Administratieve ondersteuner

Beschrijving

Als administratief ondersteuner openbare ruimte zorg je dat meldingen van inwoners in het zaaksysteem worden geregistreerd, uitgezet en administratief afgehandeld.
Je bewaakt de voortgang van zaken, verwerkt terugkoppelingen en archiveert meldingstukken volgens richtlijnen.
Je ondersteunt het team bij planning, notuleren, bijhouden van acties en het verwerken en archiveren van documenten.
Je voert de begraafplaatsadministratie uit: registraties bijhouden, aanvragen en mutaties verwerken en inwonersvragen beantwoorden.
Je signaleert knelpunten in werkprocessen, denkt mee over verbeteringen en wordt ingezet bij kleine projecten en bewonerscommunicatie.

Vereist profiel

• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur ervaring in gemeentelijke of vergelijkbare administratieve functies.
• Nauwkeurig, gestructureerd en oog voor detail; je werkt ordelijk en houdt overzicht bij veelvuldige werkzaamheden.
• Ervaring met of snelle beheersing van zaaksystemen, dossierbeheer en digitale archivering (bijv. Office 365).
• Basiskennis van of bereidheid om te leren over begraafplaatsadministratie en relevante wet- en regelgeving.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, klantvriendelijk in contact met inwoners en collega’s.
• Zelfstandig, maar ook een teamspeler; flexibel inzetbaar en oplossingsgericht bij (kleine) projecten.
• Vertrouwd met privacybewust werken (AVG) en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
• Beschikbaar voor een opdracht van maximaal 12 maanden en ingebed binnen de organisatie; woonachtig of bereid te reizen naar De Bilt/Utrecht.

Locatie: De Bilt, Gemeente De Bilt — Functie: Administratieve ondersteuner openbare ruimte

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen

• Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie.
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office.
• Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.

Competenties

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken.
• Politiek-bestuurlijk sensitief.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.