Documentalist -Beweegbare Bruggen

Vacature: Senior Documentalist / Records Manager — Programmateam Beweegbare Bruggen (Rijkswaterstaat)

Voor Rijkswaterstaat, vestigingen Leeuwarden/Heerenveen, zoeken wij een ervaren Senior Documentalist / Records Manager voor het nieuwe Programmateam Beweegbare Bruggen. In deze rol richt je het documentmanagement in op programmatisch en clusterniveau, waarbij meerdere beweegbare bruggen binnen één uniforme omgeving worden beheerd. Je beheert het projectarchief in het DMS, verzorgt metadatering, ordening en waardering en houdt het ordeningsplan en autorisatiematrix actueel. Je ondersteunt, instrueert en coacht projectmedewerkers bij correct vastleggen en archiveren en draagt bij aan proces- en applicatieverbetering. Werkwijze is hybride: gemiddeld 1 dag per week op locatie en 1 dag per week thuis.

Vereist profiel

• Must-have kennis en ervaring: informatiebeheer (DIM), Document Management Systemen (DMS), digitaal archiveren en records management.
• Opleiding: minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding (Eis 1).
• Ervaring: meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij Rijkswaterstaat met werken in een DMS en digitaal archiveren (Eis 2).
• Kennis en toepassing van (documentair) informatiebeheer en DIM-gerelateerde ICT-middelen (Eis 3) en het zelfstandig opstellen van werkinstructies/handreikingen (Eis 4).
• Competenties: analytisch vermogen, klantgerichte/dienstverlenende houding, hands-on mentaliteit, nauwkeurigheid, proactieve houding, goede mondelinge en schriftelijke communicatie, plannen & organiseren en zelfstandigheid.
• Pré: ervaring met recordmanagement in M365/SharePoint en kennis van GWW-projecten en relevante kaders/regulering (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Taal: goede beheersing van de Nederlandse taal is verplicht.

Belangrijke randvoorwaarden (kort)

• Aanbiedingen: CV in PDF (voor- en achternaam, actuele woonplaats); geen foto’s of persoonsgegevens in strijd met AVG; vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
• Procedure: kandidaten die niet aan een eis voldoen, worden direct uitgesloten; maximaal 2 kandidaten per leverancier; fee-only constructies niet toegestaan; aanbod boven het maximumtarief wordt afgewezen.
• Opzegtermijn bij voortijdige beëindiging minimaal 1 maand.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat.
• In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.

Wensen

• Het is een pré als je kennis hebt van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Bij voorkeur beschik je over kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is een pré.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties is een wens.