Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Korte beschrijving

Rijkswaterstaat voert binnen het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 het project Gelderse Poort uit, gericht op een toekomstbestendig en meervoudig bruikbaar rivierengebied.

De rol richt zich op document- en informatiemanagement (DIM): inrichten, beheren en overdragen van het projectarchief (digitaal en analoog) en het archiveren in CONNECT.

Belangrijke werkzaamheden zijn inventariseren van het archief, post- en e-mailverwerking conform wettelijke kaders, het invoeren van metadata en het realiseren van een kwalitatief goed, geordend archief.

De functie omvat het opstellen en periodiek actualiseren van werkwijzen, autorisatiematrices en standaardweergaven in het DMS, het coachen en instrueren van projectmedewerkers en het rapporteren aan de projectleiding.

Je werkt in een projectteam van circa 15 personen, rapporteert aan de projectmanager, levert SMART-adviezen en verbeterplannen voor DIM en werkt vanuit kantoor Arnhem met gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Vereist profiel

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer, metadata-toepassing en DIM-gerelateerde ICT-middelen; ervaring met SharePoint en MS Office is gewenst.
• Bekendheid met relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata) is een pré.
• Sterke vaardigheden in het opstellen van werkinstructies, procedures en rapportages; vermogen om SMART-adviezen en (verbeter)plannen te formuleren.
• Competenties: dienstverlenend en klantgericht, hands-on mentaliteit, analytisch vermogen, nauwkeurig, luistervaardig, plannen en organiseren, goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, didactische vaardigheden, proactief en zelfstandig.
• Wens: ervaring met grootschalige GWW-projecten en kennis van documentuitwisselingsprocessen tijdens aanbestedingen.
• Standplaats: Arnhem, Eusebiusbuitensingel; rapportage aan Projectmanager / Manager Projectbeheersing.

Eisen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint
• De mate van het voldoen aam de genoemde competenties

Competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Analyseren/analytisch vermogen (verbanden kunnen leggen)
• Nauwkeurig werken
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).