Administratieve ondersteuning evenementen, APV en exploitatievergunningen

Taakomschrijving

Als administratief medewerker evenementen ondersteun je bij de afhandeling van aanvragen voor evenementen, APV- en exploitatievergunningen binnen Gemeente Velsen.

Je bewaakt en beheert mailboxen en het zaaksysteem CLO: je verdeelt binnenkomende e-mails en zaken, beoordeelt aanvragen op volledigheid en vraagt zo nodig aanvullende informatie op.

Je plant overleggen en reserveert ruimtes, notuleert tijdens overleggen en houdt de evenementenkalender bij en verstuurt deze wekelijks naar betrokken partijen.

Je verzorgt de administratieve afhandeling van evenementmeldingen en diverse vergunningen (evenement, film, loterij, collecte, standplaats, aanwezigheid speelautomaten, tapontheffingen) en schrijft waar nodig de leidinggevende bij.

Je beheert ook de website- en verkeersregelaarsgegevens door evenementen goed te keuren en verkeersregelaars aan te stellen, schakelt met aanvragers, collega’s en hulpdiensten en gebruikt daarbij meerdere applicaties.

Je werkt nauwkeurig, bewaakt termijnen en zorgt voor een klantgerichte en professionele afhandeling van vergunningstrajecten en interne processen.

Vereist profiel

• Minimaal MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding of ervaring in administratie of gemeentelijke dienstverlening.
• Aantoonbare ervaring met administratieve processen en bij voorkeur met zaaksystemen (bij voorkeur CLO).
• Kennis van of affiniteit met APV, evenementen- en exploitatieregels, of bereidheid deze snel eigen te maken.
• Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands; nauwkeurig en helder formuleren is essentieel.
• Servicegerichte houding, klantvriendelijk en communicatief vaardig richting aanvragers, collega’s en externe instanties.
• Zelfstandig kunnen werken, prioriteiten stellen en omgaan met meerdere lopende zaken tegelijk.
• Ervaring met notuleren, agendabeheer en het plannen van overleggen; basisvaardigheden in websitebeheer en digitale tools zijn een pré.
• Flexibiliteit in werktijden bij piekmomenten of (avond)overleggen tijdens evenementenperiodes.
• Betrouwbaar, discreet en een echte teamspeler met oog voor procesverbetering.

Eisen

• Benodigd:
• MBO werk- en denkniveau
• Kennis van Exploitatie- en alcoholwet
• Administratieve ervaring bij voorkeur opgedaan binnen gemeenten en binnen ruimtelijk domein