Bestuurs- en Directiesecretaresse - Gemeente Veenendaal

Korte omschrijving

Als bestuurs- en directiesecretaresse ondersteun je twee portefeuillehouders en het bestuurssecretariaat bij agendabeheer, vergaderplanning en communicatie.

Je beheert mailboxen en zorgt voor tijdige, volledige en zorgvuldig opgemaakte stukken voor het college van B&W en overige bestuurlijke overleggen.

Je organiseert en faciliteert representatieve en officiële activiteiten (zoals lintjesuitreikingen) en levert praktische ondersteuning tijdens evenementen.

Je werkt in het Team Communicatie & Secretariaat binnen een hecht subteam met korte lijnen en veel ruimte om zelfstandig te handelen.

De rol vereist structurele inbedding in de organisatie, nauw contact met interne stakeholders en het borgen van continuïteit en kennis binnen het team.

Vereist profiel

• Opleiding: afgeronde mbo-4 opleiding richting managementassistent/secretaresse of aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring als bestuurs-/directiesecretaresse.
• Werkervaring: minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse (minimaal 2 jaar is genoemd, maar 4 jaar is vereist volgens de lijst).
• MS Office: aantoonbare ervaring met MS Office; vermeld concreet waar en hoe deze ervaring is opgedaan in het cv.
• AI/CoPilot: aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse; beschrijf duidelijk waar dit is toegepast.
• Trainingen: afgeronde cursus/training gericht op managementassistent/secretaresse.
• Beschikbaarheid/contract: Geen ZZP; bij detachering moet de leverancier over een geldige G-rekening beschikken (bewijs bij contractering).
• Persoonskenmerken: stressbestendig, neemt initiatief, flexibel en schakelkrachtig, politiek-bestuurlijke sensitiviteit en digitale innovatiegerichtheid.

Knock-outcriteria (moet expliciet in het cv vermeld staan)

• 1. Geldige G-rekening bij detachering: aantoonbaar bij contractering.
• 3. Afgeronde mbo-4 opleiding managementassistent/secretaresse of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs-/directiesecretaresse.
• 4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• 5. Aantoonbare werkervaring met MS Office — benoem duidelijk in welk(e) functie(s) en periode(s).
• 6. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• 7. Aangetoonde cursus/training op gebied van managementassistent/secretaresse.
• 8. Aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse — vermeld concrete voorbeelden en resultaten.

Competenties

• Stressbestendigheid: blijft effectief functioneren onder tijdsdruk en tijdens piekmomenten.
• Initiatief nemen: signaleert kansen en pakt verantwoordelijkheden zelfstandig op.
• Flexibiliteit & schakelkracht: snel wisselen tussen taken, prioriteiten en veranderende omstandigheden.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: begrip van belangen, verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen de gemeente.
• Digitale vaardigheid & innovatiegerichtheid: effectief gebruik van digitale tools en nieuwsgierigheid naar nieuwe technologieën (zoals AI/CoPilot).
• Professionele secretariële expertise: hoog werk- en denkniveau en sterke secretariële vaardigheden voor ondersteuning van bestuurders en management.

Aanvullende instructies voor het cv

• Geen ZZP: kandidaten moeten in loondienst of via een detacheringsconstructie beschikbaar zijn (bij detachering: G-rekening aantonen).
• Maak per eis en criterium expliciet zichtbaar in welke functie(s), periode(s) en organisatie(s) de gevraagde ervaring en opleidingen zijn behaald.
• Beschrijf concrete voorbeelden van werkzaamheden met MS Office en met CoPilot (waar toegepast, doel en resultaat).
• Omschrijf relevante trainingen/cursussen en voeg certificaten of data toe indien beschikbaar.
• Vermeld locatiebereikbaarheid: inzetbaar in Veenendaal (Utrecht-regio) en openheid voor hybride werken.
• Geef per competentie een kort voorbeeld (1–2 regels) waarin deze competentie is aangetoond.
• Let op: ontbrekende of onduidelijk onderbouwde informatie wordt niet meegenomen in de beoordeling.

Rol & context

• Functie: Flextender Bestuurs- en Directiesecretaresse — Gemeente Veenendaal.
• Team: Team Communicatie & Secretariaat; onderdeel bestuurs- en directiesecretariaat.
• Sfeer & werkwijze: open, informeel, korte lijnen, ruimte voor eigen invulling en balans werk–privé; hybride werken mogelijk.

Eisen

• De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft (aan te tonen bij contractering).
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse. Of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbaar afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.

Competenties

• Stressbestendigheid
• Initiatief nemen
• Flexibiliteit en schakelkracht
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Digitale vaardigheid en innovatiegerichtheid
• Professionele secretariële expertise