Afdelingsondersteuner PMI

Opdrachtbeschrijving

Als Afdelingsondersteuner PMI vervul je een centrale, coördinerende rol binnen de afdeling Project Management en Implementatie (PMI) van de Directie Informatievoorziening (DI) binnen DJI. Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT bij planning, voorbereiding en uitvoering van operationele taken en bijeenkomsten. De werkzaamheden omvatten agendabeheer, organiseren en notuleren van overleggen, samenstellen van afdelingscommunicatie en ondersteunen bij jaarplannen en uitvoering. Je werkt intensief samen met de directiesecretaris en overige afdelingsondersteuners bij directiebrede aangelegenheden en bent de spin-in-het-web voor alle administratieve en organisatorische vraagstukken binnen PMI. De functie omvat ongeveer 30 uur per week, verdeeld over vaste taken zoals agendabeheer (8 uur), PMI MT-overleg (6 uur), organisatie van bijeenkomsten (4 uur), wekelijkse communicatie (4 uur), ondersteuning jaarplans en directie-MT (samen 6 uur) en afstemming met collega-ondersteuners (2 uur).

Vereist profiel

• Opleiding: mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële, administratieve of bedrijfskundige richting.
• Ervaring: minimaal 2–3 jaar relevante ervaring in afdelings- of managementondersteuning, bij voorkeur binnen de overheid of grote (IT-)projectomgevingen.
• Vaardigheden: uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk), vaardig in agendabeheer, notuleren en bijeenkomsten organiseren.
• IT/Tools: goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en vertrouwdheid met samenwerken in digitale omgevingen; kennis van project- of informatievoorzieningsterminologie is een pré.
• Persoonlijke eigenschappen: proactief, nauwkeurig, discreet (omgang met vertrouwelijke informatie), stressbestendig, klantgericht en een echte teamspeler met goede communicatieve vaardigheden.
• Beschikbaarheid: circa 30 uur per week; flexibiliteit in uren en afstemming met het MT en directiesecretariaat is gewenst.
• Overige: affiniteit met de publieke sector en/of ervaring binnen grote organisaties zoals DJI is een voordeel.

Eisen

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur richting ICT, projectmanagement en/of bedrijfsvoering).
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen.
• Minimaal twee jaar administratieve ervaring met het verwerken en coördineren van documentenstromen.
• Minimaal twee jaar aantoonbare ervaring met het opstellen van jaarplannen en het notuleren van overleggen.

Wensen

• Presentaties (PowerPoint) kunnen maken.
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren.
• Agenda-afspraken kunnen maken (Outlook/Webex ervaring).
• Ervaring met Jira (projectmanagementtool).
• Kennis van samenwerkingsruimtes zoals Confluence en Zenya.
• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
• Idealiter beschikbaar voor 24-32 uur per week, op meerdere werkdagen.

Competenties

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Stressbestendig en kunnen omgaan met werkdruk.
• Flexibel en kunnen omgaan met een snel veranderende omgeving.
• Organiseren, prioriteren en structuur aanbrengen.
• Nauwkeurig, kritisch en alert op details.