Administratief medewerker

Opdracht

Je maakt deel uit van het team Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en ondersteunt de uitvoering van vergunningenprocessen.

Je verzorgt de administratieve afhandeling: beheren van teammailboxen, verwerken van aanvragen en mutaties in het zaaksysteem en opbouwen van dossiers.

Je verdeelt zaken binnen het team, bewaakt de voortgang van dossiers en publiceert aanvragen, besluiten en relevante documenten conform procedures.

Je werkt nauw samen met vergunningverleners, toezichthouders, juristen en externe partners (o.a. Omgevingsdienst Haaglanden, Veiligheidsregio) en fungeert als verbindende schakel binnen de administratieve ondersteuning.

Je signaleert onvolkomenheden, bewaakt de kwaliteit van administratieve gegevens en draagt bij aan een uniforme werkwijze; er is ruimte voor een junior vergunningverlener met HBO-opleiding en begeleide ontwikkeling binnen het vakgebied.

Vereist profiel

• Afgeronde MBO-4 of HBO-opleiding; voor de junior vergunningverlener geldt bij voorkeur een afgeronde HBO-opleiding.
• Aantoonbare administratieve ervaring, bij voorkeur binnen gemeentelijke of publieke processen en met zaaksystemen.
• Goede kennis van Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en zorgvuldige, nauwkeurige werkhouding.
• Basiskennis van relevante wet- en regelgeving (bijv. Omgevingswet/Wabo) is een pré; leergierigheid om deze verder te verdiepen.
• Goede communicatieve vaardigheden, klantgerichte instelling en vermogen om effectief samen te werken binnen multidisciplinaire teams.
• Zelfstandig kunnen prioriteren, proactief signaleren van knelpunten en nauwkeurig beheren van administratieve processen en documenten.
• Veilige omgang met vertrouwelijke informatie, computervaardig (e-mail, MS Office, zaaksysteem) en organisatorisch sterk.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Aantoonbare werken/ of stage ervaring met administratieve werkzaamheden binnen het vth domein.
• Aantoonbare werken/ of stage ervaring met zaaksysteem RX mission.

Wensen

• Aantoonbare werk en/ of stage ervaring met administratieve werkzaamheden binnen vergunningverlening, VTH-processen of vergelijkbare vergunninggerichte uitvoeringsprocessen binnen een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met werkzaamheden zoals zaakverdeling, mailboxbeheer, publicaties, voortgangsbewaking of andere procesondersteunende werkzaamheden binnen een vergunningen- of VTH-omgeving.
• Een door de kandidaat zelf gescheven motivatiebrief waaruit blijkt hoe de kandidaat zich wil ontwikkelen binnen het vakgebied vergunningverlening en welke relevante opleiding, stages, werkervaring of nevenactiviteiten hieraan bijdragen.
• Beschikbaar per uiterlijk 5 oktober 2026 voor gemiddeld 18 uur per week.
• Minimaal 1 aanvullende opleiding op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

Competenties

• Nauwkeurigheid: werkt zorgvuldig en gestructureerd, verwerkt gegevens correct en bewaakt de kwaliteit en volledigheid van dossiers, registraties en publicaties.
• Organisatiebewustzijn: begrijpt de gemeentelijke werkprocessen, procedures en verantwoordelijkheden binnen de organisatie en handelt hiernaar.
• Samenwerken: werkt constructief samen met vergunningverleners, toezichthouders, juristen en overige collega's en draagt bij aan een goede afstemming binnen het team.
• Plannen en organiseren: kan meerdere dossiers, mailboxen en administratieve processen gelijktijdig beheren en weet prioriteiten te stellen binnen de gestelde termijnen.
• Resultaatgerichtheid: neemt verantwoordelijkheid voor een tijdige en correcte afhandeling van werkzaamheden en bewaakt de voortgang van processen.
• Kwaliteitsgerichtheid: signaleert fouten, onvolkomenheden of ontbrekende informatie en onderneemt actie om de kwaliteit van dossiers en werkprocessen te verbeteren.