Administratief Medewerker Doorstroompunt

Functieomschrijving

De administratief medewerker versterkt tijdelijk het team Leerplicht/Doorstroompunt binnen de afdeling Samenleving en levert essentiële ondersteuning aan leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches.

Je verwerkt nauwkeurig meldingen (o.a. DUO, verzuim, VSV), beheert administratieve werkprocessen en zorgt voor actuele en volledige registraties in het zaaksysteem.

Je voert secretariële taken uit, beheert de algemene mailbox en telefoon, plant startgesprekken en schoolbezoeken en draagt zorg voor representatieve correspondentie en postverwerking.

Daarnaast signaleer en rapporteer je knelpunten, denk je mee over procesoptimalisatie (Lean) en ondersteun je bij kwaliteits- en verandertrajecten binnen het team.

Fysieke aanwezigheid op kantoor, het bewaken van een evenwichtige verdeling van meldingen en het uitvoeren van praktische hand- en spandiensten behoren eveneens tot je dagelijkse werkzaamheden.

Vereist profiel

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur richting administratie of secretarieel; relevante werkervaring in gemeentelijke of onderwijsgerelateerde processen is een pre.
• Ervaring met administratieve systemen (bijv. zaaksysteem), nauwkeurigheid in registraties en inzicht in procesbeheer en kwaliteitsverbetering.
• Kennis van en kunnen handelen naar wettelijke kaders, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens / WPG, en omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; representatief en klantgericht in contact met scholen, ouders en ketenpartners.
• Praktische organisatievaardigheden: plannen, agendabeheer, beheer van vakantieroosters en verdelen van meldingen; proactieve en oplossingsgerichte werkhouding.
• Samenwerkingsvermogen en flexibiliteit om in teamverband te werken, deel te nemen aan werkoverleggen en werkzaamheden af te stemmen met senioren en leidinggevenden.
• Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor gedurende de opdracht en een professionele, dienstverlenende instelling.

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat zij gebruikmaken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd te staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt.
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.
• Aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met RMC-wetgeving, VSV (Voortijdig Schoolverlaten) en de Wet van school.
• Bereidheid om 2 dagen per week fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt.
• Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem, gekoppeld aan Doorstroompunt.
• Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van administratieve dossiers en het bewaken van de wettelijke termijnen.

Competenties

• Zelfstandige en proactieve werkhouding.
• Representatief en foutloos kunnen corresponderen.
• Sterke beheersing van automatisering en digitale communicatie.
• Accuraatheid.
• Flexibiliteit.
• Integriteit.
• Privacybewustzijn.
• Dienstverlenende houding.