Bestuurs- en Directiesecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse ben je de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders en zorg je dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn.

Je bereidt tijdig alle stukken voor, beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af.

Je plant en coördineert vergaderingen en activiteiten van het college van B&W, inclusief alle bijbehorende voorbereiding en verslaglegging.

Je biedt praktische ondersteuning bij representatieve en officiële gelegenheden, zoals lintjesuitreikingen, en zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld.

Je werkt in het Team Communicatie & Secretariaat binnen een hecht subteam dat secretariële en organisatorische ondersteuning biedt aan directie en college; de rol is structureel en vereist volledige inbedding in de organisatie.

Vereist profiel

• Afgeronde secretariële of vergelijkbare mbo-/hbo-opleiding.
• Minimaal enkele jaren ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met agendabeheer, notuleren en dossierbeheer.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; representatief en servicegericht.
• Discretie, betrouwbaarheid en gevoel voor politieke/bestuurlijke verhoudingen.
• Proactieve houding, stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen binnen een dynamische werkomgeving.
• Ervaring met Microsoft Office en gangbare secretariële systemen; kennis van gemeentelijke processen is een pré.
• Bereidheid tot flexibele werktijden in verband met vergaderingen en representatieve activiteiten; woonachtig in of bereid te reizen naar regio Veenendaal/Utrecht.

Standplaats en organisatie

Standplaats: Veenendaal (provincie Utrecht).

Werkgever: Gemeente Veenendaal — functie: Bestuurs- en Directiesecretaresse (ADMINISTRATION).

Eisen

• De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft (aan te tonen bij contractering).
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse. Of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met MS Office.

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbaar afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.

Competenties

• Stressbestendigheid: Je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk.
• Initiatief nemen: Je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen.
• Flexibiliteit: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.
• Schakelkracht: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar.
• Digitale vaardigheid: Je maakt effectief gebruik van digitale middelen.
• Innovatiegerichtheid: Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.
• Professionele secretariële expertise: Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.