur, informatiebeheerspecialisten, information architect, informatiemanager, functioneel beheerder en een infrastructuur engineer (leverancier).
Deadline: voor het eind van het jaar moet in ieder geval e-mailarchivering ingericht zijn voor de pilot.

Opdrachtomschrijving

De consultant overbrugt wetgeving, IV-organisatie en eindgebruikers en werkt zowel beleidsmatig als technisch met Microsoft Purview, Exchange en SharePoint. Kernactiviteiten: leiden van workshops voor definities en rollen; vertalen van Archiefwet-eisen naar begrijpelijke werkprocessen; ontwerpen van doelarchitectuur Records Management binnen Microsoft 365; functionele configuratie, testen en uitrol van de pilot in Purview (retentielabels, documentensets); meedenken over provisioning voor SharePoint teamsites; en uitvoeren van structurele kennisoverdracht aan het team.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau minimaal.
• Aantoonbare ervaring met inrichten van e-mailarchivering binnen overheidsinstellingen.
• Diepgaande, aantoonbare ervaring met Microsoft Purview: Data Governance, Data Lifecycle en specifiek Records Management.
• Grondige kennis van SharePoint Online-architectuur (sites, bibliotheken, content types, metadata) en integratie met Purview.
• Basiskennis van de Archiefwet en standaarden voor duurzame toegankelijkheid (bijv. MDTO of DUTO).
• Ervaring met opstellen van RM-doelarchitecturen en toetsen van compliance-eisen op applicatieniveau.
• Sterke didactische vaardigheden: kan kennis duurzaam overdragen en medewerkers opleiden.
• Ervaring met functionele configuratie, testen en uitrollen van pilot-applicaties; bekend met retentielabels en documentensets.
• Communicatief sterk: kan workshops leiden en wettelijke eisen vertalen naar dagelijkse praktijk voor verschillende stakeholders.
• Bereid en in staat om samen te werken met externe infrastructuurleverancier en het interne multidisciplinaire team.

Praktische gegevens

• Locatie: Utrecht.
• Organisatie: (a)CBG / Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
• Functie: Recordmanagementapplicatie consultant ICT.
• Resultaatverwachting pilot: minimaal werkende e-mailarchivering voor eind van het jaar.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten behoeve van (e-mail)archivering.

Wensen

• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het inrichten van recordmanagementprocessen in een regie-organisatie.
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft bij het inrichten van E mailarchivering bij overheidsinstellingen.
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het vertalen van de archiefwet naar recordmanagement* *Heeft dus praktijkervaring en/of kennis van de archiefwet, en/of van de Capstone-methode en/of van de standaarden voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO).
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management.

Competenties

• Vertaler: Bezit het vermogen om complexe compliancy-regels te vertalen naar de praktijk, zodat medewerkers snappen waarom ze iets doen, zonder te verdrinken in jargon.
• Conceptueel & praktisch: Kan op strategisch/tactisch niveau meepraten over de doelarchitectuur, maar is niet te beroerd om daarna zelf de labels in Purview aan te maken en te testen.
• Resultaatgericht: Sterk in het leiden van ontwerpsessies en het creëren van draagvlak bij stakeholders met verschillende belangen (IT, Legal, de Business) en levert concrete resultaten.
• Didactische vaardigheden: Kan zich verplaatsen in de schoenen van de verschillende doelgroepen van het (a)CBG (informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur maar ook de eindgebruiker van onze applicaties) om kennis en vaardigheden effectief over te dragen aan anderen.
• Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management.