Opleidingsniveau
MBO in de richting van directiesecretaresse
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€50 - €70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Secretaresse, Executive Assistant, Office Manager
Competenties & vaardigheden
Organisatie, Communicatie, Taalvaardigheid, Flexibiliteit, Nauwkeurigheid
Gerelateerde functies
Managementassistent, Administratief Medewerker, Projectadministrateur, Office Manager
Functieomschrijving
De rol van een secretaresse binnen een bestuurscontext is cruciaal voor het soepel en efficiënt laten verlopen van dagelijkse operaties. Een secretaresse fungeert als het organisatorisch hart van een afdeling, waar men verantwoordelijk is voor agendabeheer, communicatie met interne en externe partijen, en het ondersteunen van de besluitvormingsprocessen. Deze functie vereist niet alleen uitstekende organisatorische vaardigheden, maar ook een sterke communicatieve vaardigheid in meerdere talen. Idealiter heeft de secretaresse ervaring in de overheid of een politieke omgeving, zodat hij of zij de specifieke dynamieken en onderlinge relaties beter kan begrijpen en ondersteunen.
Salaris
Het salaris van een secretaresse bij de overheid varieert, afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheden. Veel van de opdrachten binnen de overheid worden aangeboden als zzp opdrachten waarbij het uurloon kan verschillen, maar een maximum uurtarief van €70,- exclusief btw ligt in lijn met de normen binnen deze sector. Voor mensen die in interim werk of tijdelijke functies binnen de overheid werkzaam zijn, kan het salaris een factor zijn om rekening mee te houden, vooral als men ook kosten voor woon-werkverkeer in acht moet nemen.
Veel voorkomende taken
De dagelijkse taken van een secretaresse omvatten onder andere het beheren van complexe agenda's, het voorbereiden van vergaderingen, en het notuleren tijdens deze bijeenkomsten. Daarnaast is het essentieel om goed contact te onderhouden met diverse stakeholders, variërend van collega's en leidinggevenden tot externe partners. De secretaresse moet ook zelfstandig kunnen optreden bij het oplossen van problemen die zich kunnen voordoen op het gebied van communicatie en planning. Het beheren van documenten, rapporten en correspondentie is ook onderdeel van de typische taken, wat vraagt om een goede kennis van Microsoft Office en andere relevante software. Het doel is altijd om de effectiviteit en productiviteit van het bestuur te bevorderen.
Hoe je een specialist wordt
Om een specialist te worden in de rol van secretaresse voor de overheid is een stevige basis in de juiste opleiding van groot belang. Een afgeronde MBO-opleiding in de richting van directiesecretaresse is vaak een minimumvereiste. Daarnaast kunnen aanvullende cursussen en certificaten in administratieve ondersteuning, projectmanagement en communicatie nuttig zijn. Het opdoen van ervaring door het vervullen van zzp opdrachten en interim werk binnen verschillende overheidsinstellingen zal ook helpen om de vaardigheden te verfijnen en een breed netwerk van contacten op te bouwen. Het is essentieel om te blijven leren en jezelf aan te passen aan veranderende omstandigheden binnen de bestuurslagen, zodat je een waardevolle bijdrage kunt blijven leveren aan je organisatie.
Opleidingsniveau
MBO in de richting van directiesecretaresse
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€50 - €70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Secretaresse, Executive Assistant, Office Manager
Competenties & vaardigheden
Organisatie, Communicatie, Taalvaardigheid, Flexibiliteit, Nauwkeurigheid
Gerelateerde functies
Managementassistent, Administratief Medewerker, Projectadministrateur, Office Manager
Functieomschrijving
De rol van een secretaresse binnen een bestuurscontext is cruciaal voor het soepel en efficiënt laten verlopen van dagelijkse operaties. Een secretaresse fungeert als het organisatorisch hart van een afdeling, waar men verantwoordelijk is voor agendabeheer, communicatie met interne en externe partijen, en het ondersteunen van de besluitvormingsprocessen. Deze functie vereist niet alleen uitstekende organisatorische vaardigheden, maar ook een sterke communicatieve vaardigheid in meerdere talen. Idealiter heeft de secretaresse ervaring in de overheid of een politieke omgeving, zodat hij of zij de specifieke dynamieken en onderlinge relaties beter kan begrijpen en ondersteunen.
