Bestuurs- en directiesecretaresse

Vacature: Bestuurs- en directiesecretaresse (tijdelijk)

Ga tijdelijk aan de slag bij Wetterskip Fryslân en duik in de uitdagende wereld van waterbeheer.

Je draagt bij aan een veilige en leefbare provincie voor mens en natuur, nu en voor volgende generaties.

Binnen het team Bestuursondersteuning ondersteun je primair de secretaris-directeur met complex agendabeheer en voorbereiding van overleggen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties en verstrekt informatie met zorg voor vertrouwelijkheid.

Je werkt nauw samen met collega-bestuurs- en directiesecretaresses, ondersteunt elkaar waar nodig en valt onder schaal 8 (CAO Waterschappen).

Standplaats: Leeuwarden. Functiegericht op nauwkeurigheid, zelfstandigheid en bestuurlijke sensitiviteit.

Vereist profiel

• Minimaal mbo+ of hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met secretariële of bestuursondersteunende opleiding.
• Aantoonbare ervaring met ondersteuning van directie/secretaris-directeur en met complex agendabeheer.
• Sterke organisatorische vaardigheden, proactief inzicht in prioriteiten en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, klantgericht en representatief in contacten met interne en externe partijen.
• Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie en een hoge mate van discretie en integriteit.
• Teamspeler die goed samenwerkt met andere bestuurs- en directiesecretaresses en flexibel inzetbaar is.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, praktisch vaardig met MS Office en vergader- / agendasoftware.
• Bereidheid tot tijdelijke inzet; functie ingeschaald in schaal 8 (CAO Waterschappen), locatie Leeuwarden.

Eisen

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 met motivatie toe.
• De kandidaat heeft minimaal MBO 4 werk- en denkniveau. Dit is aantoonbaar door werkervaring op CV, recent gedaan assessment of een behaald diploma.
• minimaal 2 jaar werkervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Wensen

• Ruime ervaring met het beheren van complexe agenda's.
• Minimaal 3 jaar gerichte werkervaring in een (politiek) bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met het gebruik van ibabs en sharepoint.
• Je bent een stressbestendige teamspeler, resultaat- en klantgericht en beschikt over goede contactuele, schriftelijke en sociale vaardigheden. Licht dit toe in het CV.

Verantwoordelijkheden

• ondersteun je samen met je collega’s het bestuur en de directie en bewaak je het overzicht en de samenhang binnen de administratieve procedures en processen;
• beheer je de complexe agenda van de secretaris-directeur en, waar nodig, die van andere bestuurders en directieleden. Je stelt zelfstandig of in overleg prioriteiten en stemt afspraken hierop af;
• zorg je voor een goede voorbereiding van directieoverleggen en verzamel en organiseer je de benodigde vergaderstukken en documenten;
• heb je inzicht in de netwerken van het bestuur en de directie en onderhoud je actief contact met collega-ondersteuners binnen deze netwerken.

Competenties

• Beoordelingskader gesprek Waardering Punten Toekenningscriterium1 Uitmuntend 50%De kandidaat wekt veel vertrouwen en doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak goed. De aangeleverde informatie is helder, begrijpelijk, en sluit goed aan bij de situatie van het Wetterskip en zal in de ogen van de beoordelingscommissie leiden tot een uitmuntend resultaat. De kandidaat overstijgt de verwachtingen. 2 Goed 40%De kandidaat wekt vertrouwen en doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak goed. De aangeleverde informatie is helder, begrijpelijk en sluit over het algemeen goed aan bij de situatie van het Wetterskip en zal in de ogen van de beoordelingscommissie leiden tot een goed resultaat. De kandidaat voldoet aan de verwachtingen. 3 Voldoende 20%De kandidaat wekt matig vertrouwen en/of doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak redelijk. De aangeleverde informatie is niet altijd helder of begrijpelijk en of op meerdere onderdelen sluit deze minder goed aan bij de situatie van het Wetterskip. In de ogen van de beoordelingscommissie zijn er wat twijfels over het resultaat, maar niet onvoldoende. 4 Onvoldoende 0%De kandidaat wekt onvoldoende vertrouwen en/of doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak onvoldoende. De aangeleverde informatie is vaak niet helder of begrijpelijk en/of op meerdere onderdelen sluit deze slecht aan bij de situatie bij het Wetterskip. In de ogen van de beoordelingscommissie zijn er grote twijfels over het resultaat