Bestuurssecretaresse

Beschrijving

Als bestuurssecretaresse bij Gemeente Breda ben je de spin in het web en de onmisbare schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
Je beheert agenda’s, bereidt overleggen voor en stelt prioriteiten op basis van inhoud en bestuurlijke verhoudingen.
Je verzorgt vertrouwelijke correspondentie, schakelt snel bij wijzigingen en bewaakt de voortgang van afspraken.
Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, ontvangt gasten gastvrij en ondersteunt actief bij logistiek zoals vervoer en etentjes.
Je werkt nauw samen met collega’s binnen het directiesecretariaat en draagt bij aan een soepel en betrouwbaar team dat elkaar ondersteunt.

Vereist profiel

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Afgeronde secretariële opleiding (directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement).
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een bestuurlijke of publieke omgeving.
• Doortastend, assertief, zorgvuldig en discreet in omgang met vertrouwelijke informatie.
• Politiek-bestuurlijk inzicht en gevoel voor verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en klantgerichte, resultaatgerichte houding.
• Proactief, flexibel en stressbestendig; je schakelt makkelijk tussen verschillende belangen en taken.
• Goede digitale vaardigheden in Outlook, Teams, I-babs, Word en Excel.
• Teamplayer die bij ziekte of afwezigheid kan bijspringen en bijdraagt aan een hechte, betrouwbare werksfeer.

