Consultant informatiehuishouding en strategisch advies

Opdrachtbeschrijving

Het KNMI zoekt een strategisch adviseur Informatiehuishouding (IHH)/informatiemanagement met aantoonbare ervaring in documentmigratie en diepgaande kennis van M365 (met name Teams en SharePoint).

Je stelt een strategische roadmap op, passend bij Open Op Orde, richting een toekomstige productie- en bewaaromgeving in M365 en afstemming met het IenW-DMS.

Je adviseert over inrichting, migratievraagstukken en tooling voor MS Teams en SharePoint, inclusief integratie- en organisatorische implicaties met een DMS.

Je werkt nauw samen met projectleden en KNMI-betrokkenen, levert praktisch toepasbare adviezen en rapporteert aan de projectmanager Informatiehuishouding.

De opdracht draagt bij aan Wet Open Overheid-doelstellingen: juiste informatie op het juiste moment, reconstrueerbaarheid van overheidshandelen en duurzame toegankelijkheid binnen wettelijke kaders (o.a. Archiefwet, DUTO).

Vereist profiel

• Opleiding: HBO/WO richting informatiemanagement, informatiekunde, archiefwetenschap, ICT of vergelijkbaar.
• Ervaring: Minimaal 5 jaar relevante ervaring met informatiemanagement en grootschalige documentmigraties; aantoonbare ervaring binnen (rijks)overheid is een sterke pre.
• M365-kennis: Diepe praktische kennis van Microsoft 365, met name Teams en SharePoint; ervaring met migratietooling (bijv. ShareGate, AvePoint, Mover of vergelijkbare tools).
• DMS-integratie: Kennis van en ervaring met integratie tussen M365 en een DMS (bij voorkeur ervaring met IenW-DMS of soortgelijke overheidsdms'en).
• Regelgeving & kaders: Bekend met Wet Open Overheid, Archiefwet, DUTO-raamwerk en eisen rondom duurzame toegankelijkheid en reconstrueerbaarheid.
• Strategisch vermogen: Ervaring met het opstellen van roadmaps en beleidsadvisering op strategisch niveau; vertalen van beleid naar praktische inrichting en migratieplannen.
• Sterke communicatieve vaardigheden: Stakeholdermanagement, samenwerken met multidisciplinaire teams, hands-on rapportage aan projectmanagement en sturen op besluitvorming.
• Persoonskenmerken: Analytisch, pragmatisch, veranderkundig ingesteld, resultaatgericht en kwaliteitsbewust; kan complexiteit terugbrengen tot uitvoerbare stappen.
• Certificeringen (pré): Microsoft 365-gerelateerde certificaten (bijv. Modern Desktop/Enterprise Administrator), records management/archief gerelateerde opleidingen of aantoonbare aanvullende training.

Eisen

• Bewezen (strategisch) expert op het gebied van organisatie, implementatie en samenwerking in Microsoft 365 (SharePoint/Teams/Outlook) en DMS.
• Kennis op senior niveau van informatieobjecten in het kader van Informatiehuishouding gerelateerd aan M365.
• Kennis op senior niveau over het organiseren en implementeren van metadata-gebruik van informatieobjecten binnen M365.
• Kennis van integratie van M365 met DMS.
• Ervaring met verandertrajecten voor overheidsinstanties (minimaal 5 jaar).
• Aantoonbare werkervaring met M365-implementaties inclusief gebruikersadoptie (minimaal 5 jaar).
• Aantoonbare werkervaring met IHH en M365-vergelijkbare projecten/programma’s qua omvang en technologie (minimaal 5 jaar).
• Kennis en ervaring met strategische plannen en visie op informatiehuishouding (minimaal 5 jaar).

Wensen

• Kennis van en ervaring bij de Overheid (Gemeente, Rijk, Provincie) is een sterke pre.
• Ervaring met organisaties in transitie en/of omgevingen met meerdere parallelle projecten in een complexe, dynamische context.
• Hybride werken: In overleg met het team bepalen wanneer je op kantoor (De Bilt) bent; in de praktijk minimaal 2 dagen per week op kantoor.
• Aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van strategische inrichtingsvraagstukken M365-tooling in combinatie met informatiehuishoudingsvraagstukken.
• Kennis en ervaring met M365-migraties, uitfaseren van netwerkschijven en migratie van documenten naar nieuwe landingsplekken in het applicatielandschap.

Competenties

• Resultaatgericht: Zet zich in om werk kwalitatief goed en op tijd te voltooien met een hoog energieniveau en gevoel voor organisatiebehoeften.
• Analytisch vermogen: Scheidt feiten van meningen en details van hoofdlijnen; legt verbanden, stelt hypotheses en categoriseert informatie effectief.
• Organisatiesensitiviteit: Gaat begripvol om met organisatiecultuur en onderliggende krachten en creëert draagvlak met voortgang.
• Initiatief en eigenaarschap: Zelfstarter die op basis van projectdoelstellingen eigen opdracht definieert en verantwoordelijkheid neemt.
• Verbondenheid met missie: Heeft een warm hart voor de missie van het KNMI en de rol van de organisatie in de maatschappij.