Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse ben jij de organisatorische spil die rust en overzicht brengt in de hectiek van het openbaar bestuur.
Je beheert complexe agenda's en zorgt voor tijdige en correcte prioritering en afstemming.
Je ondersteunt bij kabinetstaken, waaronder het organiseren van officiële ontvangsten en jubileumvieringen, en assisteert bij het proces rond koninklijke onderscheidingen.
Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het bestuur, inwoners en externe partners en bewaakt daarbij bestuurlijke sensitiviteit en nette representatie.
De functie is tijdelijk en vraagt om een proactieve, discrete en resultaatgerichte aanpak met office-werk op maandag en donderdag.

Gevraagd profiel

• Ervaring binnen de overheid (gemeente, provincie of Rijk), bij voorkeur met secretariële en kabinetstaken.
• Scherp gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en diplomatieke vaardigheden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en een flexibele, representatieve houding.
• Accuraat, discreet, proactief en resultaatgericht met goed ontwikkelde plannings- en organisatievaardigheden.
• Bereidheid en mogelijkheid om op kantoor te werken op maandag en donderdag.
• Teamspeler die bestuurlijke sensitiviteit herkent en handelt naar rol- en functievereisten.
• Deskundig op het vakgebied door relevante opleiding en/of aantoonbare werkervaring.

Eisen

• Kandidaat voldoet aan de in de functiebeschrijving genoemde opleidingseis.
• Om bij de gemeente te komen werken, stellen wij een verklaring omtrent gedrag verplicht. Met uw inschrijving verklaart u zo spoedig mogelijk na gunning van de opdracht een nieuwe VOG (van de door u voorgestelde kandidaat) te uploaden in het digitaal dossier van de kandidaat in Flex West-Brabant. Het betreft een VOG met screeningsprofiel 11, 12, 13. Let op: Als binnen een termijn van 3 weken geen geldige VOG wordt geüpload, wordt de urenregistratie van de ingehuurde medewerker geblokkeerd en behouden wij ons het recht voor de opdracht per direct te beëindigen. De kosten zijn voor rekening van de leverancier/kandidaat.
• In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP’er. Geïnteresseerde ZZP’ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan. Met uw inschrijving verklaart u dat uw kandidaat in loondienst gedetacheerd wordt.
• Wij vragen u om de ‘Verklaring detachering in loondienst’ toe te voegen aan de dossierdocumenten in de aanbieding van uw kandidaat. U verklaart hierbij dat u dit document naar waarheid invult en voorziet van een handtekening door een rechtsgeldig bevoegde ondertekenaar. Dit document is onderdeel van de aanbesteding. Het niet naar waarheid invullen of het niet compleet invullen, wordt gekenmerkt als een foutieve inschrijving en betekent definitieve uitsluiting van deze aanbesteding of eerdere beëindiging van deze opdracht mocht deze gegund zijn. Zie de algemene inhuurvoorwaarden van FLEX West-Brabant. U kunt de verklaring vinden op onze website via https://flexwestbrabant.nl/ufaq/kandidaat-aanbieden Het document is ook beschikbaar via een link bij het aanbieden van een kandidaat.
• Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief. Dit tarief is inclusief de fee (2,5%), de reiskosten, kosten t.b.v. VOG aanvraag, evt. parkeerkosten en andere onkostenvergoedingen. Bent u hiermee akkoord?

Wensen

• Kandidaat beschikt over 1 of meer referenties
• Kandidaat heeft recente werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht?
• Is kandidaat/bent u beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven?
• Kandidaat beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Kandidaat is resultaatgericht. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
• Kandidaat kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek.