Administratief medewerker

Functieomschrijving

Als Medewerker Crediteurenadministratie verwerk je alle inkooporders, inkoopfacturen, creditnota’s en betaalopdrachten in het digitale systeem (ERPx/Unit4).

Je behandelt nauwkeurig de binnenkomende mailbox met vragen en verzoeken en onderhoudt contact met collega’s binnen de organisatie en met externe crediteuren, waaronder leveranciers en bewoners met gemeentelijke subsidies.

Dagelijkse taken zijn onder meer het aanmaken van nieuwe crediteuren, verwerken van aanvragen voor inkooporders en het afhandelen van aanmaningen en herinneringen.

Je draagt bij aan een soepel verloop van de crediteurenadministratie en zorgt voor een kloppende financiële administratie en tijdige dienstverlening richting de organisatie, inwoners en bedrijven.

De functie is geplaatst bij Gemeente Zaanstad in Zaandam binnen het team Administratief medewerker FINANCE.

Vereist profiel

• Minimaal MBO-niveau, bij voorkeur een opleiding in administratie, finance of vergelijkbaar.
• Ervaring met crediteurenadministratie; kennis van ERPx (Unit4) is een pré of bereidheid om dit snel te leren.
• Zeer nauwkeurig en cijfermatig sterk; je verliest geen detail uit het oog.
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling richting collega’s, leveranciers en inwoners.
• Zelfstandig, organisatorisch sterk en stressbestendig; je kunt prioriteiten stellen en meerdere werkzaamheden tegelijk beheren.
• Kennis van gemeentelijke administratieve processen en ervaring met subsidieverwerking is een pré.

Eisen

• Als Medewerker Crediteuren werk je binnen de afdeling Financiën, bestaande uit ruim 35 collega’s. We zijn onderverdeeld in drie teams: Financieel Specialisten, Financieel Adviseurs en het team Financiële Transacties. Jij valt onder het team Financiële Transacties. Je doet het werk samen met 16 collega’s. De sfeer is informeel maar professioneel. Team Financiële Transacties is onder meer verantwoordelijk voor een goede verwerking van de bankafschriften, betalingen en het invorderingsproces van facturen. De uitdaging is en blijft om onze processen continu effectiever en efficiënter te maken. Daar zetten wij ons iedere dag voor in.
• Jij bent het
• Gewoon lekker jezelf. In deze functie is het belangrijk dat je moeiteloos prioriteert, plant en organiseert. Met details ga jij uiterst nauwkeurig om: je werkt zorgvuldig en signaleert afwijkingen of fouten voordat ze gevolgen hebben. Je kunt verbanden leggen en in processen denken. Je blijft kritisch en alert bij routinetaken. Je handelt eerlijk en gaat zorgvuldig met vertrouwelijke informatie om, volgt de wet- en regelgeving en handelt integer. Je houding is klantgericht en je neemt initiatief door mee te denken in oplossingen bijvoorbeeld bij spoedbetalingen.
• Verder heb je:
• ·Minimaal een afgeronde opleiding op mbo(4)-niveau in een financiële richting.
• ·Ervaring met financiële administraties is een pré.
• ·Ervaring met ERPx (Unit4)