Salaris
Het salaris van een secretaresse bij de overheid varieert, afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheden. Veel van de opdrachten binnen de overheid worden aangeboden als zzp opdrachten waarbij het uurloon kan verschillen, maar een maximum uurtarief van €70,- exclusief btw ligt in lijn met de normen binnen deze sector. Voor mensen die in interim werk of tijdelijke functies binnen de overheid werkzaam zijn, kan het salaris een factor zijn om rekening mee te houden, vooral als men ook kosten voor woon-werkverkeer in acht moet nemen.
Veel voorkomende taken
De dagelijkse taken van een secretaresse omvatten onder andere het beheren van complexe agenda's, het voorbereiden van vergaderingen, en het notuleren tijdens deze bijeenkomsten. Daarnaast is het essentieel om goed contact te onderhouden met diverse stakeholders, variërend van collega's en leidinggevenden tot externe partners. De secretaresse moet ook zelfstandig kunnen optreden bij het oplossen van problemen die zich kunnen voordoen op het gebied van communicatie en planning. Het beheren van documenten, rapporten en correspondentie is ook onderdeel van de typische taken, wat vraagt om een goede kennis van Microsoft Office en andere relevante software. Het doel is altijd om de effectiviteit en productiviteit van het bestuur te bevorderen.
Hoe je een specialist wordt
Om een specialist te worden in de rol van secretaresse voor de overheid is een stevige basis in de juiste opleiding van groot belang. Een afgeronde MBO-opleiding in de richting van directiesecretaresse is vaak een minimumvereiste. Daarnaast kunnen aanvullende cursussen en certificaten in administratieve ondersteuning, projectmanagement en communicatie nuttig zijn. Het opdoen van ervaring door het vervullen van zzp opdrachten en interim werk binnen verschillende overheidsinstellingen zal ook helpen om de vaardigheden te verfijnen en een breed netwerk van contacten op te bouwen. Het is essentieel om te blijven leren en jezelf aan te passen aan veranderende omstandigheden binnen de bestuurslagen, zodat je een waardevolle bijdrage kunt blijven leveren aan je organisatie.
Functieomschrijving
Team Inkoop en monitoring Utrecht West is in Woerden gehuisvest en verzorgt de inkoop en het contractmanagement voor de Jeugdwet en de Wmo 2015 voor de regio Utrecht West.
Per 01-01-2027 wordt overgegaan naar de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Utrecht West (GR SD UW) waarin De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Stichtse Vecht en Woerden samenwerken.
Als directiesecretaresse ondersteun je de organisatie bij de overgang naar de GR en voer je secretariële, organisatorische en administratieve taken uit.
Je brengt structuur aan, bewaakt de zorgvuldige vastlegging van afspraken en werkt procesmatig en secuur, ook bij meerdere prioriteiten.
Je bent flexibel, stressbestendig en past je snel aan veranderingen aan; discretie en betrouwbaarheid zijn vanzelfsprekend.
Je pakt vraagstukken zelfstandig op, denkt kritisch mee en draagt actief ideeën aan ter verbetering van de dienstverlening.
Vereist profiel
- MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of managementondersteunende achtergrond.
- Aantoonbare ervaring als directiesecretaresse of managementondersteuner, bij voorkeur in een gemeentelijke of sociaal-domein omgeving.
- Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden; nauwkeurig en procesgericht werken.
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; hoog niveau van discretie en betrouwbaarheid.
- Stressbestendig, flexibel, proactief en zelfstandig met oog voor kwaliteitsverbetering en procesoptimalisatie.
- Goede kennis van MS Office; ervaring met overheids- of contractmanagementsystemen is een pré.
- Bereidheid om regionaal samen te werken en te reizen tussen gemeenten binnen Utrecht West (locatie Woerden).
Eisen
- Bring your own device is van toepassing; bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de laatste 8 jaar als directie- of bestuurssecretaresse.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij de overheid of semioverheid in een secretariële functie.
Wensen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding officemanagement op minimaal mbo-4 niveau.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de laatste 8 jaar als directie- of bestuurssecretaresse.
- Minimaal 3 jaar werkervaring bij de overheid of semioverheid in een secretariële functie.
- Uurtarief maximaal €75,00 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten, inclusief fee Flextender.
Competenties
- Teamgericht.
- Collegiaal.
- Nauwkeurig.
- Gestructureerd.
- Proactief.
- Zelfstandig.
- Communicatief sterk.
- Klantgericht.
- Kritisch.
- Oplossingsgericht.
- Flexibel.
- Stressbestendig.
- Betrouwbaar.
- Discreet.