Opleidingsniveau
MBO opleiding niveau 4 in directie- en/of managementondersteuning
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €3500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€40 - €70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Secretaresse, Office Manager, Projectmanager
Competenties & vaardigheden
Communicatief, Proactief, Resultaatgericht, Flexibel, Omgevingsbewust
Gerelateerde functies
Managementondersteuner, Bestuurssecretaris, Administratief Medewerker
Functieomschrijving
De rol van een secretaresse in een overheidsorganisatie is veelzijdig en speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het management en de leidinggevenden bij het realiseren van hun werkzaamheden. Deze functie omvat het effectief beheren van agenda's, het coördineren van afspraken, en het zorgen voor een gestructureerde werkverhouding. De secretaresse fungeert vaak als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waardoor uitstekende communicatieve vaardigheden van groot belang zijn. De werkzaamheden worden meestal uitgevoerd in een omgeving waar samenwerking en innovatie gewaardeerd worden, wat bijdraagt aan een inspirerende werksfeer.
Wat betreft het salaris, kan de beloning voor een secretaresse binnen de overheid sterk variëren. Een gemiddelde salarisrange voor een werknemer in een tijdelijke functie lijkt vaak tussen de €2.500 en €3.500 per maand te liggen, afhankelijk van ervaring, verantwoordelijkheden en de specifieke aard van de organisatie. Voor zzp opdrachten en interim werk in deze sector kunnen de uurtarieven variëren van €40 tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van de opdrachten. Dit maakt het een aantrekkelijke functie voor zowel medewerkers als zelfstandigen die op zoek zijn naar een afwisselende en uitdagende rol in de publieke sector.
Tot de gebruikelijke taken van een secretaresse behoren de organisatie en coördinatie van vergaderingen, het beheren van vertrouwelijke documenten, en het voorbereiden van verslagen en notulen. Daarnaast is het belangrijk om de benodigde informatie en materialen tijdig aan te leveren aan het managementteam, zodat beslissingen efficiënt genomen kunnen worden. Het vermogen om prioriteiten te stellen en effectief te multitasken is dus essentieel. Een secretaresse moet ook in staat zijn om onder tijdsdruk te werken en heeft vaak de verantwoordelijkheid voor het bewaken van deadlines en het opvolgen van afspraken, wat leidt tot een dynamische werkomgeving vol verschillende uitdagingen.
Om specialist te worden op het gebied van managementondersteuning, is het aan te raden een MBO-opleiding op niveau 4 in directie- en/of managementondersteuning te volgen. Werkervaring is cruciaal; minimaal drie jaar relevante ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is vaak vereist. Daarnaast kunnen aanvullende cursussen of certificaten, zoals op het gebied van projectmanagement of communicatie, waardevol zijn. Het netwerk binnen de overheid en kennis van specifieke overheidsprocedures kunnen ook helpen bij het verkrijgen van meer geavanceerde functies. Bovenal, een proactieve houding en de bereidheid om te leren en zich aan te passen aan veranderende werkvereisten zijn essentieel voor verdere groei en succes in deze rol.
Opleidingsniveau
MBO opleiding niveau 4 in directie- en/of managementondersteuning
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €3500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€40 - €70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Secretaresse, Office Manager, Projectmanager
Competenties & vaardigheden
Communicatief, Proactief, Resultaatgericht, Flexibel, Omgevingsbewust
Gerelateerde functies
Managementondersteuner, Bestuurssecretaris, Administratief Medewerker
Functieomschrijving
De rol van een secretaresse in een overheidsorganisatie is veelzijdig en speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het management en de leidinggevenden bij het realiseren van hun werkzaamheden. Deze functie omvat het effectief beheren van agenda's, het coördineren van afspraken, en het zorgen voor een gestructureerde werkverhouding. De secretaresse fungeert vaak als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waardoor uitstekende communicatieve vaardigheden van groot belang zijn. De werkzaamheden worden meestal uitgevoerd in een omgeving waar samenwerking en innovatie gewaardeerd worden, wat bijdraagt aan een inspirerende werksfeer.
