Administratief medewerker A

Administratief - Secretarieel Medewerker (28–32 uur, hybride)

Als administratief en secretarieel medewerker zorg je dat alles achter de schermen soepel verloopt en dat teammanagers en collega’s optimaal kunnen functioneren.

Je ondersteunt het team Actief voor Werk en het cluster Vluchtelingenopvang met een combinatie van secretariële taken (ongeveer 80%) en administratieve bijstand bij bijstandsaanvragen (ongeveer 20%).

Je plant afspraken voor drie teammanagers, regelt agendabeheer, organiseert bijeenkomsten en beheert documenten in systemen zoals iBabs.

Daarnaast verzorg je frontofficewerk, intakes, het verwerken van betaalopdrachten, scan- en archiveringswerk en ondersteuning bij de opvang van vluchtelingen.

Het is een afwisselende en betekenisvolle tijdelijke functie waarin snel inwerken, overzicht houden en goede communicatie met inwoners en collega’s centraal staan.

Vereist profiel

Wij zoeken een proactieve, organiserende professional die als spin in het web processen en mensen verbindt en snel inzetbaar is. Je beschikt minimaal over de volgende kwaliteiten en ervaring:

• Afgemaakte mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker met agendabeheer en ondersteuning van meerdere managers.
• Nauwkeurig, organisatorisch sterk en in staat om hoofd- en bijzaken te onderscheiden in een dynamische werkomgeving.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; klantgericht en toegankelijk richting inwoners en collega’s.
• Digitale vaardigheid: snel nieuwe systemen eigen maken (ervaring met documentenbeheer, iBabs is een pré).
• Flexibel, betrouwbaar en zelfstandig: je kunt snel up-to-speed zijn en direct van toegevoegde waarde voor het team.
• Ervaring met frontoffice-werk, intakes en administratieve processen rondom bijstand en vluchtelingenopvang is een plus.

Eisen

• Als leverancier heb je kennisgenomen van en ga je akkoord met de Algemene Inhuurvoorwaarden van de HeadFirst Group en de Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden (OSV) die van toepassing zijn voor een opdracht bij de gemeente Coevorden. Deze zijn terug te vinden op https://inhuurdeskcoevorden.nl
• De kandidaat is aangeboden op basis van uitzenden.
• Kandidaat heeft minimaal afgeronde MBO opleiding.
• Als leverancier zorg je ervoor dat de VOG uiterlijk binnen 28 dagen na aanvang opdracht aan het opdrachtdossier op de inhuurdesk is toegevoegd.

Wensen

• Kandidaat heeft een afgeronde MBO opleiding in administratieve of secretariële richting.
• Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
• Kandidaat heeft kennis van het plannen en organiseren binnen outlook. Graag toelichting hierop.
• 5kandidaat heeft ervaring binnen secretariële rollen
• Geef aan waarom jullie vinden dat de kandidaat echt een spin in het web is en bij welke functies zij/hij zowel organisatorisch als administratief volledig in control was.