Administratief medewerker -Medewerker en Beheer Projectsupport

Samenvatting opdracht

Als Medewerker Projectsupport ondersteun je projectleiders binnen een omvangrijke, meerjarige vastgoedopgave met meerdere gelijktijdige projecten en stakeholders.
Je brengt structuur en overzicht in informatie, planning, besluiten, financiën en voortgang en bewaakt opvolging van acties.
Je verzorgt organisatie van overleggen, verslaglegging, documentmanagement in digitale omgevingen (o.a. Teams) en draagt bij aan voortgangsrapportages.
Afhankelijk van de projectfase varieert je rol van administratieve ondersteuning tot bijdrage aan planning, risico‑ en financiële projectbeheersing.
Je werkt nauw samen met projectmanagers, de manager Vastgoed, projectteams en externe partijen en zorgt dat besluitvorming tijdig en goed onderbouwd plaatsvindt.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar relevante ervaring in projectondersteuning, projectsecretariaat of projectbeheersing; ervaring met meerdere projecten is vereist.
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen (Teams).
• Ervaring met projectplanning, voortgangsrapportages en bij voorkeur financiële projectadministratie.
• Bekendheid met capaciteitsplanning is een pré.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden, analytisch en nauwkeurig.
• Beschikbaarheid circa 24–30 uur per week; start per direct; contractduur circa 12 maanden; standplaats Deventer/Enschede (hybride mogelijk).

Persoonlijke competenties

• Proactief: neemt initiatief en anticipeert op projectbehoeften.
• Organisatievermogen: bewaakt afspraken, taken en informatiestromen.
• Nauwkeurig: levert betrouwbare, actuele projectinformatie.
• Verbindend en omgevingsbewust: schakelt effectief tussen disciplines en belangen.
• Signalerend en daadkrachtig: herkent en adresseert risico's en knelpunten.
• Flexibel en zelfstandig: werkt goed in een dynamische, veranderende projectomgeving.

Contract, schaal en samenwerking

Omvang: 24–30 uur/week. Start: per direct. Duur: 12 maanden. Standplaats: Deventer en Enschede, hybride werken mogelijk.
Je rapporteert aan de manager Vastgoed en ondersteunt één of meerdere projectleiders; taken en prioriteiten worden regelmatig afgestemd en kunnen per fase wisselen.

Aantonen van ervaring — concreet voorbeeld

Manier van aantonen: lever een korte casusbeschrijving (max. 1 A4) met bijlagen zoals projectplanningen, voortgangsrapporten, vergaderverslagen en actieoverzichten waaruit jouw rol blijkt. Benoem je urenregistratie, gebruikte tools (bijv. Teams, Planner, Excel) en welke financiële of capaciteitsgegevens jij beheerde of controleerde.

Voorbeeldcasus: Tijdens de herontwikkeling van een voormalig kantoorpand coördineerde ik de projectsupport voor vier deelprojecten (ontwerp, aanbesteding, vergunningen, uitvoering). Ik organiseerde wekelijkse projectoverleggen, stelde de agenda op, verzamelde stukken en maakte besluiten- en actielijsten. Ik beheerde de centrale projectomgeving in Teams, hield planning en mijlpalen in een Gantt-overzicht bij en werkte voortgangsrapportages uit voor de projectleider en stuurgroep. Toen een aannemer structureel achterliep op urenregistratie en facturatie ontstond een risico op overschrijding van de prognose; ik signaleerde dit vroegtijdig, verzamelde bewijs (urenstaat vs. planning), besprak het met de projectleider en facilitair beheer en initieerde een herstelplan inclusief aangepaste capaciteitsallocatie en extra voortgangsmeetings. Door structurele opvolging en aanpassing van de planning kon de vertraging beperkt blijven en werden financiële afwijkingen tijdig gecorrigeerd. Afronding: ik leverde een compleet projectdossier aan met leerpunten en een overzicht van gerealiseerde uren en kosten, waarmee de projectmanager en het management konden sturen op vervolgprojecten.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar relevante ervaring in projectondersteuning, projectsecretariaat, projectbeheersing of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met het ondersteunen van meerdere projecten en/of projectmanagers.
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen, waaronder Teams.
• Omvang: 24–30 uur per week.
• Start: Per direct.
• Duur: 12 maanden.
• Standplaats: Deventer en Enschede, hybride werken mogelijk.

Wensen

• Ervaring met financiële projectadministratie is gewenst.
• Ervaring met capaciteitsplanning is een pré.