Wat betreft het salaris, kan de beloning voor een secretaresse binnen de overheid sterk variëren. Een gemiddelde salarisrange voor een werknemer in een tijdelijke functie lijkt vaak tussen de €2.500 en €3.500 per maand te liggen, afhankelijk van ervaring, verantwoordelijkheden en de specifieke aard van de organisatie. Voor zzp opdrachten en interim werk in deze sector kunnen de uurtarieven variëren van €40 tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van de opdrachten. Dit maakt het een aantrekkelijke functie voor zowel medewerkers als zelfstandigen die op zoek zijn naar een afwisselende en uitdagende rol in de publieke sector.
Tot de gebruikelijke taken van een secretaresse behoren de organisatie en coördinatie van vergaderingen, het beheren van vertrouwelijke documenten, en het voorbereiden van verslagen en notulen. Daarnaast is het belangrijk om de benodigde informatie en materialen tijdig aan te leveren aan het managementteam, zodat beslissingen efficiënt genomen kunnen worden. Het vermogen om prioriteiten te stellen en effectief te multitasken is dus essentieel. Een secretaresse moet ook in staat zijn om onder tijdsdruk te werken en heeft vaak de verantwoordelijkheid voor het bewaken van deadlines en het opvolgen van afspraken, wat leidt tot een dynamische werkomgeving vol verschillende uitdagingen.
Om specialist te worden op het gebied van managementondersteuning, is het aan te raden een MBO-opleiding op niveau 4 in directie- en/of managementondersteuning te volgen. Werkervaring is cruciaal; minimaal drie jaar relevante ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is vaak vereist. Daarnaast kunnen aanvullende cursussen of certificaten, zoals op het gebied van projectmanagement of communicatie, waardevol zijn. Het netwerk binnen de overheid en kennis van specifieke overheidsprocedures kunnen ook helpen bij het verkrijgen van meer geavanceerde functies. Bovenal, een proactieve houding en de bereidheid om te leren en zich aan te passen aan veranderende werkvereisten zijn essentieel voor verdere groei en succes in deze rol.
Opdracht
Je bent werkzaam op het landelijk kantoor van Stichting Slachtofferhulp Nederland in Utrecht en vervult de rol van secretaresse binnen het bestuursbureau.
Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning bij interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen, waaronder de Stuurgroep Projecten.
Je verzorgt agendabeheer voor hoofden van afdelingen, attendeert op gemaakte afspraken en bereidt afspraken en vergaderingen inhoudelijk en logistiek voor.
Je stelt agenda's en vergaderstukken op, maakt deze gereed en verspreidt ze; bij afwezigheid van collega’s verzorg je de verslaglegging.
Je beoordeelt vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en onderneemt actie wanneer aanvulling of correctie nodig is, en stemt nauw af met het managementsecretariaat.
Vereist profiel
- MBO/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting secretarieel/administratief.
- Minimaal 2-3 jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële/administratieve functie, bij voorkeur binnen de publieke of non-profitsector.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met agendabeheer, vergaderplanning en verslaglegging.
- Sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in het Nederlands; discretie en betrouwbaarheid in omgang met vertrouwelijke informatie.
- Proactieve, nauwkeurige en oplossingsgerichte werkhouding; stressbestendig en flexibel inzetbaar voor (soms onverwachte) vergaderingen.
- Goede computervaardigheden (MS Office, e-mail, vergader- en documentenmanagement); ervaring met digitale samenwerkingsplatformen is een pré.
- Teamspeler die goed kan afstemmen met collega’s van het managementsecretariaat en betrokken bestuurders; affiniteit met het werk van Slachtofferhulp is een plus.
- Bereidheid om te werken op het kantoor in Utrecht.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.
- Een maximum uurtarief van € 65,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee Flextender.
Wensen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administrat.
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
- Aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenen.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.
Competenties
- Organisatorische vaardigheden zoals planning en agendabeheer.
- Administratieve vaardigheden zoals noteren.
- Dienstverlenende instelling.
- Gestructureerd werkend.
- Systematisch werkend.
- Accuraat werkend.
- Verantwoordelijkheid.
- Zelfstandigheid.
- Samenwerkingsgericht.
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
- Stressbestendig.
- Blijft kalm bij werken onder tijdsdruk.
- Integriteit in het verwerken van vertrouwelijke gegevens.