Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurs- en directieondersteuner bied je inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie. Je organiseert en optimaliseert het proces rondom het aanleveren en behandelen van stukken richting het bestuur. Je bewaakt de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten en zorgt voor nauwkeurige vastlegging en opvolging. In samenwerking met communicatie draag je bij aan de uitvoering van kabinetstaken en representatieve activiteiten van burgemeester en wethouders. Je werkt afstemmend met collega-bestuurssecretaresses aan het collegeproces en de bijbehorende stukkenstroom, met oog voor kwaliteit en detail.

Vereist profiel

• Afgeronde MBO-opleiding.
• Ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Ervaring met iBabs; ervaring met kabinetstaken is een pré.
• Uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden, kwaliteitsgericht en oog voor detail.
• Sensitief, proactief en vaardig in het leggen van verbindingen binnen en buiten de organisatie.
• Beschikbaarheid voor 32 uur per week; startdatum zo spoedig mogelijk, inzet t/m 01-02-2027.
• Standplaats: Almkerk, Gemeente Altena.

Eisen

• In verband met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties beoordelen wij voor iedere inhuuropdracht afzonderlijk of de opdracht geschikt is om uit te voeren door een ZZP-er. We kijken daarbij onder andere naar de aard van de werkzaamheden, de aansturing tijdens de uitvoering en de inbedding in de organisatie. Op basis van de beoordeling leent (de aard van) deze opdracht zich niet om ingevuld te worden door een ZZP-er. Kandidaat is daarom geen ZZP-er en is op basis van een arbeidsovereenkomst in dienst bij uw bureau. Wij vragen u om de ‘Verklaring detachering in loondienst’ toe te voegen aan de dossierdocumenten in de aanbieding van uw kandidaat. U verklaart hierbij dat u dit document naar waarheid invult en voorziet van een handtekening door een rechtsgeldig bevoegde ondertekenaar. Dit document is onderdeel van de aanbesteding. Het niet naar waarheid invullen of het niet compleet invullen, wordt gekenmerkt als een foutieve inschrijving en betekent definitieve uitsluiting van deze aanbesteding of eerdere beëindiging van deze opdracht mocht deze gegund zijn. Zie de algemene inhuurvoorwaarden van FLEX West-Brabant.
• Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag P overleggen. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden. De VOG P dient z.s.m. aangevraagd te worden door de leverancier na gunning van de opdracht. Pas wanneer de VOG P in bezit is kan gestart worden met de opdracht. Op basis van het volgende profiel dient de VOG P aangevraagd te worden: -Algemeen screeningsprofiel -Risicogebieden : 1,4, -Functieaspecten : 11,12,41
• Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
• Kandidaat is in staat op de startdatum, zoals in de aanvraag wordt aangegeven, te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG en ondertekende bruikleenovereenkomst.
• Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant.
• Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau.
• Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie.
• Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
• Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie.
• Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief. (Tarief is inclusief de fee (2,5%), de reiskosten, kosten t.b.v. VOG aanvraag, evt. parkeerkosten en andere onkostenvergoedingen.)
• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon.
• Kandidaat heeft ervaring met IBabs.

Wensen

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie.
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren.
• Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs.
• Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college.
• Kandidaat past binnen het team.
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren.
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Kandidaat is proactief.
• Kandidaat is kwaliteitsgericht.