Bestuursondersteuner

Organisatie & Functieomschrijving

Gemeente Soest is een moderne, open en betrokken organisatie met bijna 1.000 jaar historie en circa 48.000 inwoners, gesitueerd aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug.

Je maakt onderdeel uit van het bestuurssecretariaat met vier collega-bestuursondersteuners en ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.

Je primaire taak is de bestuurlijke en secretariële ondersteuning van twee wethouders: beheer van complexe agenda’s, verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en het proactief handelen bij wijzigende prioriteiten.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, zorgt voor een professionele ontvangst en stemt regelmatig af met bestuurders, management en organisatieonderdelen.

Daarnaast organiseer en bereid je vergaderingen voor, verspreid je digitale vergaderstukken, bewaak je afspraken en signaleer je actiepunten om bestuurlijke processen soepel en continuïteitsgericht te laten verlopen.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarbij integriteit, vertrouwelijkheid, bestuurlijke sensitiviteit en een professionele, gastvrije houding essentieel zijn.

Vereist profiel

• Opleiding en niveau: MBO+/HBO werk- en denkniveau; bij voorkeur een opleiding in secretariële, bestuurlijke of administratieve richting.
• Ervaring: Enkele jaren ervaring in een secretariële of bestuurlijke ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen de (gemeentelijke) overheid of een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Vaardigheden: Uitstekende organisatorische vaardigheden, stressbestendig, proactief en in staat om prioriteiten te stellen bij complexe agenda’s en tegenstrijdige belangen.
• Communicatie: Zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands, professioneel in correspondentie en gastvrij in contact met bezoekers en relaties.
• Integriteit en discretie: Onberispelijke integriteit, vertrouwelijkheid en bestuurlijke sensitiviteit zijn vereist.
• Persoonlijke eigenschappen: Doortastend, assertief, besluitvaardig, flexibel bij veranderende omstandigheden en met een gezonde dosis humor.
• IT-vaardigheden: Goede beheersing van MS Office, digitale vergadersystemen en het efficiënt beheren van digitale dossiers en vergaderstukken.
• Samenwerking: Teamspeler die goed afstemt met collega’s, bestuurders en organisatieonderdelen en actief meedenkt over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Beschikbaarheid: Bereidheid om te functioneren binnen bestuurlijke werktijden en bij urgente dossiers adequaat te handelen.

Eisen

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers.
• Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen.
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit.
• Organisatie sensitiviteit.
• Integriteit.
• Plannen en organiseren.
• Omgevingsbewustzijn.
• Communicatieve vaardigheden.
• Samenwerken.
• Proactiviteit.
• Stressbestendigheid.
• Accuratesse.