Administratief Medewerker Doorstroompunt

Functieomschrijving

De administratief medewerker versterkt tijdelijk het team Leerplicht/Doorstroompunt binnen de afdeling Samenleving en ondersteunt leerplichtambtenaren en Doorstroompuntcoaches bij hun wettelijke taken.

Je verwerkt en beheert meldingen (DUO, verzuim, VSV), behandelt inkomende post en beheert de algemene mailbox en telefoon, zodat informatie tijdig en correct beschikbaar is voor het team.

Daarnaast voer je secretariële taken uit: agendaplanning, inplannen van startgesprekken en schoolbezoeken, opstellen van correspondentie en het administratief afhandelen van processen-verbaal.

Je bewaakt en optimaliseert administratieve werkprocessen, signaleert knelpunten, werkt mee aan procesverbetering (Lean) en beheert het zaaksysteem voor registratie en overzichten.

Fysieke aanwezigheid op kantoor, representatieve communicatie en nauwe samenwerking met collega’s, scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners zijn essentieel voor een efficiënte en transparante dienstverlening.

Vereist profiel

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur richting administratie of secretariaat.
• Ervaring met administratieve processen, mailbox- en telefoonbeheer en agendabeheer; ervaring met gemeentelijke zaaksystemen is een pré.
• Kennis van en kunnen handelen naar de Wet publieke gezondheid (WPG) en affiniteit met leerplicht-/RMC-procedures.
• Nauwkeurig, organisatorisch sterk, proactief bij signaleren van knelpunten en gericht op procesoptimalisatie (bijv. Lean-denken).
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, representatief en klantgericht in contact met scholen, ouders en ketenpartners.
• Vertrouwelijkheid en discreet omgaan met gevoelige (persoon)gegevens.
• Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor, flexibiliteit en collegiale instelling voor tijdelijke versterking van het team.

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd te staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt.
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met RMC-wetgeving, VSV (Voortijdig Schoolverlaten) en de Wet van school.
• Bereidheid tot minimaal 75% fysieke aanwezigheid.
• Aantoonbare werkervaring met een klantregistratiesysteem in relatie met VSV.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt.
• Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem gekoppeld aan Doorstroompunt.
• Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van administratieve dossiers en het bewaken van wettelijke termijnen.

Competenties

• Beschikt over een zelfstandige werkhouding.
• Toont een proactieve werkhouding.
• Is representatief bij correspondentie.
• Kan foutloos corresponderen.
• Heeft een sterke beheersing van automatisering.
• Heeft een sterke beheersing van digitale communicatie.
• Handelt accuraat.
• Is flexibel.
• Handelt integer.
• Werkt privacy-bewust.
• Heeft een dienstverlenende houding.