Documentalist -Circulaire Werf Duivelseiland

Beschrijving

Rijkswaterstaat zoekt voor het project Circulaire Werf Duivelseiland een Documentalist voor een compact, multidisciplinair team dat werkt aan innovatieve en circulaire toepassingen binnen infrastructuurprojecten.

De Documentalist is verantwoordelijk voor het beheer van het digitale projectarchief in het DMS: registreren, metadateren, ordenen, waarderen en classificeren van documenten conform project- en RWS-richtlijnen.

Taken omvatten onder meer het opstellen en onderhouden van de autorisatiematrix, verlenen/intrekken van rechten, inrichten van werkomgevingen/datarooms, migreren van documenten en updaten van metadata.

De rol bevat ook het instrueren en trainen van (project)medewerkers, coördinatie van reviewprocessen, en het signaleren van verbeteringen en storingen richting Lokaal Functioneel Beheer.

Opgeleverd resultaat: een ingericht en conform RWS-kwaliteitseisen werkend projectarchief met actuele middelen (autorisatiematrix, werkinstructies, ordeningsstructuur) en tijdige beschikbaarstelling van juiste informatie aan de juiste personen.

Werken is hybride; aanwezigheid gevraagd op dinsdag en/of woensdag op locatie (vooralsnog Westraven, later mogelijk Rotterdam of Duivelseiland Dordrecht).

Vereist profiel

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Beschikbaarheid om op dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als locatie beperkt bereikbaar is met OV (Westraven Utrecht, later mogelijk Rotterdam of Duivelseiland Dordrecht).
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer, DIM-gerelateerde ICT-middelen en het praktisch toepassen van metadata, ordenen en waarderen.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies, handreikingen en handleidingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Competenties: analytisch vermogen, nauwkeurigheid, klantgerichte dienstverlenende houding, proactief, zelfstandigheid, plannen en organiseren, omgevingsbewustzijn en hands-on mentaliteit.
• Nederlandse taalvaardigheid (mondeling en schriftelijk).

Wensen

• Ervaring met rijk infrastructurele projecten en/of ervaring bij Rijkswaterstaat, Rijksoverheid of vergelijkbare opdrachtgevers (bijv. ProRail).
• Kennis van relevante kaders en wetgeving (bijv. Woo, AVG, Archiefwet, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement binnen Microsoft 365 / SharePoint.
• Mate van voldoen aan de genoemde competenties wordt meegenomen in de beoordeling.

Belangrijke aanbiedingsvoorwaarden (kort)

• CV in PDF met voor- en achternaam en actuele woonplaats; motivatie moet e-mailadres kandidaat bevatten.
• Geen foto’s of persoonsgegevens in strijd met AVG; alleen bedrijfsnaam en logo van leverancier toegestaan.
• Maximaal tarief mag niet worden overschreden; fee-only constructies niet toegestaan.
• Leveranciers mogen maximaal twee kandidaten aanbieden; bij meer aanmeldingen worden alle kandidaten afgewezen.
• Bij niet voldoen aan genoemde eisen vindt uitsluiting plaats; voorstellen worden beoordeeld op eisen en wensen.

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• De kandidaat is bereid om de dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.