Eisen

• U bent akkoord met de actuele versie van de inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant, welke te vinden zijn op de homepage (voorafgaand aan het inloggen) van Flex West-Brabant. We wijzen er hierbij nog expliciet op dat het door Opdrachtnemer aangeboden Tarief all-in is, excl. BTW. Dat betekent dat alle mogelijke kosten (incl. de verrekening van de fee kosten) in het tarief inbegrepen zijn, tenzij om Opdrachtgever moverende redenen ook andere kosten separaat in rekening gebracht mogen worden hetgeen dan reeds in deze Aanvraag opgenomen is.
• Aanbestedende dienst heeft beoordeeld of de opdracht geschikt is om te worden uitgevoerd door een zelfstandig ondernemer. Hierbij is onder meer gekeken naar de aard van de werkzaamheden, de benodigde aansturing tijdens de uitvoering, de organisatorische inbedding van de functie en de mate waarin sprake is van zelfstandig ondernemerschap. Daarbij heeft aanbestedende dienst geconcludeerd dat uitvoering van deze opdracht door een zelfstandig ondernemer leidt tot een onaanvaardbaar risico op het ontstaan van een arbeidsrelatie die mogelijk kwalificeert als (schijn)zelfstandigheid dan wel dienstbetrekking. Om die reden staat deze opdracht niet open voor uitvoering door zelfstandig ondernemers. Geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan.
• Wij vragen u om de ‘Verklaring detachering in loondienst’ toe te voegen aan de dossierdocumenten in de aanbieding van uw kandidaat. U verklaart hierbij dat u dit document naar waarheid invult en voorziet van een handtekening door een rechtsgeldig bevoegde ondertekenaar. Dit document is onderdeel van de aanbesteding. Het niet naar waarheid invullen of het niet compleet invullen, wordt gekenmerkt als een foutieve inschrijving en betekent definitieve uitsluiting van deze aanbesteding of eerdere beëindiging van deze opdracht mocht deze gegund zijn. Zie de algemene inhuurvoorwaarden van FLEX West-Brabant. U kunt de verklaring vinden op onze website via https://flexwestbrabant.nl/ufaq/kandidaat-aanbieden Het document is ook beschikbaar via een link bij het aanbieden van een kandidaat.
• De Gemeente Breda volgt de Wet Normering Topinkomens. Voor 2026 is het algemeen bezoldigingsmaximum vastgesteld op € 262.000. Ook de bezoldigingsmaxima voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking zijn voor 2026 geïndexeerd. De eerste twaalf kalendermaanden mag de bezoldiging niet meer bedragen dan de som van € 34.800 per maand voor de eerste zes maanden en € 26.500 per maand voor de volgende zes maanden waarin de functie wordt vervuld. Het maximumuurtarief bedraagt vanaf 2026 voor de eerste twaalf kalendermaanden € 250. Bevestigt u hierbij dat met het tarief dat u gedurende de opdracht hanteert deze norm niet overschrijdt? NB: Mocht gedurende de looptijd van de opdracht deze norm overschreden (dreigen te) worden, dan is opdrachtgever gerechtigd de opdracht per direct eenzijdig te ontbinden.
• Kandidaten die intern op deze aanvraag reageren krijgen bij gebleken geschiktheid voorrang op externe werving. In dat geval wordt de aanvraag geannuleerd. Met uw inschrijving bent u akkoord met deze eis.
• Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de bijgevoegde 'Aanvullende arbeidsvoorwaarden / inlenersbeloning' en zal deze voorwaarden toepassen indien de opdracht aan inschrijver wordt gegund: Bekijk document (via Ctrl+Klik)
• Breda VOG algemeen. Om bij de gemeente Breda te komen werken, stellen wij een verklaring omtrent gedrag verplicht. Met uw inschrijving verklaart u zo spoedig mogelijk na gunning van de opdracht een nieuwe VOG (van de door u voorgestelde kandidaat) te uploaden in het digitaal dossier van de kandidaat in Flex West-Brabant. Het betreft een VOG met screeningsprofiel 11, 12, 13. De kosten voor het aanvragen van de VOG kunnen eenmalig gedeclareerd worden via de urenregistratie in Flex West-Brabant. Let op: Als binnen een termijn van 3 weken geen geldige VOG wordt geüpload, wordt de urenregistratie van de ingehuurde medewerker geblokkeerd en behouden wij ons het recht voor de opdracht per direct te beëindigen.
• De inhuur wordt gebaseerd op het in de uitvraag opgegeven aantal uren per week. Gedurende de inhuurperiode kunnen omstandigheden wijzigen, waardoor een ander aantal uren per week gewenst is. Indien deze situatie zich voordoet, worden in onderling overleg en in alle redelijkheid en billijkheid afspraken gemaakt over wijziging van het aantal uren per week. Met uw inschrijving verklaart u zich hiermee akkoord.
• Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement.
• Uw kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse.
• Uw kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Deze ervaring is opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• Uw kandidaat is minimaal 3 dagen per week aanwezig op kantoor.
• Het cv bevat minimaal één relevante referentie uit de afgelopen 5 jaar, waaruit blijkt dat de kandidaat ervaring heeft met werkzaamheden die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn met de opdracht. De referentie bevat ten minste: - de naam van de organisatie; - de naam en functie van de contactpersoon; - contactgegevens (telefoonnummer en/of e-mailadres). De inschrijver staat in voor de juistheid, volledigheid en controleerbaarheid van de in het cv en de referentie opgenomen gegevens. Door inschrijving verleent de inschrijver toestemming aan de aanbestedende dienst om de opgegeven referentie te verifiëren. De aanbestedende dienst kan contact opnemen met de opgegeven referent om te bevestigen dat de werkzaamheden naar behoren zijn uitgevoerd en overeenkomen met de verstrekte informatie. Indien de vereiste referentie ontbreekt, niet verifieerbaar is of aantoonbaar onjuiste informatie bevat, kan de aanbestedende dienst de inschrijving terzijde leggen en uitsluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien op enig moment blijkt dat het cv of de referentie onjuiste, onvolledige of misleidende informatie bevat, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om: - de inschrijving alsnog terzijde te leggen en uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure; - dan wel, indien de onjuistheid na gunning wordt vastgesteld, de overeenkomst per direct geheel of gedeeltelijk te ontbinden of andere passende maatregelen te treffen, zonder hierbij aansprakelijk te zijn voor enige schade jegens opdrachtnemer. Onder misleidende informatie wordt in ieder geval verstaan het onjuist voorstellen van werkervaring, rol, duur van opdrachten of behaalde resultaten.

Wensen

• Uw kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 10 jaar ervaring als bestuurssecretaresse in een overheidsorganisatie.
• Uw kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning van een bestuurder binnen een gemeentelijke organisatie, zoals een wethouder of burgemeester.
• Uw kandidaat kan starten op de startdatum van deze opdracht/aanvraag.

Competenties

• Resultaatgericht
• Positieve en proactieve werkhouding
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Organiseren en plannen
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Flexibiliteit
• Stressbestendigheid
• Assertiviteit
• Professionele stevigheid De datum dinsdagmiddag 15 september is gereserveerd voor persoonlijke gesprekken. Wij verzoeken u (uw kandidaat) vriendelijk hier reeds rekening mee te houden.