Bestuursassistent

Beschrijving

Als flexibel inzetbare Bestuursassistent(e) bij de gemeente Utrecht ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces en ondersteun je bestuurders, woordvoerders en bestuursadviseurs.

Je houdt overzicht in een dynamische omgeving, beheert agenda’s, bereidt stukken voor en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles.

Communicatie is essentieel: je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, externe partners en inwoners en bewaakt duidelijke en passende afstemming.

Je werkt proactief, signaleert knelpunten, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig (urgente) e-mails en processtappen af.

Onder druk blijf je rustig en gefocust; je bewaakt prioriteiten en draagt bij aan een positieve, samenwerkende werksfeer binnen het team op de 20e verdieping van het Stadskantoor.

De opdracht is tijdelijk (vervanging), biedt hybride mogelijkheden (1–2 dagen thuiswerken) en vereist flexibiliteit qua aanwezigheid op kantoor.

Vereist profiel

• Hbo werk- en denkniveau, behaald via opleiding of aantoonbare relevante ervaring.
• Ruime ervaring met het ondersteunen van een bestuurder(s); ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• Digitale vaardigheid en bekendheid met of snel aanleren van Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams.
• Beschikbaarheid minimaal op woensdag of vrijdag en flexibiliteit om bij opdracht meer op kantoor te zijn.
• Proactief, accuraat, stressbestendig, teamspeler met politieke sensitiviteit en een dienstverlenende houding.
• Vereisten bij indiensttreding: Nederlandse PDF-CV, geldig legitimatiebewijs bij intake en start, afgeronde pre-employmentscreening inclusief VOG.
• Belangrijke randvoorwaarden: geen kandidaten voorstellen die in de afgelopen 2 jaar in loondienst waren bij de gemeente Utrecht; aanbod op basis van CAO Gemeenten schaal 9; geen invulling op ZZP-basis.

Eisen

• De kandidaat heeft hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld.
• De kandidaat heeft ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder.
• Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• De kandidaat is digitaal vaardig, is bekend met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of kan deze systemen snel eigen maken.
• De kandidaat werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.
• Een kandidaat die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest, mag niet worden voorgesteld.
• Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet vooraf worden vermeld voor welke opdracht en in welke periode dit was.
• De opdracht kan niet op zzp-basis worden ingevuld.
• Het cv moet in pdf-formaat en in het Nederlands worden aangeleverd.
• De screening moet zijn afgerond voordat de kandidaat start, inclusief de pre-employmentscreening en de VOG.
• De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart die ter controle kan worden overlegd.
• De persoonlijke motivatie moet onderbouwen dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.