Clustercoördinator Baggeren en bergingen ZD A

Samenvatting opdracht

Als Clustercoördinator Baggeren & Bergingen ben je de centrale spil voor de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team binnen een dynamisch, landelijk opererend cluster van Rijkswaterstaat.

Je organiseert, plant en coördineert overleggen, werksessies en workshops; bereidt agenda's en vergaderstukken voor; en notuleert complexe bijeenkomsten met heldere verslagen.

Je bewaakt acties, besluiten, deadlines en informatiestromen, zorgt voor een toegankelijk projectarchief en gebruikt hiervoor Microsoft 365, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP.

Je legt verbinding tussen disciplines, signaleert knelpunten en verbeterkansen, ondersteunt bestuurlijke en projectmatige besluitvorming en draagt bij aan continuïteit en structuur binnen het cluster.

De rol vraagt om zichtbaarheid binnen het team, het fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en procedurele vragen en het zijn van een stabiele factor voor langere tijd.

Vereist profiel

• Minimaal Hbo-niveau of aantoonbare gelijkwaardige werkervaring in projectondersteuning/organisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen structuur en overzicht te creëren in een dynamische omgeving.
• Zelfstandig, proactief en verbindend: je schakelt snel tussen werkzaamheden, belangen en stakeholders.
• Bestuurlijke sensitiviteit en uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden; ervaring met notuleren van complexe overleggen.
• Aantoonbare ervaring met Microsoft 365, SharePoint/Connect en bij voorkeur Relatics/GRIP of vergelijkbare informatiesystemen.
• Ervaring met agendabeheer, opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten, dossierbeheer en het voorbereiden van managementinformatie.
• Teamspeler die verbeterkansen signaleert en helpt implementeren, met de bereidheid om voor langere tijd als stabiele factor binnen het cluster te functioneren.

Eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
• Aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
• Aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
• Beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.

Wensen

• Ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.
• Ervaring met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen.
• Ervaring met het opstellen, redigeren en coördineren van nota’s, memo’s, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken.
• Met concrete voorbeelden aantonen zelfstandig regie te voeren op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving.

Competenties

• Proactief handelen en werk naar je toe trekken
• Overzicht weten te behouden onder tijdsdruk
• Zorgvuldig en nauwkeurig werken
• Sterk in plannen, organiseren en coördineren
• Hoofd- en bijzaken goed kunnen onderscheiden
• Gemakkelijk schakelen tussen verschillende onderwerpen en belangen
• Bestuurlijke en organisatorische verhoudingen begrijpen
• Helder en prettig communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Sterke vaardigheden in verslaglegging en het vastleggen van besluiten, acties en afspraken
• Mensen op een prettige manier aanspreken op gemaakte afspraken
• Verbinding leggen tussen mensen, processen en informatie
• Kansen zien om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren
• Dienstverlenende instelling gecombineerd met voldoende stevigheid en zelfstandigheid