BUSINESS ADMINISTRATION SUPPORT JG9

Functieomschrijving

Als Personal Assistant van de IDT GM lever je hoogwaardig administratief, planmatig en coördinerend support aan het technology leadership team in Den Haag.
Je beheert de agenda en dagelijkse workflow van de GM, fungeert als vertrouwde filter voor verzoeken en helpt prioriteiten te stellen en te bewaken.
Je organiseert complexe vergaderingen, leiderschapssessies, teamevents en externe engagements, en verzorgt agenda’s, briefingmaterialen, notulen en opvolging.
Je coördineert reizen, onkosten en overige administratieve processen en handelt vertrouwelijke informatie met discretie en professioneel oordeel af.
Je bouwt sterke relaties met assistenten, leiders en teams binnen Shell en draagt bij aan het verbeteren van teamroutines, planning en administratieve processen.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring in administratieve of personal assistant ondersteuning van senior leiders.
• Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• Sterke organisatorische vaardigheden met het vermogen meerdere prioriteiten en veranderende deadlines te managen.
• Ervaring met het coördineren van complexe agenda’s, vergaderingen, reizen en bedrijfsadministratie.
• Goed beoordelingsvermogen, prioriteren van verzoeken, filteren van informatie en tijdig escaleren van relevante onderwerpen.
• Sterke kennis van Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Vermogen om vertrouwelijke informatie met discretie en professionaliteit te behandelen.
• Ervaring in samenwerking met senior stakeholders over verschillende teams, locaties of tijdzones.
• Pre: ervaring met ondersteuning van leiders in technologie, digital, transformatie of grote corporate omgevingen; organiseren van leiderschapsbijeenkomsten of town halls; beheer van onkostendeclaraties en administratieve processen.

Aanvullende informatie

Locatie: Den Haag, Zuid-Holland. Functiecategorie: Shell BUSINESS ADMINISTRATION SUPPORT JG9 ADMINISTRATION.
Het CV en de motivatie dienen aangeboden te worden in het Engels. Het CV dient in een Word format aangeleverd te worden.

Eisen

• Proven experience providing administrative or personal assistant support to senior leaders.
• Fluency in written and spoken Dutch and English.
• Strong organisational skills, with the ability to manage competing priorities and changing deadlines.
• Experience coordinating complex diaries, meetings, travel and business administration.
• Sound judgement, with the ability to prioritise requests, filter information and escalate the right topics at the right time.
• Strong working knowledge of Microsoft Office tools, including Outlook, Teams, Word, Excel and PowerPoint.
• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism.
• Experience working with senior stakeholders across different teams, locations or time zones.

Wensen

• Experience supporting leaders in technology, digital, transformation or a large corporate environment.
• Experience organising leadership meetings, town halls or team engagement events.
• Experience managing expenses and related administrative processes.