Documentalist -Duurzame Infra

Functieomschrijving

Als Documentalist bij Rijkswaterstaat (Utrecht) beheer je het digitale projectarchief en ondersteun je projectmedewerkers in het correct registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten.

Je stelt en onderhoudt het ordeningsplan, waardeert dossiers, beheert autorisaties en zorgt voor actuele werkinstructies, handleidingen en andere middelen die nodig zijn voor goed documentbeheer.

Een belangrijk deel van je rol is het instrueren, trainen en coachen van projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en zorgvuldig met het DMS en archiefprocessen kunnen werken.

Je signaleert en rapporteert storingen en verbetervoorstellen richting Lokaal Functioneel Beheer en draagt bij aan het continu verbeteren van de informatiehuishouding binnen het project.

De opdracht wordt uitgevoerd binnen projectkaders onder aansturing van de opdrachtgever; hybride werken is mogelijk in overleg met de opdrachtgever.

Vereist profiel

• Minimaal HBO denk- en werkniveau, met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer, informatievoorziening en relevante ICT-middelen.
• Ervaren in zelfstandig opstellen van werkinstructies, handreikingen en documentatie; goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en te begeleiden; sterk in luisteren, analyseren en klantgericht werken.
• Competenties: nauwkeurigheid, pro-actieve instelling, hands-on mentaliteit, plannen en organiseren, zelfstandigheid en aandacht voor omgevingsbewustzijn en zelfontwikkeling.
• Beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) is vereist.

Wensen en aanvullende voorkeuren

• Ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is een pré.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata) is gewenst.
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint is een plus.
• Mate van geschiktheid wordt getoetst op basis van cv, motivatiebrief en eventueel een gesprek.

Belangrijke voorwaarden voor aanbieding

• Dien kandidaten zo snel mogelijk aan; bij voldoende aanbod kan de rol eerder gesloten worden.
• CV moet als PDF worden aangeleverd met voor- en achternaam en actuele woonplaats; in het CV moeten eisen en wensen expliciet en toetsbaar worden vermeld.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie; zonder e-mailadres kan de aanbieding niet verwerkt worden.
• Geen foto’s of persoonsgegevens in CV (AVG); alleen bedrijfsnaam en logo van de leverancier toegestaan.
• Maximaal tarief mag niet worden overschreden; fee-only constructies worden niet geaccepteerd.
• Leveranciers mogen maximaal 2 kandidaten aanbieden; bij meer aanbiedingen worden alle kandidaten afgewezen.
• Bij voortijdige beëindiging geldt een minimale opzegtermijn van 1 maand.

Eisen

• De kandidaat moet minimaal HBO-denk- en werkniveau hebben en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• De kandidaat moet meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring hebben met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• De kandidaat moet ervaring met en kennis hebben van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• De kandidaat moet zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
• De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) is gewenst.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is gewenst.