Administratief Medewerker Inkoop

Functieomschrijving

Bij binnenkomst merk je direct de informele sfeer; collega’s maken makkelijk een praatje en samen werken we aan de toekomst van Hellendoorn.

Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je de professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie.

Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken in het zaaksysteem InProces wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, procedures, standaarden en formats, en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging.

Je bewaakt kwaliteit en voortgang, fungeert als eerste aanspreekpunt voor reguliere inkoopvragen, ondersteunt interne opdrachtgevers bij start en uitvoering en draagt bij aan de spendanalyse voor inzicht in doelmatigheid en rechtmatigheid.

Je werkt in het team Inkoop en Contractmanagement (4 medewerkers), handelt zelfstandig binnen kaders en schaalt tijdig op naar de Inkoopadviseur bij complexe of specialistische vraagstukken.

Belangrijkste taken

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces.
• Bespreken van de inkoopbehoefte met interne opdrachtgevers en zorgen dat deze voldoende concreet is om het proces te starten.
• Bepalen welke processtappen volgen op basis van bestaande kaders, procedures en werkwijzen.
• Zorgdragen voor correcte afronding en navolgbare vastlegging van inkooptrajecten.
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en het toepassen van formats en procedures.
• Bijdragen aan spendanalyse en ondersteunen van de inkoopkalender en informatie op intranet/website.
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en tijdig escaleren naar de Inkoopadviseur.

Vereist profiel

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met ervaring in inkoopadministratie of gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met zaaksystemen (bij voorkeur InProces) en goede administratieve vaardigheden; nauwkeurig en verzorgd vastleggen is essentieel.
• Kennis van of affiniteit met inkoop- en aanbestedingsbeleid, procedures en compliance (kan kaders toepassen en herkennen wanneer op te schalen).
• Analytisch vaardig en ervaring met spendanalyse en Excel of vergelijkbare tools.
• Goede communicatieve vaardigheden, klantgericht, proactief en een teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
• Integriteit, scherp oog voor risico’s en het vermogen om keuzes en processtappen helder te documenteren.
• Bereidheid om tijdelijk voor de gemeente Hellendoorn aan de slag te gaan en samen te werken binnen het team Inkoop en Contractmanagement.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen.
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.
• Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten.
• Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
• Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw.
• Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses.
• Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding.

Competenties

• Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe.
• Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd.
• Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen.
• Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving.
• Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat.
• Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen.