Bestuurssecretaresse

Beschrijving

Voor het bestuurssecretariaat van de Gemeente Katwijk zoeken wij een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Je ondersteunt één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, prioritering van afspraken en coördinatie van de (digitale) stukkenstroom. Je bereidt overleggen voor, zorgt voor volledige dossiers en organiseert vergaderingen en gemeentelijke evenementen zoals Dodenherdenking, Veteranendag en de nieuwjaarsreceptie. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het volledige proces rondom Koninklijke Onderscheidingen: adviseren, toetsen, dossieropbouw, coördinatie en communicatie richting voorstellers en de Kanselarij.

Vereist profiel

• Minimaal 3–5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen de gemeentelijke of bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden; ervaring met complex agendabeheer en digitale stukkenstromen is vereist.
• Ruime ervaring met dossieropbouw, voorbereiding van bestuurlijke overleggen en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Kennis van protocollen en processen rondom kabinetszaken en Koninklijke Onderscheidingen of aantoonbare affiniteit hiermee.
• Professionele, discrete en servicegerichte houding; communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands.
• Zelfstandig, flexibel en stressbestendig; teamspeler die ook onderlinge vervanging en samenwerking binnen het secretariaat ondersteunt.
• Beschikbaarheid voor tijdelijke inhuur en bij voorkeur woonachtig in of bereid te reizen naar Katwijk / Zuid-Holland.

Eisen

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), incl. juiste SBI Code.
• Beschikt over een geldige SNA-certificering (NEN 4400-1 of NEN 4400-2).
• Beschikt aantoonbaar over een gelijkwaardig alternatief, bestaande uit een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst en het gebruik van een G-rekening.
• De inschrijver dient in de inschrijving expliciet aan te geven aan welke van bovenstaande opties wordt voldaan en dit te onderbouwen met bewijsstukken.
• Minimaal een afgeronde secretaresseopleiding.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur.
• Uurtarief van maximaal €89.50 inclusief reiskosten, woon-werkverkeer en parkeerkosten.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden.
• Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden.
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie.

Competenties

• Flexibiliteit.
• Zelfstandigheid.
• Klantgerichtheid.
• Schriftelijke communicatie.
• Plannen en organiseren.