Afdelingsondersteuner PMI *A0924716

Omschrijving

Voor onze eindklant Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zoekt Harvey Nash een Afdelingsondersteuner PMI voor de Directie Informatievoorziening.

De Directie bestaat uit vier afdelingen; PMI is verantwoordelijk voor IV-projecten en -programma's binnen de organisatie.

De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, vier programmamanagers (verdiepingsmanagers), een coördinator PMO-Office, een coördinator communicatie, een testmanager en ongeveer 120 projectmedewerkers (in- en extern).

De Afdelingsondersteuner fungeert als spin-in-het-web en verzorgt diverse operationele en administratieve taken ter ondersteuning van het afdelingshoofd en de teams.

Werkzaamheden omvatten o.a. agendabeheer, vergader- en verslaglegging, coördinatie van informatievoorziening voor projecten, eerste aanspreekpunt voor interne afstemming en administratieve procesondersteuning.

Standplaats: Den Haag, Zuid-Holland. Opdracht: Dienst Justitiële Inrichtingen. Referentie: Afdelingsondersteuner PMI A0924716 (ADMINISTRATION).

Vereist profiel

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of (project)ondersteunende richting.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een project- of programmatische omgeving (bij voorkeur PMO/IV-gerelateerd).
• Uitstekende organisatorische vaardigheden; accuraat in administratie, notuleren en archiveren.
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie, verslaglegging en het coördineren van (project)documentatie.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; duidelijke communicatieve vaardigheden richting verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en snel thuis in nieuwe administratieve systemen en tooling.
• Proactieve, servicegerichte houding; discreet en betrouwbaar met gevoel voor integriteit en vertrouwelijke informatie (werken binnen justitiële context).
• Samenwerkingsgericht, stressbestendig en flexibel inzetbaar in een dynamische projectomgeving met interne en externe stakeholders.

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering)
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coordineren van documentenstromen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen

Wensen

• Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
• Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
• Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
• Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
• Nauwkeurig: kritisch en alert op details
• Presentaties (powerpoint) maken
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren
• Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring)
• Ervaring in Jira (projectmanagementtool)
• Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc.
• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
• Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen.

Competenties

• Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
• Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
• Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
• Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
• Nauwkeurig: kritisch en alert op details