Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN

Documentalist / Adviseur Informatiebeheer — Rijkswaterstaat (Utrecht & Lelystad)

Wij zoeken een ervaren Documentalist/Records Manager voor drie projecten binnen het hoofdwatersysteem en vaarwegennet in Midden-Nederland: Programma Rijkskeringen (woensdag, Utrecht), Stormvloedkering Ramspol (maandag, Lelystad) en Vaarwegen Noord (dinsdag, Lelystad).

De opdracht richt zich op documentmanagement, digitaal archiveren, dossierbeheer en het coachen en ondersteunen van projectteams bij de informatiehuishouding volgens RWS-richtlijnen.

Belangrijke werkzaamheden zijn registreren, metadateren, ordenen, waarderen en classificeren van documenten; bijhouden van ordeningsplannen; autorisatiematrices; en het overdragen van afgeronde dossiers aan het centraal archief.

De rol omvat ook het geven van trainingen, het opstellen van werkinstructies en overdrachtsplannen, het oplossen van operationele issues richting Lokaal Functioneel Beheer en het doen van verbeteruitvragen voor applicaties.

Werken gebeurt in teamverband onder begeleiding van Managers Projectbeheersing; de opdracht kent expliciete teamdagen op locatie en vereist goede communicatie met projectmedewerkers.

Vereist profiel

Eisen

• HBO denk- en werkniveau aantoonbaar, met afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Aantoonbare ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies, handleidingen en overdrachtsdocumentatie.
• Beheersing van de Nederlandse taal (woord en geschrift) en beschikbaarheid op de afgesproken teamdagen op locatie.

Wensen & Competenties

• Kennis van en ervaring met relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid).
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint is een pre.
• Competenties: analytisch vermogen, klantgerichte en dienstverlenende houding, hands-on mentaliteit, nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
• Sterke communicatieve vaardigheden, didactische kwaliteiten voor het instrueren van gebruikers, proactieve instelling en goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Zelfstandigheid, leervermogen en het vermogen om werkbare oplossingen te bedenken en teamleden te coachen in hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer.

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Wensen

• Het is een pre als de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid) heeft.
• Bij voorkeur beschikt de kandidaat over ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek) is een wens.