Bestuurs- en directiesecretaresse

Team

De bestuurs- en directiesecretaresses vormen onderdeel van de staf en leveren geheimhoudende, ondersteunende werkzaamheden voor het gemeentebestuur.

Je werkt nauw samen met één andere ervaren bestuurs- en directiesecretaresse, waarbij taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld.

Opdracht

• Ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal.
• Beheren van agenda’s, e-mail en overige post; voorbereiden en verwerken van vergaderstukken.
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, waaronder de wekelijkse collegevergadering op dinsdag.
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en overige administratieve taken.
• Kabinetszaken: behandelen van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen en voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Ontvangen van bezoek, fungeren als gastvrouw/-heer en (mede) organiseren van vieringen en herdenkingen.
• Intern en extern verspreiden van (vertrouwelijke) documenten.

Kernbeschrijving

Je bent het vaste aanspreekpunt voor het college en de directie en garandeert een professionele en discrete ondersteuning.

Je coördineert agenda’s en correspondentie en zorgt voor tijdige en correcte voorbereiding van vergaderingen en stukken.

Je handelt kabinets- en protocolzaken zorgvuldig af en bereidt officiële bezoeken en onderscheidingen voor.

Je ontvangt gasten representatief en ondersteunt bij organisatie van officiële bijeenkomsten en herdenkingen.

Je werkt zelfstandig, proactief en bent gewend te opereren in een bestuurlijke en protocollaire omgeving.

Vereist profiel

• Aanvullende secretariële opleiding (mbo+/hbo) of aantoonbare gelijkwaardige werkervaring in een bestuurlijke/administratieve functie.
• Ervaring met agendabeheer, vergadervoorbereiding, notuleren en verwerken van vergaderstukken.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en representatief optreden.
• Discretie, integriteit en kennis van protocollaire regels en kabinetszaken is een sterke pré.
• Organisatorisch sterk, proactief, klantgericht en stressbestendig bij piekmomenten.
• Goede beheersing van MS Office, e-mail- en agenda­systemen; ervaring in de gemeentelijke context is wenselijk.

Locatie en functie

Locatie: Stadskanaal, Groningen — Gemeente Stadskanaal

Functie: Bestuurs- en directiesecretaresse (Administratie)

Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met MS Office.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare afgeronde cursus of training op het gebied van managementassistent/secretaresse.
• Uurtarief maximaal €71,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten.
• De inschrijver gaat akkoord met een deta-vast-constructie, waarbij de kandidaat na 1.040 gewerkte uren, indien de opdrachtgever dit wenst, kosteloos in dienst treedt bij de opdrachtgever.

Competenties

• Aanpassingsvermogen.
• Stressbestendigheid.
• Uitdrukkingsvaardigheid mondeling.
• Uitdrukkingsvaardigheid schriftelijk.
• Klantgerichtheid.
• Luisteren.
• Doorzettingsvermogen.
• Resultaatgericht werken.
• Samenwerken.
• Overtuigen.
• Assertiviteit.
• Besluitvaardigheid.
• Organiseren.
• Kritisch.
• Plannen en organiseren.