Bestuurssecretaresse/managementsecretaresse

Team bestuurssecretariaat — Denekamp

Korte beschrijving

Als bestuurssecretaresse binnen het team bestuurssecretariaat ondersteun je het managementteam van negen managers en ben je de spin in het web van organisatorische activiteiten.

Je beheert complexe agenda's, plant en stemt afspraken af, bereidt het managementoverleg voor en handelt dit af.

Je organiseert teamontwikkeldagen, ontwikkelgesprekken en personele aandachtmomenten zoals jubilea en attenties.

Dagelijks pak je ad-hoczaken op, bewaak je continuïteit en kennisborging en werk je binnen de bestaande organisatiestructuur intensief samen met interne stakeholders.

Je werkt nauwkeurig, vertrouwelijk en proactief: je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en zorgt dat afspraken en processen soepel verlopen.

Vereist profiel

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur ervaring als bestuurs- of managementsecretaresse.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer, planning en organisatie van bijeenkomsten en (team)ontwikkeldagen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; dienstverlenende en klantgerichte houding.
• Discreet en integer: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en documenten.
• Proactief, zelfstandig en stressbestendig; je kunt meerdere taken tegelijk coördineren en prioriteiten stellen bij onverwachte wijzigingen.
• Teamspeler die ook goed zelfstandig kan werken en gemakkelijk schakelt met verschillende interne stakeholders.
• Praktische ervaring met MS Office, digitale agenda- en samenwerkingsmiddelen en een goede administratieve basis.
• Bereidheid tot structurele inbedding in de organisatie en werken binnen de gemeenten Dinkelland/Tubbergen & Noaberkracht; flexibele inzet op locatie Denekamp.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo4 niveau in een relevante richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word en Excel.
• Aantoonbare werkervaring met OneNote.
• Aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden.

Competenties

• Plannen en organiseren.
• Ontzorgen.
• Flexibel.
• Snel schakelen.
• Integer.
• Enthousiast.
• Nauwkeurig.
• Dienstverlenend.
• Signaleren.